(Продолжение, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2018/09/1_6.html )
Что касается термина «архивный менеджмент» (managementul arhivistic), то я использую его для того, чтобы провести различие между менеджментом архивных документов или (к сожалению, см. [1]) «управлением документами» (gestiunea documentelor) [2] - и менеджментом документов (managementul documentelor). Менеджмент документов и связанные с ними ИТ-системы охватывают не только те документы, которые становятся архивными документами, но и все другие вещи, которые облегчают жизнь в процессе создания официального документа: коллективную работу, общие системы хранения для удобства доступа и т.д. Говоря о архивном менеджменте, мы четко говорим об архивных процессах: регистрационном реестре, классификации по номенклатуре, отборе / уничтожении.
Меня часто обвиняют в проведении ненужного различия между актами и документами, тем более, что в Законе о архивах (Legea Arhivelor, https://lege5.ro/Gratuit/ge3deobv/legea-arhivelor-nationale-nr-16-1996 ) термин «акт» не используется. Может быть, но мне так не кажется. Если бы те, кто так считает, больше общались бы с библиотекарями, говорящими только о документах (то есть, в основном, о книгах ...) и документальном наследии, защита которого находится в центре их работы, - они бы спросили себя, где во всём этом уравнении находится архивный документ и как его идентифицировать. Он особенный, - отвечаю я, - в том, что это не просто документ в общем смысле т.е. информация, зафиксированная на материальном носителе, а информация на носителе, созданная в определенном контексте (связанная с процессом деловой деятельности), с тем, чтобы служить свидетельством этого процесса / контекста. Такую информацию можно назвать актом или архивным документом (когда архив начинается с момента регистрации, верно?).
(Ах, я также должен сказать следующее: последняя фраза вроде бы лишняя, поскольку так данный вопрос трактуется в большинстве стран мира и в моей идейной вселенной, - но не в Румынии, потому что Национальные Архивы Румынии решили, что это не так. В методологических нормах OMAI 137/2013 (это Приказ Министерства внутренних дел 137/2013 об утверждении Методических норм, касающихся применения некоторых положений Закона о национальных архивах №16/1996 - Ordin 137/2013 pentru aprobarea Normelor metodologice privind aplicarea unor dispozitii ale Legii Arhivelor Nationale nr.16/1996, см. http://www.dreptonline.ro/legislatie/ordin_137_2013_norme_metodologice_dispozitii_legea_arhivelor_nationale_16_1996.php - Н.Х.) существует следующее определение: «документ (document) - это информация, записанная на любом виде носителя, созданная или полученная и сохраненная создателем / владельцем архива». Поэтому, согласно мнению ANR, архивный документ не является информацией, связанной с процессом деловой деятельности. Это любая информация на хранимом организацией носителе, а не та лишь, что сохраняется в качестве свидетельства деловой деятельности или источника информации. Содержимое библиотеки – документы, так? Как и листовка из магазина Lidl, как номер Официального журнала Румынии (Monitorul official)… Соответственно, нужно сохранять любую информацию, даже на упаковках от еды. В организации всё архивируется, всё хранится - в том числе приглашения на выставку. - Я упоминаю материалы, по поводу которых Сацердотяну прямо говорил, что они не регистрируются и не поступают архив. Но что он, невежественный, мог знать? Сейчас на дворе другая эпоха).
В качестве заключительной мысли отмечу: сказанное можно подтвердить ссылками на конкретные системы и спецификации, и, если мы их знаем, мы знаем, чего ожидать. Если у вас есть англоязычная литература (но написанная именно носителями языка, а не кем-либо ещё), то там всё ясно и просто: если document, то это любой контент; если record – то это акт / архивный документ (а не «запись» !!!!!). Таким образом, появляются системы менеджмента документами и системы архивного менеджмента документами / менеджмента актами. Такая трактовка используется в стандартах и спецификациях ISO 15489, ISO 16175, ISO 23081, MoReq и т.д.
Если Вы работаете с информацией на других языках, то там всё иначе. Международный стандарт ISO 14641 (в первой редакции; в новой редакции 2018 года название было изменено – Н.Х.) называется по-французски «Archivage électronique – Spécifications pour la conception et l’exploitation d’un système d’information pour la conservation des documents électroniques» (Управление электронными документами – Требования к проектированию и эксплуатации информационных систем для обеспечения долговременной сохранности электронных документов – Н.Х.), что на английский язык было переведено как «Electronic archiving – Specifications concerning the design and the operation of an information system for electronic documents preservation» (Электронная архивация - Требования к проектированию и эксплуатации информационных систем для обеспечения долговременной сохранности электронного контента – Н.Х.). Это чушь. В англоязычной архивной традиции, термины «архивы», «архивирование» относятся к документам, имеющим историческую ценность, и под «архивом» вовсе не понимается весь документальный фонд. В английском языке также можно говорит об архивировании в ИТ-смысле как о сжатии информации – но это уже сфера не архивного дела, а информационных технологий. Стандарт ISO 14641 - это ответ Франции на европейские спецификации MoReq, и он не касается регистрации и упорядочения, потому что речь в нём идёт не об архивных процессах, а ... о чём-то другом. О хранении. Так что если вы знаете, какую систему запросить, вы получите необходимые функциональные возможности, а если нет – то беда.
(Продолжение следует, см. https://rusrim.blogspot.com/2018/09/3.html )
[1] Управление (gestiunea) подразумевает, по моему мнению, нечто статическое: вы управляете текущими работами. Реагируете на то, что уже произошло. Менеджмент и администрирование, опять-таки с моей точки зрения, означают нечто большее, включая планирование, управление процессами, оценку. Действия на опережение. Что касается того, к какому типу следует отнести создаваемую архивную систему (в которой предусмотрено создание и ведение номенклатуры, ведение реестров и т.п.), то я считаю, что это система менеджмента или администрирования, а не управления. И да, я знаю, что во французском или итальянском языке дело обстоит наоборот, и там термин «управление» стоит выше «администрирования». Это всё проблемы языка ...
[2] Такой термин используется в системах менеджмента (Sistem de control intern/managerial, SCIM).
Богдан-Флорин Поповичи (Bogdan-Florin Popovici)
Источник: блог Богдана-Флорина Поповичи
https://bogdanpopovici2008.wordpress.com/2018/08/13/despre-sisteme-informatice-si-documente-sau-date-sau-ce-or-mai-fi-ele-1/
Комментариев нет:
Отправить комментарий