Служба Исторических Архивов (Historical Archives Service) отвечает за выполнение обязательств Еврокомиссии по обеспечению сохранности документов, имеющих правовую, историческую или административную ценность, и за своевременное их раскрытие для широкой общественности. Служба обрабатывает и обеспечивает сохранность архивных документов, поступающих от структурных подразделений, и сдает их на постоянное хранение в Исторические Архивы Евросоюза (Historical Archives of the European Union, HAEU). С 1984 года, европейские учреждения также сотрудничают с Европейского университетского института во Флоренции (European University Institute, EUI) во Флоренции, обеспечивающим хранение и доступ исследователей к архивным документам Еврокомиссии.
Отчет был совместно подготовлен Генеральным секретариатом и Службой исторических архивов, и покрывает весь жизненный цикл управления документами и архивами Еврокомиссии.
Бюджет. В 2009 году на разработку и внедрение ИТ-систем в интересах политики Еврокомиссии по управлению документами (e-Domec) было выделено 2 млн. евро.
Персонал. На корпоративном уровне, персонал подразделения, отвечающего за политику в области управления документами и архивного дела (SG.B2) составляет 16 человек. За управление Службой исторических архивов отвечает подразделение OIB.OS.1.002 численностью 30 человек, включая 10 архивистов.
Служба Исторических Архивов. В 2009 году служба выполнила 1739 запросов, из которых 1428 были связаны с конкретным документом или делом, а 311 - тематические. В ответ на запросы, было передано 5719 дел и 43539 отсканированных документов.
Кодекс хорошей административной практики устанавливает, что ответ на запрос должен быть дан в течение 15 рабочих дней. Однако на 86% запросов по конкретным документам и делам ответ дается либо в день обращения, либо на следующий календарный день. Только на 2% запросов ответы давались через 6 и более календарных дней.
Инфраструктура. Общая ёмкость хранилищ составляет 142 погонных км, из них занято 129.5 км, резерв – 12.5 км.
В связи с нехваткой мета для хранения документов, рассматривается вопрос о строительстве нового хранилища KORT1 емкостью около 90 погонных км по соседству с главным хранилищем. Часть нового хранилища будет отведена под аудиовизуальные архивы Генерального директората по коммуникациям.
Сдача документов на архивное хранение. В 2008 году на архивное хранение было сдано 7.6 погонных км документов (из них 7 км в брюссельские хранилища). В 2009 году объём сдаваемых документов снизился на 45% и составил 4.2 км (из них 4.1 км – в брюссельские хранилища).
Электронные документы пока на архивное хранение не передавались.
Передача документов в Исторический архив Евросоюза во Флоренции. В декабре 2009 года в Исторический архив Евросоюза (Historical Archives of the European Union, HAEU) было передано 1814 дел и два комплекта из 5371 микрофиш.
Источник: Сайт Еврокомиссии (раздел архивной политики)
http://ec.europa.eu/transparency/archival_policy/index_en.htm
Комментариев нет:
Отправить комментарий