В число задач управления документами входит организация, упорядочение и хранение документов, а также определение того, какие документы следует сохранять и в течение каких сроков.
Текущие. Активно используемые документы должны быть упорядочены так, чтобы обеспечить эффективный поиск. Процесс принятие решения о том, как размещать документы, может быть достаточно простым и прямолинейным; он начинается с тщательного изучения используемых в настоящее время документов:
- Организованы ли документы таким образом, чтобы обеспечить быстрый доступ к ним?
- Является ли существующая система логичной, последовательной и удобной?
- Способен ли новый сотрудник истолковать и понять эту систему?
Если ответ положительный, то нет необходимости менять систему. Существующую систему, которая, с точки зрения организации, работает хорошо (или, откровенно говоря, более-менее хорошо), не нужно трогать. С другой стороны, если существующая система является громоздкой, весьма своеобразной или если её вообще нет, то для организации и упорядочения документов требуется иная система.
Способы размещения документов
Первым шагом в создании нового порядка для текущих документов является фокусирование внимания на ежедневных потребностях оперативной деятельности организации. Существует три основных метода организации документов: по структурным подразделениям или функциям, по тематике и хронологический. Организация может выбрать один из этих методов организации или, что более вероятно, скомбинировать два или все три метода. Большинство документов могут размещаться в соответствии с создавшим их подразделением, и подразделяться по темам, вопросам или по времени.
Организация документов по подразделениям или функциям (отмечу, что здесь соединены как широко распространённый в России структурный подход, так и редко используемый у нас, но популярный в англосаксонском мире функциональных подход – Н.Х.) обычно является наиболее успешным методом упорядочивания. Его преимущество состоит в том, что он четко отражает виды деятельности, функции и структуру организации, поэтому он является предпочтительным вариантом упорядочивания архивных документов. Кроме того, данный метод объединяет вместе все документы, которые документируют конкретный вид деятельность в организации.
Организация с менее формализованной структурой может упорядочивать свои документы, используя отражающими её работу тематические заголовки. Такое упорядочение создаёт проблемы, поскольку темы могут перекрываться или пересекаться, а список тем может стать громоздким и трудно управляемым. Однако это система может оказаться эффективной, если количество тем ограничена, а сами темы чётко определены и отличны друг от друга.
Небольшая узкоспециализированная организация может хранить свои документы в хронологическом порядке. Этот метод не подходит для крупных, диверсифицированных и сложных организаций. Однако он может быть адекватен для удовлетворения потребностей учреждений, которые в основном занимаются одним вопросом, темой или проектом, и у которых объёмы документов невелики.
Вопросы, которые следует задать
При разработке стандартизированных схем размещения документов в дела (file plans – близким отечественным аналогом являются номенклатуры дел – Н.Х.) также очень важно принять во внимание все документы, ежедневно создаваемые в организации – например, ответить на вопросы:
- Как хранятся важные файлы: на отдельных компьютерах или на общих серверах?
- Используются ли стандартизированные имена файлов?
- Как идентифицируются копии и версии документа?
Единая стандартизированная политика в организации повысит её способность находить важные дела и документы. Кроме того, наличие политики повышает способность организации удовлетворять свои деловые, финансовые и юридические потребности и позволяет улучшить доступность архивных документов.
Выбор системы организации документов
Поскольку у каждого метода организации документов есть свои преимущества и недостатки, при выборе подходящей системы анализируются особенности практики управления документами в организации.
Во-первых, следует изучить, как документы используются и запрашиваются. Характер документов и то, как они будут запрашиваться, должны стать первым определяющим фактором при выборе Вашей системы.
Далее, выясните объёмы хранимых документов и размер организации. Размер организации обычно определяет количество лиц, ответственных за размещение документов в дела, и лиц, имеющих право доступа к делам. Как правило, чем больше численность персонала в подразделении, тем больше сотрудников будет обрабатывать и использовать документы.
Наконец, подумайте о том, кто использует документы. Выбранная система должна подходить для использующих документы сотрудников. Например, система тематической классификации может лучше всего подойти для документов, посвящённых чётко определенным, специализированным темам. Напротив, документы, попадающие в легко идентифицируемые группы и доступные многим сотрудникам, лучше упорядочивать с использованием других методов.
Независимо от того, какая система организации документов выбрана, организациям следует установить согласованную систему разделов (категорий), в которых размещаются документы, созданные и хранящиеся в различных бумажных и электронных форматах.
Марго Ноут (Margot Note)
Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/record-filing-methods-and-maintenance/
Комментариев нет:
Отправить комментарий