Бывший глава федеральной государственной службы Канады: Улучшение управления документами имеет критически-важное значение для открытого правительства

Данная статья Мари Вульф (Marie Woolf) была опубликована 12 декабря 2022 года на сайте канадского издания «Глоб энд мейл» (The Globe and Mail).

Майкл Верник (Michael Wernick), который в федеральном правительстве Канады с 2016 по 2019 год занимал должность секретаря Государственного совета (Clerk of the Privy Council – т.е. возглавлял государственную службу Канады) говорит, что в Оттаве в целом не уделялось должного внимания управлению документами и царил «полный беспорядок». Фото: Chris Wattie/Reuters

Бывший глава федеральной государственной службы считает, что пренебрежительное отношение и недостаточные инвестиции в управление документами подрывают доверие к «высокопарным заявлениям» правительства Канады о его приверженности открытому правительству, и затрудняют поиск тех документов, которые люди запрашивают в соответствии с законом о свободе доступа к государственной информации.

Майкл Верник говорит, что архивы органов федерального правительства напоминают сцену из фильма об Индиане Джонсе: многочисленные короба с документами ждут, чтобы их отсканировали, отсортировали и упорядочили.

В интервью газете «Глоб энд мейл» (The Globe and Mail) Верник отметил, что «язык открытого правительства»… построен на «очень шатком фундаменте» из-за отсутствия инвестиций в упорядочение документов, которое позволило бы легко их находить.

По его словам, когда речь заходит о заявленной Оттавой приверженности открытому правительству, существует разрыв «между риторикой и исполнением». «Как и во многих других аспектах деятельности этого правительства… существует разрыв между возвышенным языком и исполнением», - сказал он. «Вы обнаружите, что положение дел очень неоднородное».

Национальный план действий Оттавы по развитию открытого правительства (National Action Plan on Open Government) обязывает федеральное правительство быть более прозрачным и подотчётным.

Закон о доступе к информации (Access to Information Act) также обязывает правительство обеспечить упорядочение документов и ежегодно публиковать справочники, помогающие людям их находить. Данный закон требует от правительства публиковать подробное описание видов документов, хранящихся в министерствах и ведомствах.

«Главная цель открытого правительства - это сделать правительство более доступным для всех и каждого. Это означает предоставление общественности и деловым кругам Канады более широкого доступа к государственным данным и информации», - говорится на официальном веб-сайте, посвященном открытому правительству.

Г-н Верник, который с 2016 по 2019 год был высшим должностным лицом федерального правительства – секретарём Государственного совета - говорит, что в Оттаве в целом не уделялось должного внимания управлению документами и царил «полный беспорядок».

Документы на флоппи-дисках, дискетах, в бумажных делах и коробах, а также на серверах и в Облаке, были рассеяны по различным министерствам и ведомствам.

Верник сообщил нашей газете, что некоторые федеральные ведомства и учреждения хорошо организовали свои документы и внедрили инструменты, позволяющие их легко находить, - но в других ведомствах и учреждениях ситуация была хаотичной.

«Как и во многих других вопросах, можно найти локальные примеры прекрасных практик и увидеть, как делаются действительно замечательные вещи, - но при этом также есть другие области, где… ржавчина и беспорядок. Предпринимаемым усилиям недостаёт последовательности», - подчеркнул он.

По словам Верника, объёмы производимой федеральным правительством информации, включая электронную почту, превышает его «способность всё это переварить» - провести оцифровку и сканирование.

У архивной службы правительства, по его словам, имеется «огромный склад, как в фильмах об Индиане Джонсе», полный коробами с документами, которые ждут упорядочения, но на это нет ни людей, ни денег.

Верник считает, что следует больше инвестировать в развитие инструментов поиска, чтобы государственные документы можно было легко находить, в том числе в том случае, если кто-либо запрашивает их в соответствии с законами о свободе доступа к государственной информации. По его словам, упорядочение документов также будет способствовать выполнению федеральной политике упреждающего раскрытия информации (т.е. публикации в открытом доступе государственной информации, не дожидаясь поступления многочисленных запросов о предоставлении к ней доступа – Н.Х.).

«Что действительно важно, так это навигация и управление документами. Это делается так неравномерно», - сказал он.

Г-н Верник подчеркнул, что в отношении некоторых накопившихся за несколько столетий документов, а также стоп бумаг и великого множества электронных писем, решить, что именно следует сохранить для потомков - это искусство.

По его словам, поиск, извлечение и управление информацией должны быть неотъемлемой частью повестки дня открытого правительства, включая вопросы маркировки, классификации и сортировки документов, - но сейчас эти вопросы находятся далеко внизу в списке приоритетов правительства.

Он сказал, что «инвестиции в базовые меры консервации и реставрации» и в защиту документов от повреждения водой и огнём также имеют решающее значение для того, чтобы предотвратить их деградацию.

В прошлом месяце г-н Верник высказал комитету Палаты общин своё мнение о том, что офисы премьер-министра и федеральных министров больше не следует освобождать из-под действия закона о доступе к информации, и что на Оттаву должна ложиться бóльшая ответственность за опережающее раскрытие для общественности насколько возможно большего количества информации.

Моника Гранадос (Monica Granados), пресс-секретарь президента Совета казначейства Моны Фортье (Mona Fortier), заявила, что правительство «закрепило в законе опережающую публикацию, усилив тем самым открытость и прозрачность в масштабе всех органов правительства».

Она также отметила, что «портал открытого правительства в настоящее время содержит 34 тысяч записей данных/информации, 2 миллиона упреждающе раскрытых материалов из более чем 160 учреждений, а также сводки выполненных запросов на доступ к государственной информации».

Мари Вульф (Marie Woolf)

Источник: сайт издания «Глоб энд мейл» (The Globe and Mail)
https://www.theglobeandmail.com/politics/article-government-archives-record-keeping/?