Публичное обсуждение MoReq2010, четвертый тур: Сроки хранения, передача и уничтожение документов - часть I

Уважаемые читатели блога, некоторые из Вас, наверное, уже устали от материалов по теме проекта MoReq2010. Потерпите, пожалуйста, ещё чуть-чуть – авторы выложили последние два документа, которые предполагается обсудить на данном этапе, а следующее, второе публичное обсуждение уже готового документа пройдёт только через несколько месяцев. Один из этих документов (пятый по общему счету) представляет собой раскладку «старых» требований MoReq2 по разделам новой редакций спецификаций, и я его переводить не планирую.

В четвертом документе, предложенном авторами MoReq2010 на публичное обсуждение, рассматриваются вопросы управления сроками хранения и действиями с документами по их истечении. Обсуждение этого документа продлится до 6 сентября 2010 года.

1 Отслеживание сроков хранения и решение дальнейшей судьбы документов по их истечении (см.
http://contribute2moreq.eu/portal/conceptpart4?pointId=1282666876928 )

Отслеживание сроков хранения и уничтожение либо передача документов по их истечении является одним из наиболее важных аспектов управления документами. Программные приложения для управления документами часто можно отличить от приложений для управления контентом именно по наличию функциональных возможностей для управления сроками хранения.

В MoReq2010 мы стремимся формализовать толкование того, что подразумевает отслеживание сроков хранения (retention) и решении судьбы документов по их истечении (disposal). Мы хотим определить соответствующие процессы и требующиеся для этих процессов метаданные с точностью, достаточной для того, чтобы процесс, начавшийся в одной MoReq2010-сертифицированной СЭД, мог быть завершён в другой.

Для достижения этой цели требуется, чтобы СЭД могла экспортировать документы вместе с достаточным сопровождающим контекстом,  с тем, что любая MoReq2010-совместимая СЭД, которая впоследствии импортирует эти документы,  могла продолжить первоначальные процессы отслеживания сроков хранения и выполнения действий по их истечении.

Это также подразумевает, что все MoReq2010-совместимые СЭД используют стандартизированную модель процессов отслеживания сроков хранения и выполнения действий по их истечении. Эта «стандартная» модель представлена для обсуждения в настоящем документе.

Терминология

В MoReq1 для ссылки на управление сроками хранения и последующей судьбой документов  использовался термин «retention and disposal». В MoReq2 он был изменен на «retention and disposition», для согласования терминологии со стандартом ISO 15489.

В лингвистическом плане, однако, «disposition» - неподходящее английское слово для обозначения уничтожения либо передачи документов (disposal). В английском языке первым и самым распространенным значением слова «disposition» является «эмоциональное состояние человека» - настроение, привычки или склонности. (Тем не менее, ни в одной из многочисленных публикаций на английском языке по вопросам управления документами мне ни разу не попались жалобы на этот термин – Н.Х.)

Мы считаем, что соответствующим является широко используемый в отрасли термин «disposal», не имеющий подобной двусмысленности. Поэтому, начиная с MoReq2010, мы намерены вернуться к терминологии MoReq1, и использовать терминологию «retention and disposal». Надеемся, что этот вопрос будет также решен в ходе планируемого пересмотра стандарта ISO 15489. (Надежды, как говорится, «юношей питают», однако в готовящихся стандартах ISO 30300 и ISO 30301 системы менеджмента документов используется термин «disposition» - Н.Х.)

2 Указания по срокам хранения и действиям по их истечении (retention and disposal schedules) (см.
http://contribute2moreq.eu/portal/conceptpart4?pointId=1282666901726 )

Общие положения

Каждая СЭД содержит «библиотеку» указаний по срокам хранения и действиям по их истечении (соответствуют статьям наших Перечней – Н.Х.). Библиотека указаний по срокам хранения не является частью классификационной схемы, а сами указания не рассматриваются как документы, и управляются независимо.

Указания по срокам хранения и наборы документов

Указания по срокам хранения непосредственно документам не назначаются, они устанавливаются для наборов (в терминологии авторов MoReq2010 – коллекций. - Н.Х.) документов.

Одно и то же указание по срокам хранения может действовать по-разному для наборов документов разных типов, в зависимости от специфических требований подключаемого модуля, реализующего поддержку конкретного набора документов.

Например, в коллекции папок (см. http://rusrim.blogspot.com/2010/07/moreq2010-iii.html ) все документы папки будут уничтожены одновременно вместе с самой папкой. Для сравнения, в коллекции дел документы в деле будут уничтожаться том за томом, а само дело будет продолжать существовать до тех пор, пока не будет уничтожен  последний том.

Отличие от MoReq2

В отличие от MoReq2, допускавшего возможность индивидуально устанавливать указания по срокам хранения рубрикам, наборам документов и отдельным документам,  в MoReq2010 использован иной, более простой подход - допускается назначение указаний по срокам хранения только наборам документов.

Хотя рубрики в MoReq2010 не могут быть уничтожены (!), им по-прежнему могут назначаться указания по срокам хранения, которые будут наследоваться  входящими в эти рубрики наборами документов.

Неуничтожимость указаний по срокам хранения

Как только срок хранения назначен набору документов, он становится необходимой частью истории этого набора, и ключевые этапы отслеживания сроков хранения и выполнения действий по их истечении будут документироваться в составе контрольной информации (журнала аудита) этого набора документов.

По этой причине указания по срокам хранения, после их назначения наборам документов, не могут быть удалены из имеющейся в СЭД библиотеки указаний по рокам хранения. В MoReq2010, однако, предусмотрена возможность пометить указания как «неактивные».

Контроль версий

В MoReq2010 будет предусмотрен контроль версий для указаний по срокам хранения. Администраторы будут иметь возможность изменять указания, однако при каждой модификации указания по срокам хранения,  СЭД должна будет сохранить предыдущую версию,  если та была назначена какому-либо набору документов. Все версии указания по срокам хранения, кроме текущей, будут автоматически сделаны «неактивными».

В случае модификации указания по срокам хранения, СЭД должна обновить каждый набор данных, которому был установлен этот срок хранения, и задокументировать изменение версии указания по срокам хранения в контрольной информации для этого набора документов. (Вот это да! Разработчикам, видно, никто не сказал, что вновь установленные сроки хранения обычно не имеют обратной силы – Н.Х.)

Идентификаторы указаний по срокам хранения

Подобно всем другим объектам, управляемым СЭД, каждое указание по срокам хранения и действиям по их истечении, и каждая версия этого указания, должны иметь глобально уникальный идентификатор (universally unique identifier).

(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2010/09/moreq2010-ii.html )

О предыдущем туре обсуждения проекта MoReq2 см.http://rusrim.blogspot.com/2010/08/moreq2010-i.html

Источник: Портал для публичного обсуждения MoReq2010
http://contribute2moreq.eu/portal/