воскресенье, 19 сентября 2010 г.

CITRA-2010: Переосмысление принципа происхождения в электронную эпоху

Я перевела данную заметку «как есть», но, чтобы она была понятнее, поясню:  выступление Терри Кука было не о документах вообще, а об особенностях управления документами в условиях коллективной работы и применения технологий «Веб 2.0» и социальных сетей. Именно поэтому он и поднимает вопрос о том, что «принцип происхождения» в ряде случаев надо применять как-то иначе…

Мы уже говорили о том, как электронные документы меняют наши традиционные подходы, но мы также отмечали, что основные принципы архивного дела по-прежнему актуальны, хотя нам и следует заново продумать использование этих концепций. Терри Кук (Университет Манитобы, Канада - на фото) сегодня утром  (16 сентября 2010 года – Н.Х) выступил с очень интересным докладом о принципе происхождения (principle of provenance) в электронную эпоху.

Имеется много определений термина «происхождение» (provenance), но основное значение связано с идеей «контекста», принцип происхождения - это концепция установления связи документов или архивных фондов с контекстом их создания, и этот контекст рассматривался как краеугольный камень архивной работы. Происхождение – это связь с создателем документов; архивные фонды создаются административным органом. Так мы раньше толковали это понятие.

Однако о «происхождении» в электронную эпоху необходимо думать иначе, хотя основной смысл этого основополагающего принципа, «контекст создания», по-прежнему остается. Сегодня способ создания информации стал иным, поскольку изменилось общество, а идейный «климат», в котором мы живем (постмодернизм) также имеет свои последствия. Это привело к изменению наших представлений о документах и архивах, и, кроме того, изменилось представление об архивисте. Архивисты стали активными посредниками.

Принцип происхождения не является универсальной концепцией, и в национальных традициях различных стран на него смотрят по-разному. В фокусе данной концепции были административные структуру, и этот традиционный подход повлиял на формирование фондов и их описание. Но «происхождение» - не абстрактная система, а, в основном, практическое представление, и поскольку делопроизводство представляет собой динамичный процесс, то и идея «происхождения» не может быть статичной.

Деятельность по созданию документов изменилась, мы используем целый ряд носителей информации, люди динамично взаимодействуют друг с другом и иначе принимают решения. Документы создаются в условиях новой организационной культуры. Возникла новая социальная реальность со своими правилами, и информация создается рядом  различных создателей, а не одним-единственным административным органом. Это новый контекст создания – соответственно, он сегодня и представляет собой «происхождение». Идея единственного создателя устарела, поэтому архивное описание должно отражать существование несколько создателей, поскольку «происхождение» стало многосвязным. В фокусе принципа происхождения должны быть функции, и он должен рассматриваться как инструмент доступа.

Лурд Фуэнте-Хашимото (Lourdes Fuentes-Hashimoto)

Источник: блог «летучих репортеров» Международного Совета Архивов
http://flyingreporters.ica.org/oslo2010/2010/09/16/rethinking-provenance-in-the-digital-age/

15 комментариев:

  1. ? Терри Кук (Университет Манитобы, Канада) выступил с очень интересным докладом о принципе происхождения (principle of provenance) в электронную эпоху...
    …В фокусе принципа происхождения должны быть функции, и он должен рассматриваться как инструмент доступа.

    Совершенно верно. Поэтому первым шагом к разработке концепции «некой» Системы управления документами организации и должна быть разработка классификатора предметно-целевой группировки задач и функций и т.д… Данная задача не из области «производства дел», а имеет более «высокий уровень».

    ОтветитьУдалить
  2. Поэтому первым шагом к разработке концепции «некой» Системы управления документами организации и должна быть разработка классификатора предметно-целевой группировки задач и функций

    Можете назвать хотя бы один государственный орган, в которой разработан такой классификатор? Есть ли он в Росархиве или в какой-либо организации, входящей в систему Росархива?

    И почему разработка подобного классификатора не предлагается Правительству РФ - хотя сейчас момент для этого на редкость подходящий, которого, возможно, потом уже больше не будет (Правительство как раз сейчас собирается заказать ряд классификаторов для системы межведомственного электронного документооборота, см. вот здесь вкладку "Документы", а в файле - стр.53)?

    ОтветитьУдалить
  3. ? Можете назвать хотя бы один государственный орган, в котором разработан такой классификатор?

    С середины 90-х гг. прошлого века такие классификаторы были в «моде» :). Для примера – ЦСУ, Госплан СССР... Под эти классификаторы даже разрабатывалась методика (под руководством В.В. Цаплина) для машиночитаемых документов. Кстати, сохранился личный фонд В.В. Цаплина. Интересно?.. Или лучше «со слов» зарубежных коллег? :)

    ? Есть ли он в Росархиве или в какой-либо организации, входящей в систему Росархива?

    По крайней мере, был (!) в ГАУ при Совмине СССР (возможно, подробно может рассказать Ваш научный руководитель по диссертации, если он помнит бывшего управделами Совмина и его опубликованные работы). Для организаций, входивших в систему ГАУ при Совмине СССР, разработка таких классификаторов не ставилась. Ведь для них главная задача – обеспечить сохранность
    того, что передавалось (совокупность юридически и государственно значимых мероприятий).
    Что до современных, «входящих в систему» Росархива, организаций, то они имеют весьма далекие «знания» о оргпроектировании ДОУ своих источников комплектования. Этот печальный факт подтверждается экономически «краховым» АФ (всех версий). К сожалению…

    ? И почему разработка подобного классификатора не предлагается Правительству РФ - хотя сейчас момент для этого на редкость подходящий…

    Не классификатора, а комплексной системы оргпроектирования ДОУ организаций… Предложить как?.. Через «лобби»?.. Пустое!

    ОтветитьУдалить
  4. Открытый конкурс по размещению заказа на выполнение работы Разработка системы единых классификаторов в целях обеспечения информационного обмена в системе МЭДО для нужд Спецсвязи ФСО России. Начальная (максимальная) цена государственного контракта: 500 000 (пятьсот тысяч) рублей 00 копеек.

    Вы это серьезно??.. 500 тыс.?? Да за один только Общероссийский классификатор валют (ОКВ) знаете, сколько взял из бюджета Банк России? Поинтересуйтесь у одной из своих оппонентов по диссертации :)) А в конкурсе заявлена с и с т е м а классификаторов.

    ОтветитьУдалить
  5. С середины 90-х гг. прошлого века...

    До начала 1990-х, Вы хотели сказать? После уже не было ни ЦСУ, ни Госплана... С тех пор прошло уже 20 лет, в делопроизводстве началась революция, которой оно не знало, наверное, со времен изобретения бумаги. К тому же статус службы ДОУ в стране за это время резко упал :((

    ...то они имеют весьма далекие «знания» о оргпроектировании ДОУ своих источников комплектования. Этот печальный факт подтверждается экономически «краховым» АФ

    Не очень понятно, как связано оргпроектирование с АФ (АФ - это обычный НСА архива, только ведущийся в электронном виде: там ровно та же информация, которая раньше всегда велась "на бумаге"), и почему АФ "экономически краховый" - никто вроде бы не разорился? :)

    ...комплексной системы оргпроектирования ДОУ организаций...

    Давайте смотреть фактам в лицо: служба ДОУ - обслуживающая, а в государственных органах - ещё и чисто затратная, и "под неё" никто перекраивать структуру организации не будет.

    Более того, сама служба ДОУ вынуждена приспосабливаться к деловым процессам организации. В этом смысле IMHO если об оргпроектировании основной деятельности организации ещё можно говорить, то оргпроектирование ДОУ уже на повестке дня не стоит, тем более, что внедрение новых технологий и новых принципов управления влечет за собой сокращение её численности и выполнение многих её обязанностей самими сотрудниками деловых подразделений.

    В качестве иллюстрации того, в каком направлении идёт движение: В США не редкость, когда служба ДОУ организации численностью в несколько тысяч (!) человек состоит из двух высококлассных специалистов и десятка технических работников. И что здесь оргпроектировать?

    ОтветитьУдалить
  6. Вы это серьезно??.. 500 тыс.??

    Вроде как сайт официальный, и до 1 апреля далеко :) Всё всерьёз, и уже завтра будут вскрыты конверты с заявками. Что касается денег: деньги небольшие для работы таких масштабов, и если их полностью пустить в зарплату, то этого хватит (с учётом налогов) на оплату примерно 10 человеко-месяцев.

    А в конкурсе заявлена система классификаторов.

    Чтобы другим коллегам было понятно, о чем идет речь, в ТЗ говорится о трёх классификаторах:
    - классификаторе структурных подразделений федеральных органов исполнительной власти;
    - классификаторе должностных лиц федеральных органов исполнительной власти
    - и, как IMHO ошибочно написано в ТЗ, классификаторе видов (разновидностей) должностных лиц федеральных органов исполнительной власти (должно было быть – документов)

    Начало работ – с даты заключения государственного контракта, а окончание работ – 25 октября 2010 г. (работать придётся по-стахановски - всю работу начать и кончить нужно будет за три недели).

    ОтветитьУдалить
  7. С тех пор прошло уже 20 лет, в делопроизводстве началась революция, которой оно не знало, наверное, со времен изобретения бумаги. К тому же статус службы ДОУ в стране за это время резко упал :((

    :) Как видим, «упавшее» удачно «поднимают» зарубежные коллеги. Некоторых, как автора данного сообщения, в королевские академики зачисляют. А отечественные, «позабыв» отечественный опыт, лавируют зарубежным… опытом ли?..

    ? Не очень понятно, как связано оргпроектирование с АФ…

    А в чем соблюдены принципы учета источников комплектования госархивов в АФ? Где прогнозирование в поступлении (заполнении госархивной полки) документов нацдостояния (ведь это – те же деньги на капвложения)? Этого нет. АФ – удовлетворение сиюминутных потребностей (мимолетный беглый взгляд), но не перспективных. Отсюда: прогноз в бесконечной доработке, тратах бюджета, бюджетов…

    ? Оргпроектирование ДОУ уже на повестке дня не стоит…

    А о чем ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования?.. И как можно говорить об «отсутствии оргпроектирования ДОУ», если в обсуждаемом ТЗ и надо «спроектировать» классификаторы ФОИВ, каждый из которых (органов) имеет значительное своеобразие организационного построения, не говоря уже о задачах, целях, функциях и документов это подтверждающих?

    ОтветитьУдалить
  8. А отечественные, «позабыв» отечественный опыт, лавируют зарубежным… опытом ли?..

    Лучшие из них :) Самый замечательный опыт, если он не используется, не пропагандируется и не развивается, неизбежно сходит со сцены и уступает дорогу "молодым и рьяным" идеям.

    Где прогнозирование в поступлении (заполнении госархивной полки) документов нацдостояния...АФ – удовлетворение сиюминутных потребностей

    Программа написана по ТЗ, подготовленному Росархивом. Вот что об АФ-4 говорил А.Н.Артизов.

    АФ - не удовлетворение "сиюминутных потребностей", а удовлетворение всё тех же потребностей в учёте, что существовали и 20, и 50 лет назад :) Или Вы предпочитаете, чтобы эта отчетность по-прежнему, как в каменном веке, велась на бумажках и считалась на счётах?

    А о чем ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007?

    Если Вы считате, что данный ГОСТ - об оргпроектировании, то готова взять свои слова обратно. Такое оргпроектирование я поддерживаю.

    и надо «спроектировать» классификаторы ФОИВ

    Их, между прочим, ещё надо поддерживать в актуальном состоянии - у нас сейчас структура ведомства пожет перетряхиваться по пять раз за год. Об этом не подумал никто, а ФОИВ ведь около сотни! А неактуальные классификаторы - зло.

    ОтветитьУдалить
  9. Такое оргпроектирование я поддерживаю.

    Возможно, поддержат многие, с учетом стандартов системы менеджмента документов ISO 30300 и 30301 :)

    ОтветитьУдалить
  10. Возможно, поддержат многие...

    Возможно :)

    ОтветитьУдалить
  11. А.КУДРИН: Дмитрий Анатольевич, у нас, конечно же, идёт строгий учёт и обсчёт всех функций государства. Поэтому если законом, или указом, или постановлением вводятся полномочия и функции отдельных министерств и ведомств, то мы это как раз учитываем. Но поскольку действительно не Министерство финансов за это отвечает, а Правительство в целом и Администрация Президента, то соответствующие уполномоченные комиссии ведут такую работу по анализу и оптимизации таких функций.
    Могу сказать, что за последние четыре года было признано 1468 таких функций избыточными (я сейчас говорю не о масштабе этих функций, а как о конкретном полномочии и функции конкретного министерства) – почти 1,5 тысячи. Еще 263 признаны дублирующими и 868 – требующими существенного изменения и уточнения таких полномочий, чтобы они более чётко были прописаны. И, соответственно, мы, конечно, учитываем это при нашей работе по финансированию и по определению численности министерств и ведомств.
    http://news.kremlin.ru/news/8954

    ОтветитьУдалить
  12. ... у нас, конечно же, идёт строгий учёт и обсчёт всех функций государства...за последние четыре года было признано 1468 таких функций избыточными

    Если бы такой учёт велся всерьёз, пришлось бы разгонять за безделье и саботаж весь совет министров. А так - просто обычное ИБД (имитация бурной деятельности) :)

    ОтветитьУдалить
  13. Шутка: АФ - не удовлетворение "сиюминутных потребностей", а удовлетворение всё тех же потребностей в учёте, что существовали и 20, и 50 лет назад :) Если бы такой учёт велся всерьёз, пришлось бы разгонять за безделье и саботаж... А так - просто обычное ИБД (имитация бурной деятельности) :)

    ОтветитьУдалить
  14. Шутка: АФ - не удовлетворение...

    1) Шутка принимается.

    2) Только что Вы, в сущности, сказали, что архивный учёт, предусмотренный действующими правилами работы архивов, давно изжил себя. Мысль интересная, буду над ней думать.

    ОтветитьУдалить
  15. На официальном сайте РФ для размещения информации о размещении заказов опубликован протокол вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе на разработку классификаторов от 21 августа 2010 г. см.: http://zakupki.gov.ru/Tender/ViewPurchase.aspx?PurchaseId=857281 (вкладка "Документы")

    Желающих поработать за 500 тысяч не нашлось. Конкурс признан несостоявшимся.

    ОтветитьУдалить