(Продолжение, предыдущую часть см. http://rusrim.blogspot.com/2012/07/moreq2010-oais-ii.html )
Несогласованность инициатив в областях управления документами и архивного дела
Редко можно увидеть примеры единой стратегии, объединяющей инициативы в области управления документами и архивного дела. В Великобритании в ранние годы электронной эпохи Национальные Архивы (которые тогда назывались Управлением государственных документов, Pubic Record Office) начали с того, что проявили большой интерес к тому, как государственные органы управляли своими электронными документами, в надежде, что это облегчит Архивам приём электронных документов от этих ведомств. Отделение Национальных Архивов, занимавшееся вопросами управления документами, разработали британские спецификации - требования к электронным системам управления документами. С 2002 по 2008 год Национальные Архивы помогали государственным ведомствам во внедрении EDRM-систем, соответствующих этим спецификациям. Однако сами архивисты Национальных Архивов мало что от этого получили. (Следует иметь в виду, что спецификации не были обязательными для государственных органов Великобритании. В полной мере им удовлетворяли лишь дорогие мощные системы ведущих поставщиков, которые могли себе позволить лишь немногие ведомства. – Н.Х.)
Обе версии своих спецификаций Национальные Архивы опубликовали без стандарта метаданных и без XML-схемы экспорта документов (и в этом нет ничего удивительного, поскольку даже в 2002 году, когда вышла вторая версия спецификаций, язык XML ещё не был стандартным инструментом управления документами. – Н.Х.). Это означало, что соответствующие спецификациям EDRM-системы от различных поставщиков хранили метаданные документов по-разному, и, следовательно, процесс передачи документов из этих EDRM-систем в Национальные Архивы нужно было бы продумывать заново для каждой такой системы. К тому времени, когда Национальные Архива дошли до публикации стандарта метаданных, они уже приняли решение прекратить тестирование и сертификацию систем (в пользу общеевропейского стандарта MoReq) (Стандарт метаданных был опубликован в 2002 году в составе второй версии спецификаций – Н.Х.).
Отсутствие режима тестирования означало, что у поставщиков не было стимула для реализации соответствующих требований в своих продуктах. (Всё же куда важнее то, что ведомства имели право по-прежнему закупать системы, не соответствовавшие спецификациям. Это легко видеть, сравнивая судьбу британских спецификаций с американским военным стандартом DoD 5015.2-STD, который изначально был обязателен для всех подразделений Министерства обороны США, и в итоге стал стандартом де-факто в США и некоторых других странах – Н.Х.) Но даже если бы производители реализовали требования стандарта метаданных, то Национальные Архивы немногое выиграли бы от этого с точки зрения интересов архивного дела. Дело в том, что Национальные Архивы решили не использовать этот стандарт метаданных в своих собственных электронных архивных хранилищах.
Модель OAIS
Модель OAIS - это концептуальная модель, определяющая, какими свойствами должна обладать электронная архивная система. Из неё ясно видно одно из ключевых различий, имеющихся между традиционным архивом бумажных документов и других аналоговых объектов и электронным архивом.
Традиционный архив, как правило, выдает запрашивающему лицу тот же самый объект, что хранился в архиве, который, в свою очередь, является тем же объектом, что был передан на архивное хранение источником комплектования.
В электронном архиве это не так. Первоначально переданный на архивное хранение объект, возможно, придется изменить или, иначе говоря, мигрировать на новое аппаратное и программное обеспечение, поэтому реально хранящийся в архиве электронный объект может отличаться от того, что первоначально был передан в архив (В настоящее время многие действующие государственные электронные архивы наряду с мигрированными объектами сохраняют и первоначально переданные в архив электронные объекты – Н.Х.). В момент, когда пользователи архива просят показать им электронные документы, электронный архив, как правило («как правило» - это очень сильно сказано! Пока что такая практика на самом деле мало распространена – Н.Х.), не выдает им те объекты, что лежат в его хранилище, а изготавливает для них копии-представления (presentation copy), которые они могут просматривать. Объект, который архив предоставляет пользователю, в некоторых отношениях может отличаться от объекта, который хранится в архиве, - например, если архив желает предоставить пользователю версию объекта, которая лучше соответствует имеющимся у пользователя браузеру, программному обеспечение и оборудованию.
В модели OAIS введены термины, описывающие эти три различные версии документа:
- объект, первоначально переданный в архив – это сдаточный информационный SIP-пакет представления информации;
- объект, хранящийся в архиве – это архивный информационный AIP-пакет;
- объект, предоставляемый пользователям – это дистрибутивный информационный DIP-пакет.
Пример того, что модель OAIS может хорошо работать: Национальные Архивы Дании
31 мая 2012 года, в первый день встречи членов DLM-форума, я побывал на экскурсии по новому зданию Национальных Архивов Дании. У датчан имеется очень хорошо функционирующий процесс, основанный на модели OAIS. Они ввели четкий стандарт формата, в котором датские государственные органы передают документы, а также их метаданные (сдаточные SIP-пакеты) в архив. Государственные органы присылают документы на оптических дисках или на жестких дисках. Каждой партии документов архив присваивает уникальный регистрационный номер. Затем партия проверяется на соответствие стандарту (у нас бы сказали, что проводится форматно-логический контроль – Н.Х.). Проверка проводится на изолированном компьютере, специально выделенном для этой цели. Каждую партию датчане называют «базой данных», поскольку она всегда поступает в виде реляционной базы данных (имеется в виду, что датчане предпочитают принимать документы из систем управления документами, выгруженные не поштучно, а так, как они в системе хранились – Н.Х.). В таких реляционных базах данных метаданные обычно хранятся вместе с документами / контентом, к которому они относятся.
Я спросил, может ли государственный орган сдать в архив документы, хранившиеся на общем диске (а не в СЭД – Н.Х.). Мне ответили, что в этом случае государственному органу сначала придется импортировать содержимое общего диска в реляционную базу данных, с тем, чтобы сформировать необходимые для сдачи в архив метаданные. Тут для меня стало ясно, что когда архив устанавливает стандартную модель импорта, это не приводит к снижению затрат на передачу в единый электронный архив документов из многочисленных разнообразных систем, используемых организациями. Такой стандарт просто позволяет переложить большую часть расходов на миграцию на плечи источников комплектования (в том случае, следует уточнить, когда такая миграция необходима, т.е. когда при оперативной работе с документами используются иные форматы – Н.Х.).
Скопировать успешный опыт Национальных Архивов Дании другим национальным архивам может быть непросто. Вместе со мной на экскурсии был ирландский архивист, отвечающий за электронные документы в архивах своей страны. Архивы Ирландии не смогли согласовать стандартный формат, в котором государственные органы должны были бы передавать им электронные документы. Время от времени государственные органы передают в архивы партии электронных документов, обычно тогда, когда они ликвидируются. Архивы не могут сделать ничего большего, помимо хранения полученных партий документов на серверах и изготовления резервных копий. У них нет электронного архивного хранилища, в которое эти материалы можно было бы импортировать. Но даже если бы такое хранилище и имелось, тот факт, что партии документов представлены в с столь различных форматах, означает, что процесс ввода документов в архивное хранилище был бы очень трудозатратным и чреватым потерями процессом. Шансы Архивов на то, чтобы убедить остальные ирландские государственные органы принять стандартный формат и процесс передачи электронных документов невелики, поскольку во времена жесткой экономии это будет рассматриваться как дополнительное административное бремя.
(При желании более подробно познакомиться с подходом, используемым Национальными Архивами Дании, можно посмотреть 25-минутный доклад Яна Дальстена Сёренсен (Jan Dalsten Sorensen), http://www.youtube.com/watch?v=A2Wx6WDTCbI )
(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2012/07/moreq2010-oais-iv.html )
Джеймс Лепен (James Lappin)
Источник: блог «Thinking Records»
http://thinkingrecords.co.uk/2012/07/13/why-a-link-between-moreq2010-and-the-oais-model-would-benefit-both-records-managers-and-archivists/
Комментариев нет:
Отправить комментарий