Ответ на вопрос коллеги: Сроки хранения проектной и рабочей документации

Вопрос: Наша организация является подрядчиком по строительству подстанций и линейных объектов. Поясните, пожалуйста, верно ли, что при разработке проектной (ПД) и рабочей (РД) документации, мы являемся её разработчикам и храним ее у себя до ликвидации организации? Если мы прибегаем к услугам сторонних организаций для разработки части или полного объема ПД и РД, то каков наш статус по отношению к этим документам и сколько мы их храним? В каком случае мы имеем статус исполнителя по отношению к РД и ПД?
 
Ответ: Определяя сроки хранения документов, следует в первую очередь исходить из требований законодательства в отношении Вашей организации, из Ваших договорных обязательств и из собственных потребностей Вашей организации в документах – и лишь потом смотреть в Перечни (мне известен целый ряд печальных историй, связанных с бездумным следованием указаниям Перечней).

Вашу организацию никто не накажет за несоблюдение положений перечней – наказания последуют за нарушение требований применимого законодательства и положений договоров; также организация может наказать сама себя, если преждевременно уничтожит документы и в итоге лишится возможности отстаивать свою позицию в суде или потеряет своё ноу-хау.

Исходя из Ваших собственных правовых и деловых интересов, Вам следует хранить документы:

• Пока не истекли сроки хранения, прямо установленные законодательством и договорами с контрагентами,
  
  
• Пока эти документы могут (с учётом оценки риска) потребоваться для разрешения возможных претензий, судебных споров и при расследованиях (самый минимум, с моей точки зрения – в течение соответствующих сроков исковой давности, отсчитываемых, в зависимости от важности объекта, от момента завершения контракта или даже от момента ликвидации соответствующего построенного объекта),
  
  
• Пока Ваша организация собирается защищать свои права интеллектуальной собственности, связанные с этими документами,
  
  
• Пока эти документы нужны для Вашей внутренней деловой деятельности (включая использование документов в качестве отправной точки в новых проектах, или в качестве носителей ценных научно-технических идей).

Сроки хранения необходимо согласовать с заинтересованными структурными подразделениями и с юристами.

В случае сомнений, следует сопоставить потенциальную пользу от более длительного хранения с затратами на такое хранение (а также со связанными с ним рисками – скажем, рисками выявления недостатков в прошлой деятельности организации).

Исходя из сказанного, документацию по важным объектам лучше хранить постоянно, а вот документы по малозначительным объектам и второстепенные документы по итогам экспертизы ценности, пожалуй, можно хранить не так долго.

Если в разработке документации принимают участие другие организации, то Ваши права и обязанности зависят от договорных обязательств – обычно оговаривается, кто является ответственным исполнителем, кто обладает правами интеллектуальной собственности – и может также быть определено, кто обязан хранить и поддерживать документацию. Вне зависимости от всего этого, Вашей организации лучше хранить всю документацию (или хотя бы контролировать её хранение), за которую она прямо или косвенно несёт ответственность, а также все документы, представляющие ценность для Вашей дальнейшей деловой деятельности.

В перечне типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций для данной документами установлены следующие сроки хранения.

Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Росархива от 28.12.2021 № 142

Информация к размышлению. В августе 2009 года на Саяно-Шушенской ГЭС произошла одна из самых серьёзных техногенных катастроф в истории России. После аварии изучались не только документация на самой станции. Были изъяты и комплекты документов из организаций, которые разрабатывали и производили эти турбины.

Так, в Акте технического расследования причин аварии на Саяно-Шушенской ГЭС от 17 августа 2009 года были приведены данные об утвержденной проектной документации.

Насколько я знаю, были повторно проведены расчёты по установленным на станции турбинам, которые показали, что проектировщики турбин выполнили расчёты правильно.

Из этого примера видно, что разработчик кровно заинтересован в сохранении тех документов, которые он разработал, - фактически до тех пор, пока объект или система продолжают эксплуатироваться. В случае возникновении тех или иных чрезвычайных ситуаций, как правило, изучается всё, что связано с объектом, включая документацию - и только на основании сохранённых документов можно разобраться, по чьей вине произошло ЧП, как его лучше устранять, и что нужно сделать, чтобы предотвратить подобные ситуации в будущем.