Австралия: Для публичного обсуждения опубликован новый стандарт хранения государственных документов

Управление государственных документов австралийского штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV), являющееся одним из наиболее авторитетных в мире разработчиков стандартов в области управления документами, 17 сентября 2010 года опубликовало для публичного обсуждения новую версию проекта стандарта хранения документов.

Разработка данного стандарта идёт с 2007 года, и это будет уже второе проводимое по нему публичное обсуждение (первое состоялось в 2008 году).

В отличие от предыдущей версии, стандарт относится к хранению всех государственных документов, независимо от их формата и местоположения. Документ регламентирует  хранение физических документов, электронных документов, а также физических устройств и оборудования, применяемого для хранения электронных документов.

Стандарт устанавливает ряд обязательных для государственных органов штата высокоуровневых принципов, относящихся к хранению государственных документов, включая документы, хранимые самими государственными органами, а также депозитарными хранилищами и сертифицированными PROV поставщиками услуг хранения (Approved Public Record Office Storage Suppliers, APROSS).

Стандарт описывает 8 основных принципов:

• Авторизация. Все государственные документы, вне зависимости от формата, должны храниться в условиях, авторизованных руководителем архивной службы штата. Руководитель архивной службы штата авторизует условия хранения посредством выпуска стандарта хранения и спецификаций к нему, сертификации депозитарных хранилищ и поставщиков услуг внеофисного хранения.
  
  
• Инспекция. Зоны и помещения, используемые для хранения государственных документов, должны регулярно инспектироваться на соответствие стандарту хранения.
  
  
• Расположение и конструкция зданий: Государственные документы должны располагаться в хранилищах, удаленных от известных источников неприемлемых рисков.
  
  
• Обеспечение долговременной сохранности и защищённости: Государственные документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их долговременную сохранность в течение установленного для них срока хранения, и безопасность работающего с документами персонала.
  
  
• Идентификация и контроль: Государственные документы должны храниться с использованием систем, обеспечивающих их поиск и извлечение.
  
  
• Безопасность: Государственные документы во время их хранения и транспортировки в/из зоны хранения должны быть защищены от кражи, утраты, неавторизованного использования, доступа или модификации.
  
  
• Техническая поддержка: Для всех зон хранения и помещений, используемых для хранения государственных документов, должна быть внедрена программа поддержания их в надлежащем техническом состоянии, включающая регулярные инспекции и мониторинг, а также актуальный план технической поддержки.
  
  
• Защита на случай катастроф: Для всех зон хранения и помещений, используемых для хранения государственных документов, должна иметься актуальная программа обеспечения готовности на случай непредвиденных ситуаций, действий в случае катастроф и восстановления деятельности по их окончании

Проект стандарта доступен для скачивания по адресу:  http://www.prov.vic.gov.au/recordkeepingstandards/blog/uploads/StorageStandardV0-12.doc

Источник:  сайт Управления государственных документов штата Виктория (Австралия)
http://www.prov.vic.gov.au/recordkeepingstandards/blog/index.php?/archives/34-Storage-Standard-Public-exposure-draft.html