Как избавиться от проблемы исполнения требований, установленных государственными архивными службами, и получить адекватное финансирование для Вашей программы управления документами?
Пролагаю, что лучше всего проиллюстрировать это на примере информационной панели (dashboard). Такие информационные панели показывают нам то, что для нас важно; а информационные панели высших руководителей сообщают им, что именно они финансируют.
Нам следует проявлять осторожность с тем, что мы показываем руководителям и высшему руководству, потому что эти сведения должны отражать приносимую нами деловую отдачу либо риск, которым мы управляем. Слишком часто мы [специалисты по управлению документами – Н.Х.] приходим и показываем начальству «информационные панели», полные таких показателей, как объёмы создания документов - которые не отражают ни полезную отдачу от нашей деятельности, ни управление рисками, а фактически говорят о той работе, которую мы не выполнили.
Если Вы хотите в рамках Вашей программы управления документами решить проблему соответствия требованиям, установленным государственными архивными службами, и действительно получить финансирование на неё, то идеальная информационная панель (с моей точки зрения) должна выглядеть примерно так, как показано ниже:
Показатель эффективности 1 – <нечто такое, что интересует высшее руководство и что оно будет финансировать>.
Показатель эффективности 2 – <нечто такое, что интересует высшее руководство и что оно будет финансировать>.
. . .
Показатель эффективности 9 – <нечто такое, что интересует высшее руководство и что оно будет финансировать>.
Показатель эффективности 10 – соответствие требованиям, установленным государственными архивными службами.
На то, чтобы к этому прийти, может потребоваться несколько лет, но путь начинается с информационной панели, содержащей один показатель, который действительно волнует высшее руководство.
Отмечу для ясности, что то, как руководство финансирует усилия по исполнению установленных государственными архивными службами требований, говорит нам всем о том, насколько оно считают это дело важным – и, кратко подводя итоги, высших руководителей (согласно моему опыту) не настолько заботит этот вопрос, чтобы финансировать его должным образом.
Если же Вы посредством управления документами сумеете получить девять других результатов, которые высшему руководству действительно интересны, то получите финансирование.
Проблема, с которой мы сталкиваемся, заключается в том, что типичная практика управления документами нацелена на создание и ведение архива материалов, имеющих постоянную ценность. Это означает, что новые источники получения деловой отдачи нуждаются в новой модели практики.
Вы, вероятно, задаётесь вопросом – при чём тут устранение проблемы соответствия требованиям государственных архивных служб? Обеспечение такого соответствия является проблемой лишь потому, потому что это единственный вопрос, находящийся в центре внимания многих программ управления документами, - и они почти никогда не получают адекватного финансирования.
Это приводит к тому, что службы управления документами неспособны эффективно действовать в своих организациях, поскольку им не хватает финансирования по сравнению с той работой, выполнение которой предусмотрено соответствующей политикой.
Если не менять либо способ реализации архивных нормативных требований, либо сами эти требования, либо способ регулирования, используемый государственными архивными службами, - я не вижу возможности того, что завтра утром (или утром какого-то другого дня) государственные организации проснутся и вдруг решат, что им нужно начать выделять больше финансирования своим службам управления документами.
Таким образом, способ устранить соответствие требованиям государственных архивных служб как проблему — это не делать его единственным показателем на информационной панели, отражающей результаты Вашей деятельности.
Если нечто является Вашим единственным показателем, и Вы не в состоянии достичь нужного результата, то Вы - неудачник.
Если же это нечто входит в число пяти - десяти показателей, и Вы не сможете достичь нужного результата по этому показателю - это лишь проблемная часть Вашей программы, а также возможность повысить свою эффективность и производительность. Вы успешны - и людям нравится давать деньги и полномочия успешным людям.
Как я полагаю, мы все хотели бы быть обладать большими полномочиями и быть успешными в своей деятельности.
Когда 95% нашей работы финансируется должным образом, когда мы успешны – тогда, я уверен, мы могли бы (попутно) добавить ещё несколько элементов метаданных (но не так много, чтобы негативно повлиять на те показатели, которые волнуют высшее руководство), чтобы упростить те вопросы, которые волнует государственные архивные службы. Думаю, это бы всех устроило, и если бы мы сделали это правильно, то, я уверен, никто ничего не заметил бы - кроме, может быть, наших государственных архивных служб, которых может удивить, что кто-то успешно реализовал требования их нормативной базы.
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/how-to-remove-archival-compliance
Комментариев нет:
Отправить комментарий