Публичное обсуждение MoReq2010, четвертый тур: Сроки хранения, передача и уничтожение документов - часть VI

(Окончание, предыдущую часть см. по адресу http://rusrim.blogspot.com/2010/09/moreq2010-v.html )

8 Расширения модели отслеживания сроков хранения и действий по их истечении (см.
http://contribute2moreq.eu/portal/conceptpart4?pointId=1282667000860 )

Общие положения

Представленная в настоящем документе модель отслеживания сроков хранения и действий по их истечении относится только к ядру MoReq2010. Некоторые из модулей расширения для MoReq2010 будут расширять эту базовую модель, с тем, чтобы ввести дополнительные требования в отношении сроков хранения и действий по их истечении.

Некоторые из этих предлагаемых расширений описаны ниже. Возможно, Вы можете предложить что-то ещё?

Закрытие коллекций

Подключаемые модули для специфических коллекций документов могут предусматривать дополнительные действия по истечении сроков хранения, позволяющие автоматически закрыть коллекцию. Это будет происходить в рамках процесса отслеживания сроков хранения и выполнения действий по их истечении, - и заменит определяемые поставщиком внутренние процессы, наличие которых предполагалось в MoReq2 в требовании 3.4.21 (вообще-то в этом требовании MoReq2 речь шла о другом – например, об автоматическом формировании томов дел, либо по времени, либо по объёму документов – Н.Х.).

Например, в модуле для дел может быть определено действие «создать новый том», при выполнении которого текущий том дела закрывается и открывает новый, например, в рамках периодического годового цикла.

Физические документы

С учётом их природы, физические документы должны физически уничтожаться каким-либо разрешённым способом, например, путем шредирования или сжигания. В этой связи модуль расширения для физических документов добавит еще один этап в процесс отслеживания сроков хранения и выполнения действий по их истечении, потребовав (прежде чем СЭД сформирует наборы остаточных метаданных) подтверждения от администратора того, что документы действительно были физически уничтожены.

Модуль расширения для физических документов будет включать дополнительное действие, выполняемое по истечении сроков хранения: «переместить во вторичное хранилище» (move to secondary storage – это может быть, например, передача на внеофисное хранение – Н.Х.), допускающее изменение физического местоположения документа, не снимая его с учета и контроля в СЭД.

Физические контейнеры

Если физические документы хранятся в физических контейнерах, то они могут уничтожаться или передаваться целыми контейнерами, а не на уровне коллекций. Размещение документов в контейнерах может не соответствовать классификационной схеме.

Внешние документы

Подобно физическим документам, внешние документы непосредственно СЭД не контролируются. Поэтому для внешних документов потребуется добавить в процесс отслеживания сроков хранения и выполнения действий по их истечении аналогичный дополнительный этап подтверждения.

Категории защиты (грифы доступа)

Модуль расширения для грифов доступа будет использовать процесс отслеживания сроков хранения и выполнения действий по их истечении для автоматического понижения грифа коллекции по истечении заданного периода времени.

Источник: Портал для публичного обсуждения MoReq2010
http://contribute2moreq.eu/portal/