Встреча DLM-форума в Швеции - 4

Профессор Карен Андерсон из Швеции говорила о том, как нужно готовить архивистов к работе в электронно-цифровой среде. Предложенный ею список компетенций идеального архивиста «внушает»: он должен быть в равной степени лидером и менеджером, уметь анализировать бизнес-процессы, уметь анализировать риски, проводить аудит, выступать в роли руководителя проекта и преподавателя… Идеальный архивист должен разбираться в корпоративной архитектуре, в ECM, в разработке и внедрении систем, в вопросах сетевой, системной и информационной безопасности, в разработке стандартов и спецификаций (в общем, это должен быть продвинутый ИТ-специалист с некоторым знанием архивного дела :) ).

Представитель Национальных Архивов Эстонии Лаури Лехт (Lauri Leht) рассказал об эстонском опыте построения гибкой системы автоматизированного приёма на архивное хранение электронных документов из различных СЭД.

В 2007-2009 гг. на основе требований Национальных Архивов к архивации электронных документов было централизовано разработано ПО  «Универсальный архивный модуль», обеспечивающее стандартизацию экспортируемых метаданных (с которыми, собственно, и связаны основные проблемы). Это ПО устанавливается на рабочем месте архивиста и соединяется с СЭД XML/XPath/XSLT-конверторами. В ближайшее время, помимо версии на национальном языке, появится и англоязычная версия.

Применение «Универсального архивного модуля» дает возможность нормализовать экспортированные из СЭД XML-файлы с метаданными. Функциональные возможности ПО включают:

• Подготовку описания агентств и архивных фондов,
• Импорт извлеченных из СЭД описаний фондов и дел, проверку этих описаний на всех уровнях и, при необходимости, их дополнение,
• Импорт извлеченных из СЭД документов и их метаданных,
• Размещение документов в архивной классификационной схеме,
• Проверка того, подходят ли файловые форматы для архивного хранения,
• Извлечение, при необходимости, электронно-цифровых подписей и конвертация файлов в архивные форматы,
• Экспорт архивной классификационной схемы и документов в виде XML-файлов,
• Пересылку готовых XML-файлов в электронный архив Национальных Архивов Эстонии по Интернету или на сменных носителях.

В государственный электронный архив сдаются только нормализованные XML-файлы, структура которых соответствует требованиям Национальных Архивов к сдаточным информационным пакетам (SIP).

В настоящее время завершен пилотный проект в одном из государственных агентств. Изготовлен конвертор для одной СЭД, и ещё несколько находятся в разработке. Требование о возможности стыковки СЭД с «Универсальным архивным модулем» будет теперь включаться в конкурсную документацию при проведении госзакупок. С 2010 года планируется приступить ко второму этапу развёртывания системы.

(окончание следует)