Штат Новый Южный Уэльс (Австралия): Архивно-документационная служба штата отвечает на вопросы об управлении документами в социальных сетях и облаках, часть III

(Окончание, предыдущую часть см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/02/ii.html )

Должен ли я сохранять свои созданные или полученные в социальных сетях документы в их оригинальном формате и обеспечивать, чтобы они выглядели точно так же, как в среде «родной» социальной сети?

Главной задачей управления документами является обеспечение, в конечном итоге, контролируемости, доступности и пригодности к использованию деловой информации. Захват документов таким образом, чтобы они выглядели точно так же, как в среде социальной сети, может быть желателен, однако в  конечном итоге данный фактор менее важен, чем контролируемость, доступность и пригодность к использованию информация и реализуемость и стабильность процессов.

Некоторые используемые в социальных сетях форматы на деле очень сложны, как, например, используемый в Facebook формат AJAX. Такие форматы прекрасно подходят для немедленного, динамичного, комплексного визуального отображения разнообразных видов данных, однако в долгосрочной перспективе захватить документы в таких форматах нежелательно, поскольку в этом случае организация может столкнуться со сложными, долговременными, накапливающимися проблемами с управлением форматами.

При работе в Facebook вместо экспорта документов в формате AJAX можно захватывать свой оригинальный контент (будь то пост, видеозапись или графическое изображение) в его первоначальном формате; или захватывать информацию через RSS-поток; при помощи создания копий экрана или экспорта с использованием предоставляемого третьей стороной сервиса (такого, как Social Safe) и т.д. Точно так же можно захватывать обратную связь от других  пользователей. Данные материалы могут быть сохранены в качестве официальных документов в документной системе организации.

Если Вы считаете важным задокументировать визуальное представление своего раздела в социальной сети в определенный момент времени, или же то, как совместно смотрелись определенные посты, графические образы и видеозаписи, - тогда можно сделать соответствующие копии экрана и захватить их как часть Вашей официальной документации.

При работе с электронной деловой информации, по сути дела, главное значение имеет не формат сам по себе, а информация, записанная в этом формате. Поэтому в тех случаях, когда сохранение информации в первоначальном формате оказывается неуместным или экономически неоправданным, Вы вправе изучить другие возможные подходящие, экономически оправданные и жизнеспособные варианты, обеспечивающие сохранение нужных доказательств и информации.

Какой формат -  PDF или PDF/A – следует использовать для сохранения отсканированных образов документов?

Это должно быть Ваше деловое решение, принятое после анализа Ваших документов.

Формат PDF/A используется потому, что с большой вероятностью документы в этом формате будут оставаться доступными дольше, чем в стандартном формате PDF. Поэтому формат PDF/A, как правило, используются для документов, которые будут необходимы для деловой деятельности в течение очень длительного времени, например, более 10-20 лет.

Опубликованное архивно-документационной службой руководство по оцифровке (Guideline 25 «Managing digitisation programs and projects», http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/government-recordkeeping-manual/guidance/guidelines/guideline-25 ) включает описание практики сканировании в Университете Западного Сиднея. В университете налажен процесс, в ходе которого обычные деловые документы сканируются в формат PDF, однако имеющие архивную ценность деловые документы (например, документы Совета директоров) сканируются в формат PDF/A.

В опубликованной нами на блоге 11 сентября 2012 года заметке (см. http://futureproof.records.nsw.gov.au/digital-recordkeeping-enquiries-at-state-records-nsw-august-2012/ ) о поступивших к нам вопросах по поводу управления электронными документами можно найти дополнительные рекомендации об использовании различных форм формата PDF/A.

Собирается ли архивно-документационная служба выпускать новые рекомендации по управлению документами в SharePoint 2013?

Каких-либо специфических советов по использованию именно SharePoint 2013 мы не предлагаем, но имеются подготовленные нами обширные рекомендации по вопросам управления документами в SharePoint 2010.

В ближайшее время мы надеемся опубликовать краткий обзор ряда дополнительных / расширенных функциональных возможностей для управления документами, появившихся в SharePoint 2013. В данный момент мы не планируем публиковать отдельное руководство по функциональным возможностям SharePoint 2013 для управления документами –общение с внедряющими и использующими SharePoint государственными органами позволяет предположить, что в течение определенного времени версия SharePoint 2010 будет оставаться наиболее распространенной.

Тем временем Эндрю Ворланд (Andrew Warland) опубликовал на своём блоге краткий обзор новых функциональных возможностей SharePoint 2013 для управления документами (см. http://andrewwarland.wordpress.com/2012/09/09/recordkeeping-functionality-in-sharepoint-2013-whats-new/ ).

Если ваша организация заинтересована в том, чтобы поделиться своим опытом внедрения SharePoint, то мы, со своей стороны, по-прежнему стремимся публиковать больше описаний практического опыта, иллюстрирующих способы применения SharePoint для удовлетворения различных деловых потребностей. Недавно мы опубликовали описание инновационного внедрения SharePoint в городском совете города Бэнкстаун (Bankstown) – см. http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/government-recordkeeping-manual/guidance/guidelines/guideline-26/case-studies/case-study-sharepoint-2010-pilot-project-at-bankstown-city-council .

Могу ли я модифицировать и использовать в своей организации подготовленные архивно-документационной службой курсы дистанционного обучения?

Да, можете!

Мы предлагаем следующие модули дистанционного обучения:

• Принципы управления документами,


• Принципы управления электронными документами,


• Концепция управления документами в государственном секторе штата Новый Южный Уэльс,


• Управление электронной почтой,


• Чем управление документами может быть полезно специалистам в области ИКТ?


• Вы и управление документами (на основе модуля «Сохранение знаний», подготовленного Национальными архивами Австралии),


• Ваши обязанности по управлению электронной почтой,


• Вы и управление документами (для высших должностных лиц и руководителей),


• Роль руководителя высшего звена государственного органа, ответственного за управление документами (nominated senior officer).

В соответствии с порядком использования модулей дистанционного обучения, государственные учреждения штата могут свободно использовать, адаптировать и модифицировать эти модули, приспосабливая их к своим потребностям, если соблюдаются следующие условия:

• Существующий, адаптированный или модифицированный контент не используется для коммерческих целей или для продажи,
• При всех изменениях включается уведомление об авторских правах штата «© State of New South Wales through the State Records Authority of NSW»,
• Государственные учреждения не предоставляют модифицированные или потенциально модифицируемые версии модулей третьим сторонам без предварительного письменного разрешения архивно-документационной службы штата,
• При адаптации и модификации не меняется смысл и цель контента,
• Адаптация и модификация модулей осуществляются в соответствии с наилучшей практикой и политикой Правительства штата Новый Южный Уэльс, сформулированной архивно-документационной службой в виде стандартов и руководств.

Условия использования модуля «Вы и управление документами» несколько отличаются из-за того, что авторские права на большую часть его контента принадлежат Национальным архивам Австралии (National Archives of Australia, NAA). Национальные архивы Австралии разрешили государственным учреждениям штата использовать, адаптировать и модифицировать модуль в соответствии со своими потребностями при соблюдении следующих условий:

• Существующий, адаптированный или модифицированный контент не используется для коммерческих целей или для продажи, - например, для платного обучения,
• Использование и модификация материалов NAA обязательно упоминаются,
• Модуль не будет передаваться третьим лицам.

Архивно-документационная служба штата, в свою очередь, требует, чтобы любые адаптации или модификации этого модуля:

• Не меняли смысл и цель контента,
• Сохраняли соответствие модуля наилучшей практике и политике Правительства штата Новый Южный Уэльс, сформулированной архивно-документационной службой в виде стандартов и руководств.

К сожалению, архивно-документационная служба не имеет возможности подстраивать модули для отдельных организаций. Чтобы помочь Вам в подготовке собственных модификаций, архивно-документационная служба может предоставить копии учебных модулей в форматах HTML, Microsoft Word и AICC.

Кейт Камминг (Kate Cumming)

Источник: сайт архивно-документационной службы штата Новый Южный Уэльс, Австралия
http://futureproof.records.nsw.gov.au/challenging-questions-on-social-media-and-the-cloud-interesting-enquiries-to-state-records-nsw-in-december-2012/