среда, 27 февраля 2019 г.

Установление сроков хранения по методу «больших корзин»: Цели, проблемы, результаты, часть 2


(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2019/02/1_26.html )

Результаты исследования

Опрошенные сообщили, что их перечни на основе «больших корзин» соответствовали правовым и деловым требованиям их организаций, и были хорошо приняты пользователями, которые сочли их более понятными и удобными для применения, чем их гранулярные предшественники.

Проблемы традиционных детальных перечней

Большинство опрошенных использовали подход «больших корзин» для того, чтобы заменить слишком сложный и неудобный перечень, который использовался в их организации в течение определённого времени и нуждался в пересмотре. Они отметили, что их старые детальные перечни были сложны для понимания и применения, требовали больших трудозатрат на пересмотр и актуализацию, устанавливали разные сроки хранения для одних и тех же типов документов, создаваемых различными подразделениями; включали устаревшие и временные серии документов, и - несмотря на свои чрезмерные объёмы - были неполными.

Большинство респондентов сообщило, что их последовательное внедрение старых детальных перечней не обеспечивалось. В некоторых организациях эти перечни игнорировались пользователями - возможно, из-за того, что сроки хранения были слишком сложными и трудными для применения. Несколько специалистов отметило, что многие сотрудники даже не знали о том, что в их организации имелся перечень видов документов с указанием сроков хранения.

Преимущества «больших корзин»

Опыт опрошенных коллег подтверждает, что метод «больших корзин» способен значительно сократить количество статей в перечне. Хотя это сокращение отчасти может быть связано с удалением устаревших и дублирующих статей (что можно сделать и традиционном перечне, «почистив» его), но консолидация в «большие корзины» предусматривает тщательный анализ и систематическую группировку серий документов, связанных с определенными деловыми операциями и видами деятельности. Такая консолидация является определяющей характеристикой метода «больших корзин» и главной причиной его эффективности. При наличии меньшего числа вариантов пользователи с большей вероятностью выберут правильный срок хранения для документов, находящихся на их ответственном хранении или под их надзором и контролем.

Все респонденты согласились с тем, что их перечни на основе «больших корзин» упрощают обучение по сравнению с их гранулярными предшественниками.

В ряде случаев инициативы внедрения «больших корзин» позволили сократить разнообразие сроков хранения, назначаемых конкретным сериям документов, путем стандартизации, где возможно, сроков для документов временного срока хранения - например, используя сроки 3 года, 7 лет и 10 лет.

Мой комментарий: 7 лет – очень распространенный в США срок хранения документов, имеющих отношение к налогам. Он столь же общеупотребителен, как наш 5-летний срок хранения похожего происхождения :)

Избыточно-длительное хранение, часто упоминаемое в качестве недостатка метода «больших корзин», не было проблемой. Никто из опрошенных не сообщил о сопротивлении в связи с возможностью того, что некоторые документы могут храниться дольше, чем необходимо. Некоторые респонденты отметили, что заинтересованные стороны не только не были обеспокоены перспективой избыточно длительного хранения, но, напротив, положительно отнеслись к идее более длительного хранения. Ряд респондентов сообщил, что их ИТ-подразделения не возражали против избыточно длительного хранения электронных документов, хранящихся на их серверах или под их контролем.

Мой комментарий: Автор, с моей точки зрения, задал неправильные вопросы и, соответственно, сделал неточные выводы. Об избыточно длительном хранении стоило узнать мнение юристов, которые хорошо знают, к каким катастрофическим последствиям оно иногда способно привести в рамках процедуры э-раскрытия в случае судебного спора. Опять-таки следовало уточнить, о чём идёт речь – об удлинении срока хранения на несколько месяцев или на несколько лет.  Первое, очевидно, практически никогда не имеет никакого существенного значения.

Подобно своим детальным аналогам, перечни на основе «больших корзин» требуют периодического пересмотра и актуализации. Обновлять перечни на основе «больших корзин» должны быть проще, поскольку они не включают в себя исчерпывающие списки всех серий документов. Новая серия документов может быть добавлена в существующую «корзину» путем интерпретации её описания; её не обязательно явным образом называть в какой-либо статье.

Номенклатуры дел всё ещё нужны

Критики метода «больших корзин» утверждали, что консолидация уничтожает самобытность серий документов по сравнению с традиционными перечнями, которые включают подробные списки серий документов, привязанные к подробным планам размещения документов в дела (file plans – инструменты, во многом похожие на наши номенклатуры дел, и ещё больше – на классификационные схемы в некоторых продвинутых СЭД – Н.Х.). Касаясь этого вопроса, ряд представителей организаций с хорошо разработанными номенклатурами отметил, что перечни и номенклатуры дел служат разным целям. Метод «больших корзин» не устраняет серии документов и не делает ненужными номенклатуры дел. Он всего лишь обеспечивает единообразное установление сроков хранения сразу для нескольких серий документов. Номенклатуры дел остаются полезными для организации документов.

Сложности и проблемы

По большей части, опрошенные в ходе настоящего исследования специалисты по управлению документами были удовлетворены своими инициативами внедрения «больших корзин», но при этом ими были отмечены определенные проблемы и поводы для беспокойства, перечисленные ниже.

Базы данных требуют модификации

Все респонденты описали свои перечни на основе «больших корзин» как технологически-нейтральные, однако большинство организаций не полностью внедрило указания по установлению и отслеживанию сроков хранения электронных документов (имеются в виду указания и рекомендации Национальных Архивов США – Н.Х.). Перечни на основе «больших корзин» чаще применяются в отношении электронной почте и электронных документам, сохраненным на сетевых дисках, чем к базам данных, которые могут потребовать модификации для добавления необходимых для работы со сроками хранения функциональных возможностей.

Некоторая гранулярность сохраняется

Ряд респондентов сообщил, что их перечни на основе «больших корзин» включают в себя некоторые разделы в традиционном стиле с подробными списками серий документов, не поддающихся консолидации в «большие корзины».

Отслеживание условных сроков хранения проблематично

Некоторые респонденты стремились минимизировать количество условных сроков хранения, которые может быть трудно реализовать в контексте «больших корзин», и они отметили, что полное исключение условных сроков, отсчет которых инициируется событиями-триггерами, может оказаться невозможным для проектных, кадровых документов, досье (кейсов), документов о клиентах и для других серий документов, которые необходимо сохранить в течение нескольких лет после закрытия вопроса, к которому они относятся.

Разработка перечней и переход на их использование сложны

Хотя правила хранения могут быть упрощены, разработка и внедрение перечней на основе «больших корзин» является сложным и трудоемким делом. Хотя их специально и не просили давать советы потенциальным разработчикам перечней, все опрошенные отметили вопросы, на которые следует обратить внимание. Важнейшую роль играют поддержка высшего руководства и заинтересованность соответствующих сторон. Следует провести обучение пользователей. Нужно проработать механизм перекрестных ссылок, облегчающий переход от старого перечня на новый. Новые правила хранения должны быть применены в отношении более старых документов, находящихся на внеофисном хранении, часть которых, возможно, могла быть неточно идентифицирована при передаче на внеофисное хранение.

Дополнительное внимание требуется в отношении персональных данных

Поскольку большинство опрошенных работали в американских организациях и учреждениях, не осуществляющих глобальных операций, их не беспокоили последствия избыточно длительного хранения для соответствия требования законодательства о защите персональных данных, действующего странах Евросоюза и ряде других стран. Такое законодательство обычно требует уничтожения персональных данных по достижении целей обработки, для которой эта информация была первоначально создана или собрана. На момент проведения собеседований новое европейское законодательство (GDPR) ещё не вступило в силу, но респонденты знали о нём.

Автоматизация не распространена

Хотя преимущества подхода «больших корзин» при автоматизации отслеживания сроков хранения электронных документов широко обсуждались, менее четверти опрошенных сообщили о том, что они используют приложение для управления документами или иное программное обеспечение для управления сроками хранения электронных документов.

Перспективы дальнейших исследований

Исследование для AIEF было ограничено общением с опытными профессионалами в области управления информацией, которые восприняли концепцию управления сроками хранения по методу «больших корзин», вложили значительное время и усилия в разработку перечней и, в целом, были удовлетворены результатом. Никто из опрошенных не сожалел о решении использовать метод «больших корзин». И хотя несколько респондентов отметило, что их перечни включали отдельные гранулированные разделы, вопрос о возврате к традиционным перечням не поднимался.

Как уже отмечалось, интервьюируемые сами предложили себя для участия в проекте, исходя их данного автором исследования описания, что, возможно, привлекло как раз респондентов с положительным опытом успешных инициатив использования «больших корзин». Было бы интересно узнать мнение тех специалистов по управлению документами, которые пытались разработать перечни на основе «больших корзин», но по каким-то причинам не смогли этого сделать; или же тех, что после внедрения перечня на основе «больших корзин» впоследствии вернулись к традиционному подходу - либо полностью отказавшись от него, либо пойдя по пути включения гранулярных модификаций, изменивших характер перечня. Публикации по тематике управления документами, посты на форумах и другие источники не содержат сведений о таких событиях.

Читайте полный текст отчета

Полный, 42-страничный отчет «Опыт управления документами с установлением сроков хранения по методу «больших корзин»: Положение дел на 2018 год» (Records Management Experience with Big Bucket Retention: A Status Report (2018)), выпущенный в августе 2018 года, доступен для бесплатной загрузки с веб-сайта Международного образовательного фонда ARMA по адресу http://armaedfoundation.org/wp-content/uploads/2018/08/AIEF-Research-Paper-Saffady-Big-Buckets-2018-081518.pdf .

Уильям Саффади (William Saffady)

Источник: сайт ARMA International
https://magazine.arma.org/2018/12/big-bucket-retention-objectives-issues-outcomes/  

Комментариев нет:

Отправка комментария