Положение дел в управлении документами в 2013 году: Проблемы, часть II

(Продолжение, начало см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/02/2013-i.html )

Противоречие между потребностью в стабильном управлении документами и необходимостью идти в ногу с поступательным развитием технологий

Внутри организаций существует фундаментальное противоречие между потребностями в управлении своими информационными технологиями и своими документами.

Динамичность (agility) – основной принцип ИТ. Организациям всё время приходится модернизировать программные приложения, повышающие производительность инструменты и оборудование, чтобы идти в ногу с последними новинками от поставщиков и новейшими разработками в области технологий и методов работы. Застрять на старых версиях – настоящий кошмар для ИТ. Застрять на Windows XP, на Office 2003, SharePoint 2007, Internet Explorer 6. Застрять с приложениями, способными работают только на настольных ПК, в то время, когда коллеги осваивают применение в деловой деятельности планшетов и смартфонов. Застрять с приложениями, способными работают только на установленных в организации серверах, в то время, когда организация хочет переходить на облачные вычисления.

В предположении, что Вас устраивают поставщики / производители имеющихся у Вас деловых программных приложений, лучший способ избежать такого застревания – свести к минимуму индивидуальные, сделанные «на заказ» доработки и интеграцию. Заказные доработки (кастомизация) и интеграция усложняют и замедляют процесс обновления и станут помехой любым попыткам освоения облачных вычислений и новых устройств.

Главный принцип управления документами – приверженность канонам и  правилам. Применение классификационных схем, применение указаний по срокам хранения и действиям по их истечении; блокировка доступа к документам «на запись» с тем, чтобы их нельзя было уничтожить иначе, как в строгом соответствии с указаниями по срокам хранения. Обеспечение способности систем экспортировать документы и все их метаданные в формате, который может быть впоследствии импортирован в новое программное приложение, приходящее на замену старому.

Столкновение между этими ключевыми принципами возникает из-за того, что каждая организация внедряет множество различных приложений. Сотрудник в течение рабочего дня может использовать приложение для электронной почты, общий диск, сайт рабочей группы в SharePoint, деловое приложение для ведения основной деятельности. Ни одно из этих приложений в первоначальной конфигурации не имеет функциональных возможностей, обеспечивающих применение принципов и правил управления документами. Поэтому приходится с этими приложениями что-то делать:

• либо делать доработки и настройки, чтобы они могли управлять в них же содержащимися документами;


• либо приобретать для них с этой целью дополнительные модули;


• либо подключать их к внешнему инструменту управления, обеспечивающему управление содержащимися в приложениях документами извне,


• либо подключать их к хранилищу документов, забирающему документы у приложений (немедленно или в более позднее время).

Иными словами, каждое программное приложение ради управления документами требуется доработать / интегрировать / соединить и/или сделать массу настроек, и именно эта необходимость создает противоречия между основными принципами управления документами и ИТ.

Между интересами ИТ и управления документами не было бы противоречий, если бы одно обособленное «хранилище документов» справлялось с задачами управления ими (чего не наблюдается)

Противоречий между принципами управления документами и ИТ можно было бы избежать, если бы управление документами могло осуществляться одним обособленным программным приложением.

• Предположим, что Вы установили у себя систему хранения и управления электронными документами (electronic records management repository), вместе с корпоративной классификационной схемой и правилами определения сроков хранения, способную защитить документы от внесения в них несанкционированных изменений и преждевременного уничтожения. Это могла бы быть система управления документами и информацией (EDRMS), соответствующая одной из национальных или международных спецификаций (например, американскому стандарту DoD 5015.2). Или это мог бы быть «центр хранения документов» (records centre) в SharePoint. (Замечу, что SharePoint в сочетании с рядом модулей для управления документами также сертифицирован на соответствие DoD 5015.2 –Н.Х.)


• Предположим, что все сотрудники организации только счастливы, - всякий раз,  когда они создают или получают важное сообщение электронной почты или документ, - приостановить свою работу и пойти в EDRMS-систему или в центр хранения документов SharePoint, чтобы загрузить туда копию сообщения или документа. (С моей точки зрения, счастье тут ни при чём. Работодатель может поставить сотрудника перед выбором: или работай так, как положено, или ищи другую работу. При капитализме удобство хозяина обычно значит больше, чем «хотелки» наёмных работников  – Н.Х.)

Если бы такое было возможно, то все прочие программные приложения организации не имели бы для специалиста по управлению документами никакого значения. (Здесь, я считаю, Джеймс неправ. Обособленная документная система решила бы вопрос сохранения документов, однако никуда не делась бы проблема своевременного уничтожения информации. То же английское законодательство обязывает организацию в случае судебного спора раскрывать всю имеющуюся у ней информацию, в том числе из деловых и облачных систем. Пока что ИТ-службы не проявили ни умения, ни желания решать этот вопрос самостоятельно – Н.Х.) Приложения для общения, коллективной работы и ведения деловой деятельности можно было бы устанавливать, обновлять, заменять, перемещать в облака и т.д. по мере необходимости, и при этом специалисту по управлению документами не нужно было бы просить о доработке / настройке / интеграции / подключении этих инструментов.

Однако из опыта известно, что это не так. Когда сотрудник создает или получает документ или сообщение электронной почты, он знает, что они достаточно надежно сохранены в программном приложении (будь то их учетная запись электронной почты, общий диск, сайт рабочей группы в SharePoint, деловой приложение или что-нибудь еще). У них нет стимула (и, возможно, нет времени) на то, чтобы переместить их в другое место. (На мой взгляд, угроза штрафа или увольнения – вполне весомый стимул, хотя и негативного плана :)  И никто не запрещает работодателю поощрять тех сотрудников, которые аккуратно работают с документами – Н.Х.)

Здесь действует сила тяготения. Для извлечения из этих приложений тех материалов/сообщений, которые требуется сохранить в качестве документов, потребуются либо каждодневные затраты жизненных сил конечных пользователей, либо разовые инвестиции организации в доработки / настройки / интеграцию / подключение. (Затраты, однако, следует сопоставить с возможным ущербом для организации вследствие несохранения либо неуничтожения вовремя документов и информации. Известные судебные санкции достигали отметки в полтора миллиарда долларов… - Н.Х.)

Ключевой особенностью систем управления документами являются отнюдь не функциональные возможности «хранилища документов» сами по себе, а взаимосвязь между хранилищем и теми приложениями, которые используются сотрудниками для выполнения порученной им работы. Например, слабость модели управления документами в двух последних версиях SharePoint никак не была связана с качеством предоставляемого в SharePoint хранилища документов (records centre - центра хранения документов SharePoint). Она была связана с теми трудностями, которые организации испытывали при составлении и настройке правил, согласно которым шла маршрутизация документов из каждой конкретной библиотеки документов каждого сайта рабочей группы SharePoint в соответствующее место «центра хранения документов» SharePoint; и с отсутствием «коробочной» интеграции между SharePoint в целом и электронной почтой.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/02/2013-iii.html )

Джеймс Лепен (James Lappin)

Источник: блог «Thinking Records»
http://thinkingrecords.co.uk/2013/02/13/the-state-of-records-management-in-2013-the-challenges/