Тезисы ECA-2010, часть VI: Швейцария

Мартин Кайзер (Martin Kaiser), Георг Бюхлер (Georg Büchler) - Федеральный архив Швейцарии, «Политика приема на архивное хранение баз данных»

Экспертиза ценности содержимого баз данных осложняется тем фактом, что в традиционном смысле они не являются архивными документами. На вопрос о доказательной и информационной ценности можно ответить по-разному, и последствия в виде решения о приёме на хранение и удобства использования архивных данных имеют решающее значение. В проекте создания управления по координации архивирования электронных документов постоянного срока хранения (Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen, KOST) эти проблемы рассматриваются на примере архивирования базы данных страхования имущества.

Особую проблему представляет экспертиза ценности тех электронных документов, которые не имеют аналогов на традиционных носителях, и где нельзя опереться на сложившуюся практику экспертизы ценности. В проекте KOST с этой проблемой столкнулись при архивации данных из реестров, относящихся к  страхованию зданий. В докомпьютерную эпоху эти данные упорядочивались в реестрах или картотеках по объектам и могли быть получены в таком виде, - а сегодня они хранятся в базах данных.

В принципе, возможны два различных сценария приема на хранение,  которые уже частично были протестированы в похожих проектах:

• С одной стороны, можно утверждать, что база данных является лишь инструментом, помогающим в подготовке документов. В этом случае архивации подлежат только «готовые» документы, созданные на основе содержащейся в базе данных информации. Это могут быть как документы, реально используемые в деловой деятельности (в данном примере, технические паспорта зданий), так и специально созданные новые виды документов (списки зданий).
  
  
• С другой стороны, компьютеризация регистрационных данных делает возможным гораздо более разнообразное использование этих данных (в частности, проведение статистического анализа), поэтому необходимо заархивировать саму базу данных в соответствующем формате. На хранение могут приниматься или все имеющиеся данные по объекту, или же может быть проведен традиционный отбор на архивное хранение только необходимого подмножества полей и таблиц. Отобранные данные экспортируются из исходной базы данных.

Выбор между этими сценариями и вариантами, и, следовательно, подход к проведению экспертизы ценности, должна основываться на ответах на следующие вопросы:

• Какие потребности пользователей должны быть удовлетворены? Достаточно ли ориентироваться, в первую очередь, на исследование в области гражданского строительства (сегодня в подавляющем большинстве случаев данные используются именно в этих целях), - либо нужно учитывать имеющийся потенциал для проведения других типов исследований?
  
  
• Каким образом лучше всего документировать деятельность учреждения? Достаточно ли, как раньше, сохранить подготовленные учреждением документы? Будут ли данные реестра по-прежнему полезны в их взаимосвязи, даже если они будут выведены из первоначальной программной среды базы данных?

В докладе KOST представляет свой подход к решению этой проблемы.

Дополнительная информация:
http://www.bar.admin.ch/eca2010/00732/00869/index.html?lang=en&download=M3wBPgDB/8ull6Du36WenojQ1NTTjaXZnqWfVp3Uhmfhnapmmc7Zi6rZnqCkkIN2fXuCbKbXrZ6lhuDZz8mMps2gpKfo  (презентация доклада)