Минюст России приказом от 14 декабря 2022 года №394 и Правление Федеральной нотариальной палаты решением от 28 ноября 2022 года №21/22 утвердили «Правила нотариального делопроизводства». В разделе VII установлен порядок ведения нотариусом номенклатуры дел.
Учет нотариальных документов, группировка нотариальных документов в дела, определение сроков хранения дел нотариусом осуществляются в соответствии с Типовой номенклатурой дел нотариуса, утвержденной приказом Минюста России от 14 декабря 2022 год №393 (п. 45) (см. мой пост на блоге: http://rusrim.blogspot.com/2022/12/blog-post_26.html ).
Номенклатура дел ведется в электронной форме в единой информационной системе нотариата (далее - ЕИС) и состоит из двух разделов (п.46):
- Совершение нотариальных действий, предусмотренные «Типовой номенклатурой дел нотариуса»;
- Иные документы, образующиеся в деятельности нотариуса, куда включаются дела, предусмотренные приложением №4 к Правилам.
Мой комментарий: Наши нотариусы первыми в стране переходят на ведение номенклатуры дел в электронном виде, да ещё и в единой информационной системе нотариата!
Сроки хранения дел, включенных в раздел «Иные документы, образующиеся в деятельности нотариуса», устанавливаются в соответствии с частью 3 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Каждая запись в номенклатуре дел должна содержать следующие сведения (п.47):
- Индекс дела;
- Заголовок дела;
- Срок хранения дела;
- Количество единиц хранения (дел или томов дела, если дело содержит несколько томов. Наследственное дело учитывается как одна единица хранения независимо от наличия и количества его томов), находящихся в производстве в текущем календарном году;
- Количество единиц хранения (дел или томов дела, если дело содержит несколько томов), не оконченных производством и перешедших на следующий год. Наследственное дело учитывается как одна единица хранения независимо от наличия и количества его томов;
- Статус (не начато, уничтожено);
- Примечание.
В ЕИС обеспечивается заполнение сведений, предусмотренных подпунктами 1 - 3 (п.48), остальные сведения номенклатуры дел за календарный год, ежегодно вносятся нотариусом в ЕИС в течение трех месяцев с начала следующего календарного года.
По окончании календарного года или в случае прекращения полномочий нотариуса в течение календарного года итоговая запись о категориях и количестве дел, находящихся в производстве нотариуса в соответствующем году (далее - итоговая запись), формируется в ЕИС на основании сведений номенклатуры дел и содержит следующие сведения (п.49):
- Общее количество единиц хранения за календарный год за исключением наследственных дел, в том числе количество единиц хранения, перешедших на следующий календарный год, отдельно по срокам хранения: постоянного, временного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет включительно);
- Общее количество наследственных дел, находящихся в производстве в календарном году, в том числе количество перешедших на следующий календарный год.
Итоговая запись подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) нотариуса, а в случае прекращения полномочий нотариуса в связи со смертью или по решению суда - УКЭП председателя комиссии созданной нотариальной палатой.
Мой комментарий: Предлагаемый вариант ведения номенклатуры дел обязателен для всех нотариусов. Он имеет определенное существенное преимущество – данные о делах хранятся в централизованной системе, что позволяет контролировать организацию хранения этих дел и обеспечение их сохранности.
В приложении №4 перечислено 15 видов документов, которые образуются в деятельности нотариуса, но напрямую не относятся к нотариальным действиям:
- Реестр регистрации нотариальных действий;
- Реестр регистрации уведомлений о залоге движимого имущества, представленных нотариусу на бумажном носителе;
- Реестр регистрации запрещений отчуждения движимого и недвижимого имущества, а также арестов, наложенных судебными и следственными органами;
- Реестр регистрации нотариальных действий, совершенных удаленно, и сделок, удостоверенных двумя и более нотариусами;
- Постановления об отказе в совершении нотариальных действий и документы к ним;
- Журнал учета приказов по личному составу;
- Документы, подтверждающие уважительность причин отсутствия нотариуса, явившиеся основанием для передачи полномочий и дел нотариуса, соглашения и распоряжения о замещении временно отсутствующего нотариуса;
- Личные дела работников (заявления, приказы (копии), выписки из них, распоряжения, приказы по личному составу, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы, должностные инструкции, соглашения и распоряжения о замещении временно отсутствующего нотариуса и другие);
- Переписка по вопросам нотариальной деятельности;
- Справки и акты проверок исполнения профессиональных обязанностей нотариуса;
- Акты о выделении дел (документов) к уничтожению и документы к ним;
- Документы, на основании которых производилось изъятие документов или выдача информации о совершенных нотариальных действиях (постановления, протоколы выемки, определения (запросы) суда, справки об изъятии и другие);
- Документы, обеспечивающие организацию исполнения требований Федерального закона от 07.08.2001 №115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма»;
- Книга учета дел закрытых завещаний;
- Журнал учета приема-передачи полномочий и дел нотариуса и печати.
Мой комментарий: Среди видов документов, перечисленных в приложении, я не увидела первичной бухгалтерской документации, налоговой и другой отчетности, которая создается и представляется нотариусами в органы государственной власти и т.д.
Мой комментарий: Данный раздел правил содержит ряд революционный инноваций, которые напрямую касаются организации делопроизводства и ведения номенклатуры дел. Это нужно не только приветствовать и поддерживать, поскольку электронная номенклатура дел – значительный шаг вперед.
Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc&base=LAW&n=434494
Комментариев нет:
Отправить комментарий