Архивы Франции приняли участие в подготовке руководства по электронным закупкам

Франсуаза Банат-Берже (Françoise Banat-Berger), руководитель отдела Межведомственной службы Архивов Франции, отвечающего за разработку политики для ведомственных и региональных традиционных и электронных архивов, сообщила в информационной рассылке о выпуске новой версии руководства по проведению электронных закупок.

Документ доступен на веб-сайте Министерства экономики, промышленности и занятости, по адресу: http://www.economie.gouv.fr/directions_services/daj/dematerialisation/guide-pratique-dematerialisation-mp.pdf

Интересно то, что Архивы Франции приняли участие в подготовке главы 11: «Архивирование документов по электронным закупкам» - хороший пример для архивных служб других стран :)

Эта глава содержит описание законодательно-нормативной базы, и целый ряд практических советов.

Рекомендуется использовать открытые форматы: ODF, OOXML, PDF (особенно PDF версии 1.7), PDF/A. Если же проводящий закупки государственный орган по каким-либо причинам не использует открытые форматы, то он должен обеспечить непрерывную цепочку преобразований, обеспечивающую читаемость документов как минимум в течение 10 лет; а перед окончательной архивацией рекомендуется преобразовать документы в открытые форматы.

Рекомендуется, по мере возможности, избегать формирования двух массивов документов по одним и тем же закупкам – отдельно электронного досье, и отдельно бумажного. Предлагается, где это позволяет законодательство, бумажные документы оцифровывать.

Любопытный совет дан на случай обнаружения вируса в электронных документах. В этом случае рекомендуется задокументировать факт заражения вирусом. Зараженный документ, из соображений безопасности, сохранять не следует.

Кроме того, в настоящее время Архивы Франции сотрудничают со службой государственных закупок (Service des Achats de l'Etat, EAS) с целью улучшения документирования государственных контрактов, заключаемых в ходе электронных закупок, и организации хранения досье по закупкам в течение ведомственного срока хранения.

Стоит также отметить интересный момент, о котором говорится во второй главе руководства, посвященной использованию электронных подписей. В принципе, не запрещается использование простой электронной подписи или усиленной подписи, не основанной на квалифицированном сертификате. Однако в случае спора по поводу действительности подписи, в случае квалифицированной подписи бремя доказывания возлагается на спорящую сторону (т.е., на практике, на государственный орган, проводящий закупки), а в прочих случаях – на подписанта.

[Дополнение от 15 декабря 2012 года] В декабре 2012 года выпущена новая версия руководства, которая доступна по адресу: http://www.economie.gouv.fr/files/directions_services/daj/marches_publics/conseil_acheteurs/guides/guide-pratique-dematerialisation-mp.pdf