Германия занимает среднее положение в Европе в плане аутсорсинга управления документами

Анализ положения дел в Европе: услуги по архивному хранению и требования к внешних поставщикам «под микроскопом»

Проведенное компанией Ronin по поручению корпорации Iron Mountain исследование европейского рынка выявило следующее: всё еще существуют большие различия в объемах использования аутсорсинга управления документами – как между странами (Германией. Францией и Великобританией), так и между секторами экономики. Шире всего услуги компаний, занимающихся внеофисным хранением и обработкой документов, используются в Великобритании – 42% опрошенных, немецкие компании гораздо более консервативны – 11%, а Франция расположилась посередине – 29%.

Кроме того, есть и отраслевые различия: так, консультационные компании предпочитают хранить документы сами (78%), в то время, как страховые компании (27%) и адвокаты (34%) склонны поручать архивное хранение внешним поставщикам.

Немецкие компании редко отдают «на сторону» свои активные документы

В целом 83% предприятий предпочитают хранить активные документы во внутренних хранилищах. Активные документы являются частью продолжающихся деловых процессов и еще не готовы к окончательной отправке в архив. В данном случае разница по секторам невелика, однако есть заметный разброс по странам: в Германии процент компаний, самостоятельно хранящих активные документы (90%) намного выше, чем в Великобритании (80%) и Франции (75%).

В качестве причины самостоятельного хранения активных документов, примерно 80% компаний всех стран указали обеспокоенность по поводу безопасности и защиты персональных данных. Боязнь того, что может быть потерян контроль над собственными документами и оказаться ограниченным доступ к ним, удерживает компании от их передачи на внеофисное хранение. В Германии основным аргументом служит возможность более надежного контроля над документами (90%), а в Великобритании и Франции – возможность более быстрого доступа (92%). Существенным фактором при принятии решения о самостоятельном хранении являются издержки – но с одним различием: если в Германии и Франции почти половина респондентов использовала этот аргумент, то в Великобритании – только 38%.

Если оценивать степень активности использования документов по секторам, то наиболее часто документы отправляются в архивы и извлекаются вновь в финансовом секторе и в страховой деятельности: 54% организаций этого сектора перемещают в месяц более 50 тысяч документов.

Бюджет на управление документами

Среди трех стран, в Германии наиболее велика доля компаний с максимальным бюджетом на управление документами: 34% немецких компаний тратят в год на эти цели более 100 тысяч евро, в то время, как в Великобритании – 29%. Во Франции самая большая доля (40%) компаний с минимальным бюджетом, менее 20 тысяч евро в год.

Приоритет безопасности, исполнения законодательно-нормативных требований и максимального доступа

Если организации решаются всё-таки на внеофисное хранение своих документов, то они имеют ясные требования к поставщикам услуг: Помимо высокого уровня защиты данных, безопасности и надежности, в число требований входят  быстрота и качество исполнения запросов клиента , а также быстрый доступ к ключевым документам.

«Как показывает исследование, безопасность, соответствие законодательно-нормативным требованиям и быстрота реакции для опрошенных имеют столь же большое значение, как хорошее соотношение цена/качество», комментирует полученные результаты  Петер Шепф (Peter Schöpf), директор по продажам в Германии в корпорации Iron Mountain. «Спрос на  решения, приспособленные под нужды клиента, и на гибкий подход к обслуживанию подчеркивает, насколько сейчас важно для поставщика услуг предлагать сделанные под клиента решения  вместо универсальных концепций. Полувековой опыт работы Iron Mountain доказывает, что переданные нам на аутсорсинг документы находятся в хороших руках. Кроме того, мы предлагаем нашим клиентам гибкую систему услуг в сфере хранения, обеспечение сохранности и управление как физическими документами компании, так и электронной деловой информацией и её носителями - в точном соответствии с требования рынка».

Об обследовании: Компания Ronin в мае 2007 года провела около 300 телефонные интервью. Респонденты равномерно представляли отрасли финансовых услуг, консалтинг и аудит, юридические и страховые компании. Опрос проводился в Германии, Франции и Великобритании. Подробный отчет в электронном виде можно бесплатно получить по запросу, обращаться к Маркусу Коху (Markus Koch) по адресу mkoch@ironmountain.de .

Источник: PresseBox, 15 июля 2008 года
http://www.pressebox.de/pressemeldungen/iron-mountain-deutschland-gmbh/boxid-190524.html