Стандарт подготовлен Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), внесён Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело, управление документами».
Ранее я уже рассказывала о публичном обсуждении данного документа и о своём отношении к нему здесь: http://rusrim.blogspot.com/2023/01/blog-post_04.html .
Стандарт даёт определения ряда терминов, например:
3.3 схема классификации деловых операций: Инструмент для связи документов с контекстом их создания. [ГОСТ Р ИСО 15489-1—2019, пункт 3.4]
«Метаданные образуются в момент включения документа в информационную систему по ГОСТ Р ИСО 23081-1. При этом происходит привязка документа к определенному процессу, объекту или субъекту деятельности организации. Метаданные накапливаются в ходе жизненного цикла документа, следуя за содержательными и структурными изменениями. Метаданные также могут быть использованы для различных целей даже тогда, когда основное содержание документа утеряло первоначальную актуальность, например: в аналитике для получения необходимых показателей процессов, происходивших или происходящих в организации.
Целью настоящего стандарта является унификация состава и содержания метаданных документов в информационных системах, обеспечивающих процессы работы с управленческой, в том числе с кадровой, научно-технической и иной документацией в организациях.
Требования настоящего стандарта направлены на поддержку разработки систем электронного документооборота, систем хранения электронных документов (в архивах организаций), информационных систем, обеспечивающих учет документов Архивного фонда Российской Федерации и хранение электронных архивных документов, и других систем, в которых реализованы процессы жизненного цикла документов (например, корпоративные, специальные) на основании единого подхода.
Настоящий стандарт также представляет собой методологическую основу для формирования:
- системного подхода к метаданным, описывающим документы, в том числе и электронные, на всем протяжении их жизненного цикла — в рамках процессов создания, включения в систему, использования, оперативного хранения документов и (или) передачи их на архивное хранение или уничтожение;
- единых требований к метаданным при разработке государственных информационных систем согласно статье 14 федерального закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», в которых обеспечиваются регистрация, учет и обращение электронных документов;
- единых требований к метаданным при разработке систем электронного документооборота и систем хранения электронных документов в архивах государственных органов, местного самоуправления и организаций;
- требований к обеспечению сохранности метаданных электронных документов вне зависимости от изменяющихся условий технической среды.
Положения, изложенные в настоящем стандарте, могут быть использованы для оценки существующего информационного обеспечения систем электронного документооборота и иных, указанных ранее, информационных систем.
… Настоящий стандарт применяется для описания метаданных документов (наборов метаданных) в процессе создания, эксплуатации и развития систем электронного документооборота (СЭД), систем хранения электронных документов (СХЭД) и иных информационных систем органов публичной власти и организаций вне зависимости от их подчиненности и форм собственности.
Настоящий стандарт применяется при проектировании и модернизации информационных систем в целях установления единообразия описания и состава аналогичных сущностей в различных базах данных, для обеспечения функциональной совместимости СЭД, СХЭД и иных информационных систем, в которых образуются и обращаются документы.
Настоящий стандарт предназначен для специалистов по управлению документацией организации, специалистов архивов и специалистов в области информационных технологий, обеспечивающих разработку и модернизацию СЭД, СХЭД и иных информационных систем.»
Содержание стандарта следующее:
Предисловие
Введение
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
4. Общие положения.
5. Логическая структура метаданных документов
6. Применение схемы метаданных
7. Словарь метаданных (требования к содержанию метаданных)
8. Обеспечение сохранности метаданных документов
Приложение А (справочное): Схемы классов метаданных
Приложение Б (обязательное): Метаданные основных классов (сущностей) «Документ» и «Организационные документы»
Приложение В (рекомендуемое): Метаданные основных классов (сущностей) «Процессы» и «Участники (агенты)»
Приложение Г (справочное): Рекомендуемый состав метаданных документов в зависимости от носителя
Приложение Д (справочное): Перечень выходных форм информационных систем управления документами
Библиография
Источник: сайт Росстандарта
https://protect.gost.ru/document1.aspx?control=31&baseC=6&page=3&id=258775
Комментариев нет:
Отправить комментарий