вторник, 26 февраля 2019 г.

Установление сроков хранения по методу «больших корзин»: Цели, проблемы, результаты, часть 1


Статья д-ра Уильяма Саффади (William Saffady – на фото), много лет проработавшего профессором Университета Лонг-Айленда, была опубликована 7 декабря 2018 года на сайте международной ассоциации специалистов по управлению документами и информацией ARMA International в разделе публикаций в журнале ассоциации «Управление информацией» (Information management Journal).

Спустя пятнадцать лет после того, как Национальные Архивы США предложили метод «больших корзин» в качестве стратегии повышения эффективности делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, этот метод стал широко распространённым. Данная статья суммирует результаты основного на собеседованиях со специалистами исследования, в рамках которого изучались цели, проблемные вопросы и результаты текущих инициатив по применению метода «больших корзин» в 14 организациях. Идея исследования была предложена, а само исследование поддержано Международным образовательным фондом ассоциации ARMA International (ARMA International Educational Foundation, AIEF, http://armaedfoundation.org/ ).

В оригинале «большие корзины» часто называются «большими вёдрами» (Big Bucket) – Н.Х.

Традиционные перечни видов документов с указанием сроков их хранения содержат детальные списки (иногда называемые «гранулярными») серий документов (которые приблизительно соответствуют нашим позициям в номенклатуре дел – Н.Х.) с соответствующими инструкциями по их хранению и уничтожению/передаче на архивное хранение. Каждой такой серии документов присваивается цифровой или буквенно-цифровой код в качестве её уникального идентификатора. В соответствии с устоявшейся практикой, описанной в учебниках по управлению документами, выявление имеющихся серий документов часто осуществляется путем проведения инвентаризации, в ходе которой собирается информация о характеристиках и деловом назначении документов, поддерживаемых всей организацией либо её частью.

Результаты инвентаризации преобразуются, с определённым редактированием, в перечень видов документов с указанием сроков хранения (retention schedule – отмечу, что данный термин может использоваться также и в отношении документов одного вида, и тогда я переводу его как «указания в отношении сроков хранения и действий по их истечении» - Н.Х.). В зависимости от обстоятельств, традиционный перечень может содержать сотни или даже тысячи статей, и может устанавливать разнообразные сроки хранения для документов, относящихся к конкретному подразделению или направлению деятельности (функции).

Концепция «больших корзин» (Big Bucket)

В отличие от традиционных перечней, перечни, составленные на основе подхода «больших корзин» группируют вместе документы, относящиеся к достаточно широким категориям, которые соответствуют основным видам деятельности организации, деловым функциям или рабочим процессам. Каждой категории (сегменту) присваивается идентификационный код. Отдельные серии документов упоминаются в описании каждой категории, но обычно лишь в качестве иллюстративных примеров, а не в качестве исчерпывающего перечня.

В отличие от традиционных перечней, в которых для связанных с одной и той же деловой функцией серий документов могут быть установлены разные сроки хранения, - для всех документов, относимым к одной категории «больших корзин» (и изначально имеющих одинаковые или близкие сроки хранения) устанавливается единый срок хранения. Этот срок хранения выбирается на основе того из требований к срокам хранения серий документов, охватываемой данной категорией «больших корзин», которое предусматривает наиболее длительное хранение.

Происхождение метода «больших корзин»

Метод «больших корзин» для установления сроков хранения документов был первоначально разработан и внедрен органами федерального правительства США для решения проблем, присущих традиционным методологиям установления и отслеживания сроков хранения. В отчете, подготовленном для Национальных Архивов (NARA) в 2001 году, отмечалось, что федеральные органы исполнительной власти плохо понимают принципы установления сроков хранения; что многим важным документам, в том числе большинству электронных документов, сроки хранения не установлены; что ряду важных документов сроки хранения установлены неправильно; и что некоторые ведомственные перечни устарели.

Национальные Архивы представляют новую стратегию

В 2003 году Национальные Архивы изложили свою стратегию реорганизации управления документами в федеральных органах исполнительной власти с целью решения проблем, связанных с управлением электронными документами, широким распространением электронной почты, сокращением персонала служб управления документами федеральных органов, и с иными технологическими и административными изменениями.

В числе тактических решений, способствующих реализации стратегии, Национальные Архивы назвали усовершенствованный подход к установлению и отслеживанию сроков хранения, включающих «гибкий выбор сроков хранения» (flexible scheduling), позволяющий федеральным органам исполнительной власти устанавливать сроки хранения «на любом уровне агрегации документов, который соответствует их деловым потребностям». Эта идея была уточнена и расширена в серии Бюллетеней NARA (являются для федеральных органов исполнительной власти обязательными для исполнения нормативными документами – Н.Х.), выпущенных в период с 2005 по 2010 год.

Мой комментарий: Следует обратить внимание на следующую важную особенность практики отслеживания сроков хранения в американских органах исполнительной власти. Если у нас истечение срока хранения позволяет провести уничтожение документов, но не обязывает это делать, то в США по истечении сроков хранения документы в обязательном порядке должны быть уничтожены. Соответственно, американским органам трудно обеспечивать гибкость по принципу «отхраним чуть дольше, ничего страшного».

К середине 2000-х годов интерес к срокам хранения на основе «больших корзин» распространился на более широкое сообщество специалистов по управлению документами. В докладах и статьях (которые цитируются в полном отчёте AIEF), специалисты по управлению информацией объясняли метод «больших корзин»  и обсуждали его практические преимущества - в частности, повышенную вероятность того, что пользователи будут правильно классифицировать документы с точки зрения сроков хранения ввиду меньшего выбора; упрощение обучения пользователей, а также упрощения анализа и актуализации перечней при включении в них новых серий документов.

В этих публикациях также анализировались контраргументы, особенно возможность сохранения определенных документов, в том числе содержащих персональные данные, дольше, чем это необходимо; и осложнения, связанные с условными сроками хранения (когда отсчет срока хранения начинается с момента наступления определенного события, и этот момент может довольно сложно предсказать заранее – Н.Х.).

«Большие корзины» получают признание

Среди участников популярного профессионального форума – листа рассылки Records Management Listserv интерес к «большим корзинам» достиг пика в 2007 году, когда термин «корзина» встречался в теме 87 сообщений, во многих из которых были высказаны очень твёрдые мнения. Однако по мере того, как концепция «больших корзин» становилась все более известной и общепринятой в качестве эффективной альтернативы традиционным подходам, шумиха вокруг неё уменьшилась. Количество сообщений на этом форуме со словом «корзина» в теме резко сократилось до 28 в 2008 году, и еще более резко снизилось в последующие годы. В 2014 году было только 1 такое сообщение, а в 2015 году их не было вообще.

Мой комментарий: Хотя упомянутая тенденция имела место, всё же нужно отметить, что 2007 год вообще был годом максимальной активности на форуме Listserv, который к настоящему времени, откровенно говоря, совсем зачах. Соответственно, абсолютные цифры очень сильно преувеличивают падение «обсуждаемости» «больших корзин», и особенно доверять им я бы не стала…

Концепция «больших корзин» кратко упоминается в учебниках по управлению документами, а статьи на эту тему по-прежнему время от времени публикуются в профессиональных журналах. По большей части эти книги и статьи повторяют о преимуществах и проблемах всё то, что было отмечено в более ранних публикациях. В них не содержится какой-либо новой информации о текущем положении дел с применением метода «больших корзин».

В исследовании для AIEF рассматривается текущее положение дел

Устраняя этот пробел, в отчете о проведенном мною по заказу Международного образовательного фонда ассоциации ARMA International (AIEF) исследовании представлены результаты анализа телефонных интервью с 14 специалистами по управлению информацией, которые на основе подхода «больших корзин» либо переделали существующий перечень, либо разработали новый перечень «с нуля».

В собеседования, проведенные в первом квартале 2018 года, основное внимание было уделено обстоятельствам, при которых перечни на основе «больших корзин» были разработаны, особенностям тех перечней, которые они заменили; объёму и сфере охвата созданных перечней; полученной отдаче; сложностям и проблемам, имевшим место во время разработки и внедрения перечней; а также сопротивлению или принятию перечней пользователями. Собеседования были спланированы таким образом, чтобы собрать «с мест» сведения о целях, сложностях, озабоченностях, проблемах и результатах инициатив по внедрению «больших корзин».

Охвачены различные сектора

В соответствии с поставленной целью, в рамках исследования не было попыток использовать статистически сбалансированную выборку респондентов. Участники, подбор которых осуществлялся посредством объявлений в списке рассылки Listserv в группе «Управления документами следующего поколения» (Next Generation Records Management) в социальной сети LinkedIn, сами предлагали себя, - но они действительно представляли важные сегменты сообщества специалистов по управлению информацией:
  • 7 сообщили об инициативах по применению «больших корзин» в коммерческих компаниях;

  • Один из опрошенных рассказал об инициативе по внедрению «больших корзин» в некоммерческой организации;

  • С 6 респондентами мы обсудили разработку и внедрение «больших корзин» в органах исполнительной власти – 2 представляли федеральных агентства, 3 – органы и учреждения штатов (в том числе один специалист представлял университетскую систему штата), и 2 – местные органы власти;

  • 11 опрошенных работали в Соединенных Штатах, хотя четверо из представителей частного сектора были из компаний, ведущих международные операции. Двое интервьюируемых работали в Канаде, и ещё один специалист - в Великобритании;

  • Поскольку некоторые респонденты рассказали о своем опыте применения «больших корзин» как на текущей, так и на предыдущей работе, то число представленных в опросе организаций превышало 14.
Перечни на разных этапах внедрения

Девять респондентов поделились опытом, связанным с полностью разработанными на основе метода «больших корзин» перечнями. Эти перечни в большинстве случаев были составлены в течение последних нескольких лет. Пятеро респондентов рассказали о перечнях, которые находились в стадии разработки, но близились к завершению. В некоторых случаях эти перечни вводились по частям и были частично внедрены. Все респонденты отметили, что их перечни на основе «больших корзин» были разработаны для полной замены их гранулярных предшественников.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2019/02/2_27.html )

Уильям Саффади (William Saffady)
Источник: сайт ARMA International
https://magazine.arma.org/2018/12/big-bucket-retention-objectives-issues-outcomes/  

Комментариев нет:

Отправка комментария