Арбитражная практика: Наличие копий утраченных документов, сделанных с хранящихся у регистратора оригиналов, не спасло организацию от штрафа

Федеральная служба по финансовым рынкам (ФСФР) регулярно заводит дела об административных правонарушениях по ст. 13.25 «Нарушение требований законодательства о хранении документов» Кодекса об административных правонарушениях (КоАП).

Особенным обидным для акционерных обществ является привлечение их к ответственности по данной статье тогда, когда они, выявив у себя отсутствие документов, обращаются в органы ФСФР с просьбами об изготовлении их копий.

На этот раз организация, пытаясь уйти от наказания, не стала обращаться с просьбой об изготовлении копий в ФСФР, а скопировала те же документы в другой организации – у регистратора. Оценивать аргументы сторон и разбираться, что же является надлежаще заверенной копией, пришлось в январе 2012 года арбитражному суду города Москвы (дело №  А40-140533/10).

Суть спора

В Региональное отделение ФСФР в Центральном федеральном округе (РО ФСФР России в ЦФО) в октябре 2010 года поступил запрос ОАО «Московское Промышленно-Торговое швейное объединение Фирма «Салют»» (далее фирма «Салют») на выдачу дубликатов документов, в связи с утратой оригиналов документов, связанных с регистрацией выпусков ценных бумаг, проспектов ценных бумаг и отчетов об итогах выпуска ценных бумаг общества.

К данному запросу прилагался Акт утраты документов, подписанный генеральным директором общества, из которого следовало, что обществом при приеме документов ЗАО Фирма «Салют» в связи со сменой единоличного исполнительного органа было установлено отсутствие решений о выпуске ценных бумаг, проспектов эмиссии ценных бумаг, отчетов об итогах выпуска ценных бумаг. Меры, направленные на поиск документов, положительных результатов не дали.

При рассмотрении дела об административном правонарушении общество было признано виновным ст. 13.25 КоАП РФ и ему было назначено наказание в виде административного штрафа в размере 200 тысяч рублей.

Не согласившись с наказанием, общество обратилось в суд.

Позиция ОАО «Фирма «Салют»»

Общество считало, что оно не может быть привлечено к административной ответственности по ч.1 ст. 13.25 КоАП, поскольку данная статья вступила в силу 13 апреля 2009 года, в то время, как оригиналы документов были утрачены до 26 января 2009 года, когда подобное деяние не являлось административным правонарушением.

Факт утраты оригиналов документов не повлек нарушения чьих-либо прав и/или законных интересов; о факте утраты оригиналов документов РО ФСФР России в ЦФО стало известно непосредственно от самого общества при осуществлении им действий по их восстановлению. Надлежаще заверенные копии всех утраченных документов хранятся в обществе.

Позиция арбитражного суда города Москвы

Суд пришел к выводу о том, что обществом не были соблюдены требования п.2 ст.89 Федерального закона от 26.12.1995 года № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», пп. 2.1.4, 2.1.20 «Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ», утвержденного Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 года № 03-33/пс, выразившиеся в утрате документов, обязанность по хранению которых предусмотрена законодательством об акционерных обществах и о рынке ценных бумаг, и принятыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, и хранение которых является обязательным.

Согласно Акту № 3 приема документов от 26 января 2009 года Управляющая компания «Дористел трейдинг ЛТД» приняла от ЗАО «Салют» копии документов, оригиналы которых утрачены. Однако, как следует из содержания названного Акта, акты об утрате данных документов, которые должны были быть приобщены к копиям документов, управляющей компании не передавались.

Бездействие общества, по мнению суда, выразилось также в непринятии в течение длительного периода времени, вплоть до 28 сентября 2010 года, мер по восстановлению утраченных документов и по оформлению актов об утрате документов (т.е. по надлежащему документальному оформлению факта отсутствия в деле общества подлинника (копии) документа и изготовлению его заверенной в установленном порядке копии).

Суд отметил, что указанное бездействие общества продолжалось и после 13 апреля 2009 года – даты введения в действие ст. 13.25 КоАП РФ.

При этом суд посчитал, что Акты утраты документов от 2 августа 2010 года не являются документами, фиксирующими дату их утраты, а свидетельствуют о том, что на момент их составления оригиналы документов в обществе отсутствовали.

Суду были представлены хранящиеся в обществе светокопии утраченных документов, подлинность которых  была заверена Генеральным директором Общества  К. 19 сентября 2010 года. По мнению ФСФР, они не являются надлежаще заверенными копиями утраченных документов, поскольку их изготовление с оригиналов опровергается материалами административного дела. Кроме того, заверенные генеральным директором Общества копии отчета об итогах выпуска ценных бумаг за 2001 год были сделаны с копий генеральным директором общества П. и главным бухгалтером общества С, - при этом дата изготовления и заверения копий отсутствует.

Суд посчитал, что у общества имелась обязанность восстановления утраченных документов путем истребования у Регионального отделения ФСФР надлежаще удостоверенных копий утраченных документов.

Суд пришел к выводу, что вина фирмы «Салют» в совершении вменяемого правонарушения установлена, поскольку заявитель, имея возможность для соблюдения норм и правил, за нарушение которых КоАП РФ установлена административная ответственность, не предпринял все возможные меры для их соблюдения. В итоге суд отказал в удовлетворении требований общества.

Позиция Девятого арбитражного апелляционного суда

В марте 2011 года Девятый арбитражный апелляционный суд поддержал позицию суда первой инстанции. При этом он подробно обосновал свою позицию по вопросу о том, почему он посчитал, что обществу недостаточно было хранить копии утраченных документов, сделанные с оригиналов документов, хранящихся у регистратора, чтобы исполнить требования законодательства.

Поскольку, согласно п.3.4 «Положения о порядке и сроках хранения документов», утвержденного Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 №03-33/пс, в случае утраты или повреждения подлинника документа общества хранению подлежит заверенная в установленном порядке копия такого документа, суд подробно остановился на вопросе о том, что считается копией, «заверенной в установленном порядке».

По мнению суда, при отсутствии определения понятия «заверенная в установленном порядке копия документа» (за исключением законодательства, регулирующего деятельность нотариата в Российской Федерации и правила совершения нотариальных действий), единственным нормативно-правовым актом, применимым в данных правоотношениях, является Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 №9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан», действующий в редакции Федерального закона от 8 декабря 2003 года №169-ФЗ «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Российской Федерации, а также о признании утратившими силу законодательных актов РСФСР».

В соответствии с положениями данного нормативно-правового акта, организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Таким же порядком предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить не посредственно копии этих документов затруднительно или невозможно.

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации, т.е. верность копии документа свидетельствует своей подписью руководитель или уполномоченное на то должностное лицо организации, которая выдает копию документа, а не организации, получающей копию документа.

Вспомнил суд и об определениях стандарта ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»:

• подлинник (официального) документа – первый или единичный экземпляр официального документа;


• дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;


• копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;


• заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты.

Учитывая требования перечисленных нормативно-правовых актов, суд апелляционной инстанции пришел к выводу о том, что представленные заявителем копии утраченных документов не соответствуют требованиям, относящимся к «заверенной в установленном порядке копии документа», ни по её реквизитам, ни по порядку её получения.

Апелляционная инстанция посчитала, что суд первой инстанции обоснованно указал в своем решении на то, что в случае утраты подлежащих обязательному хранению подлинников документов, обществу следовало обратиться в уполномоченный орган для получения заверенных в установленном порядке копий документов. Довод общества о том, что оно исполнило обязанность по хранению заверенных в установленном порядке копий подлинников утраченных документов суд счел необоснованным.

Фирма «Салют», по мнению суда, имела возможность для соблюдения правил и норм, за нарушение которых КоАП РФ предусмотрена административная ответственность, однако заявителем не были предприняты все зависящие от него меры по их соблюдению. Решение Арбитражного суда города Москвы было оставлено без изменения, а апелляционная жалоба – без удовлетворения.

Федеральный арбитражный суд Московского округа в июле 2011 г. также оставил решения судов без изменения, а кассационную жалобу ОАО «Фирма «Салют»» без удовлетворения.

Мой комментарий: Как мне кажется, вызывает сомнения позиция суда, согласно которой лишь ФСФР имеет право выдавать «надлежащим образом заверенные копии» утраченных документов. Регистратор обладает таким же правом, вот только оформить заверение нужно было правильно. В этом случае у организации были бы реальные шансы отменить административное наказание и не платить штраф за утрату документов.

Источник:  Официальный сайт Высшего арбитражного суда
http://ras.arbitr.ru/