Почему установление связи между MoReq2010 и моделью OAIS пойдет на пользу как архивистам, так и специалистам по управлению документами - часть IV

(Продолжение, предыдущую часть см. http://rusrim.blogspot.com/2012/07/moreq2010-oais-iii.html )

Пример хорошо работающего подхода с позиций управления документами: Европейская Комиссия

Европейская Комиссия приняла основанный на идеях управления документами подход к управлению документами от момента их создания до уничтожения либо передачи на постоянное хранение.

Еврокомиссия начала с внедрения довольно обычной электронной системы управления документами и контентом (EDRMS) с использованием корпоративной классификационной схемы (т.е. схемы размещения дел и документов в системе, представляющей собой, по сути дела, электронный аналог нашей номенклатуры дел – Н.Х.), а позднее - связанных с документами правил отслеживания сроков хранения и выполнения действий по их истечении (retention rules). Затем на основе этой модели сфера применения системы расширилась. Сейчас идёт процесс интеграции, одной за одной, деловых информационных систем, поддерживающих основную деятельность Еврокомиссии, с EDRM-хранилищем. Конечная цель состоит в том, чтобы сотрудник мог по своему выбору загрузить документ в любую из управляющих контентом систем Еврокомиссии, и документ всё равно захватывался бы в дело в соответствии с классификационной схемой Еврокомиссии и установленными правилами отслеживания сроков хранения. Кроме того, разрабатывается модель обеспечения долговременной сохранности для исторических архивов. Эта модель обеспечит передачу документов из-под контроля создавших их Генеральных директоратов Еврокомиссии под управление Исторических Архивов, - при этом документы не будут покидать само EDRM-хранилище.

Эта модель не идеальна (как и любой другой организации, Еврокомиссии трудно убедить сотрудников перемещать электронную почту в EDRMS-систему), и она ещё не закончена (ещё не все управляющие документами и контентом системы интегрированы в хранилище, и реализованы не все функциональные возможности, необходимые для управления процессом передачи документов под контроль Исторических Архивов), но это очень хорошо продуманный и основательный подход, который успешно был промасштабирован и сейчас обслуживает около 30 тысяч человек.

Как и в случае с Национальными Архивами Дании, другим организациям может быть непросто повторить успешный опыт применения этого подхода. Успех Еврокомиссии стал результатом программы управления документами, начатой в 2002 году и проводимой в течение длительного времени (десять лет); а также большой политической воли в плане разработки политик, классификационной схемы, указаний по срокам хранения и действиям по их истечении, внедрения EDRM-системы и начала интеграции других управляющих контентом систем с EDRM-системой (сказано красиво, однако всё это нужно для успешного внедрения систему управления электронными документами даже в небольших организациях :) - Н.Х.). Интеграция с EDRM каждой новой деловой системы - это новый проект, каждый раз требующий от разработчиков основательно поработать с деловой системой с тем, чтобы та была способна использовать модель объектов EDRM-системы при передаче документов в её хранилище.

В наше бурное время жесткой экономии трудно себе представить, чтобы многие организации взялись за выполнение программы управления документами, которая начнет давать отдачу через 6-8 лет. (Замечу, что специалисты по управлению документами считают, что хорошо спланированная программа управления документами должна давать заметную для высшего руководства отдачу через полгода-год, и в дальнейшем каждые полгода-год должны быть новые достижения, иначе высшее руководство может потерять к программе интерес. Во времена экономического спада, когда ужесточаются законодательно-нормативные требования, а потери вследствие плохой работы с документами могут нанести организации относительно более тяжёлый ущерб, хорошо управлять документами ничуть не менее важно, чем в благополучные времена. –Н.Х.)

Как упростить управление документами на всём протяжении их жизненного цикла?

Тот факт, что эти два прекрасных примера - Национальных Архивов Дании и Европейской Комиссии - так трудно воспроизвести, является проблемой для профессионалов как по управлению документами, так и архивного дела.

В идеальном мире у каждой службы управления документами было бы своё хранилище электронных документов, а у каждого архива - электронный архив. В идеальном мире специалистам по управлению документами не нужно было бы просить разработчиков писать программы, позволяющие деловым приложениям экспортировать свои документы в хранилище документов - приложения были бы изначально сконфигурирован так, чтобы иметь возможность экспортировать документы и связанные с ними метаданные в формате, который хранилище понимало бы. (Впрочем, в такой идеальный мир порой удается попасть, закупая, когда это возможно, все системы у одного поставщика :) – Н.Х.)

В идеальном мире электронному архиву не нужно было бы требовать от источников комплектования, чтобы те адаптировали и настраивали экспорт из своих систем. В идеальном мире эти организации могли бы использовать стандартные функции экспорта любого из своих приложений, а электронный архив мог импортировать, понимать и использовать результаты такого экспорта.

Ключевым фактором, обеспечивающим реализацию обеих этих возможностей, мог бы стать широко распространенный стандарт, определяющий, каким образом хранятся в приложениях метаданные таких объектов, как пользователи, группы, права доступа, роли, идентификаторы, указания по срокам хранения, контейнеры и классификации, - в сочетании со стандартной схемой экспорта для экспорта таких метаданных. Если бы такая стандартная схема существовала, то владелец хранилища документов или электронного архива мог бы потребовать от владельцев приложений, поставляющих документы в хранилище / электронный архив, что они:

• либо внедряли приложения, хранящие документы и связанные с ними метаданные в этом стандартном формате,


• либо внедряли приложения, способные экспортировать метаданные в стандартном формате экспорта, даже если внутри приложения метаданные хранятся по-иному,


• либо разработали средства преобразования результатов экспорта из своих приложений в формат, соответствующий стандартной схеме экспорта.

Использованию последнего из перечисленных вариантов может способствовать то, что появление общепризнанной схемы экспорта приведет к росту экосистемы поставщиков, имеющих опыт преобразования экспортированных из различных систем документов и метаданных в данный стандартный формат. Действительно, такой формат может стать языком общения (lingua franca) между различными программными приложениями.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2012/07/moreq2010-oais-v.html )

Джеймс Лепен (James Lappin)

Источник: блог «Thinking Records»
http://thinkingrecords.co.uk/2012/07/13/why-a-link-between-moreq2010-and-the-oais-model-would-benefit-both-records-managers-and-archivists/