Положение дел в управлении документами в 2013 году: Проблемы, часть III

(Окончание, предыдущую часть см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/02/2013-ii.html )

Задачи управлением документами становятся жертвой быстрых изменений и, как следствие, укорочения «горизонта планирования»

Начиная говорить о доработке приложений, их масштабной настройке или интеграции с другими приложениями, Вы говорите о значительном периоде времени. О времени, необходимом для того, чтобы сделать доработки / настройки / интеграцию, запустить их в работу и эксплуатировать достаточно долго с тем, чтобы в итоге получить отдачу.

Специалист по управлению документами мог бы сказать что-то вроде следующего:

• «Нам нужно доработать почтовый клиент, чтобы сотрудники могли регистрировать сообщения электронной почты непосредственно в документную систему», или


• «Прежде, чем мы «выкатим» групповые сайты SharePoint, давайте определим все нужные нам типы контента, спланируем, какие сайты и библиотеки документов нам нужны, и какие типы контента и правила маршрутизации нам нужно настроить для того, чтобы обеспечить доставку контента в нужное место в «центре хранения документов» SharePoint, в котором у нас сформирована классификационная схема и заданы сроки хранения», или


• «Давайте найдём способ интеграции этой чрезвычайно важной деловой системы, поддерживающей основную деятельность организации, с нашим хранилищем документов».

На это ИТ-специалист мог бы ответить:

• «Да, но на внедрение уйдёт год, а через два года мы будем переводить электронную почту в облака / перейдём на следующую версию SharePoint / начнем везде использовать смартфоны и планшеты. Предлагаемые доработки / настройки / интеграция не будут работать с «облачной» электронной почтой / следующей версией SharePoint / с мобильными устройствами».

Среди организаций, которых я консультировал в 2012 году:

• У некоторых когда-то была работоспособная взаимосвязь в плане управления документами между их хранилищем документов и ключевые приложениями, такими, как электронная почта, - однако изменения в технологиях привели к её разрушению.


• У некоторых на момент моего контакта с ними имелась работоспособная система управления документами, однако изменения в технологиях грозили неприятностями;


• Некоторые так и не смогли наладить какой-либо системы управления документами; и либо темпы изменения технологий, либо большое число различных приложений, с которыми нужно было иметь дело, мешали им заняться этим вопросом.

Проблема, стоящая перед специалистами по управлению документами, заключается, таким образом, не только в том, «как нам создать документную система, которая работает и обеспечивает защиту, структурирование и отслеживание сроков хранения контента, сохраняемого в качестве документов». Нужно также дать ответ на вопрос «как нам таким образом наладить документную систему, чтобы в деловой деятельности по мере необходимости можно было внедрять новые приложения / технологии, и эти приложения / технологии становились частью документной системы, а не сидели отдельно (и, как следствие, обходили и подрывали её)».

Устранение противоречия между стабильностью во времени, необходимой для управления документами, и потребностью организации идти в ногу с технологиями

Стабильность и динамичность (agility) подобны паре «инь – ян», они кажутся полной противоположностью друг другу, но на самом деле зависят друг от друга, и каждому необходима толика другого.

• Чем чаще организация обновляет программные приложения (чем более динамичной она является), тем больше она нуждается в стабильном хранилище документов для сохранения контента из многочисленных различных унаследованных приложений, которые она перестала использовать;


• Чем больше приложений используется организацией, тем сильнее потребность в централизованном управлении в каком-либо виде, с целью обеспечения согласованности между многочисленными различными приложениями.

С учетом того, что обособленное хранилище имеет ограниченную область применения, что каждая организация развертывает множество приложений, и что в эпоху облачных вычислений ещё важнее исключить возможность «блокировки» контента и метаданных в каком-либо конкретном SaaS-приложении, - у нас, по существу, остается два возможных подхода к управлению документами. Мы можем:

• Либо внедрить инструмент управления документами (здесь, говоря об управлении документами, Джеймс использует термин governance, который «круче», чем «пролетарский»  management, хотя по сути означает ровно то же самое :) – Н.Х.), при использовании которого контент остается в различных используемых организацией приложениях, а данный инструмент воздействует на эти приложения с целью классификации и установления/отслеживания сроков хранения для их контента, а также для защиты документов от несанкционированного изменения или уничтожения; (И, конечно же, всё это можно будет сделать без каких-либо доработок соответствующих приложений? Кто-то сказал о необходимости всеобщей стандартизации на соответствие «MoReq2010», нет? :) – Н.Х.);


• Либо внедрить хранилище, способное принимать контент из различных приложений, используемых организацией (Но нас только что убедили в том, что «обособленное хранилище имеет ограниченную область применения»! Н.Х.)

Внедрения одного или обоих этих решений позволит нам предложить способ устранения противоречия между динамичностью и стабильностью. Служба управления документами может сказать деловым подразделениям: «организация может внедрить любое программное приложение, какое она хочет / которое ей нужно, у себя на территории или  в облаке, при условии, что это приложение:

• Либо позволяет нашему инструменту управления документами влиять на управление контентом, хранимым в этом приложении,


• Либо оно способно передавать контент и соответствующие метаданные в хранилище документов организации.

Вы, возможно, работаете в организации, у которой в настоящее время нет ничего, что можно было бы использовать либо в качестве инструмента управления документами, либо в качестве хранилища документов. У Вас могут быть установлены дюжины различных приложений, и Вы, возможно, размышляете над тем, как всех их подключить к планируемому на будущее инструменту управления или хранилищу. Вам, возможно, сложно представить себе, что представляет собой подобный инструмент управления / хранилище, и как их соединять с деловыми приложениями.

Основная проблема, стоящая перед сферой управления документами, заключается в том, чтобы сделать такую идеологию не только желательной, но и практически реализуемой.

Джеймс Лепен (James Lappin)

Мой комментарий: Я во многом не согласна с рассуждениями автора.

Мне, в частности, не нравится то, что он специалистов по управлению документами видит как неких Дон-Кихотов, сражающихся за какие-то им одним интересные абстрактные принципы, - забывая о том, что они (по крайней мере, лучшие из них) в современных условиях защищают организацию от серьёзных, и отнюдь не теоретических правовых и деловых рисков. Специалисты  ИТ у него, наоборот, получаются какие-то нереально белые и пушистые…

Огорчает и то, что, прочитав длинную нотацию о нежизнеспособности EDRMS (т.е., в нашей терминологии, СЭД и ECM-систем), которые надо дорабатывать / настраивать /интегрировать и т.д., он закончил в итоге тем, что рекомендовал внедрять «инструменты управления документами / хранилища документов», что, по сути, ровно то же самое. И без доработок тоже обойтись не удастся, если, конечно, не приложить колоссальных усилий по стандартизации (а вот произнести это слово и назвать тот самый стандарт, который он всё время имеет в виду – MoReq2010 – автору пороху не хватило!).

В то же время Джеймс Лепен поднимает много важных вопросов, делится интересными наблюдениях, и, надеюсь, те, кто прочитал его статью, не пожалели о потраченном времени.

Источник: блог «Thinking Records»
http://thinkingrecords.co.uk/2013/02/13/the-state-of-records-management-in-2013-the-challenges/