Штат Виктория, Австралия: Управление государственных документов опубликовало новую редакцию стандарта стратегического управления документами

Данная заметка была опубликована 21 июля 2015 года на сайте Управления государственных документов австралийского штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV).

Управление государственных документов штата Виктория радо сообщить о публикации второй версии стандарта стратегического управления для государственных служащих, управляющих государственными документами штата. Стандарт и поддерживающие его документы включают стратегии управления документами в общие планы органов исполнительной власти и интегрируют их с другими ключевыми стратегиями управления, политиками и основными проектами.

Новые версии стандарта и поддерживающих документов содержат в основном небольшие поправки и улучшения.

Тем не менее, органам исполнительной власти штата следует иметь в виду, что услуги, оказываемее государственным органам внешними сервисными организациями в настоящее время явным образом подпадают под требования руководства PROS 10/10 G2 «Управление документами о деятельности, переданной на аутсорсинг».

Где найти стандарт стратегического управления и поддерживающие его документы?

Новый стандарт и полный комплект обновленных поддерживающих документов теперь доступны в Интернете:

Мой комментарий: В своё время я сообщала о первой версии стандарта (см. http://rusrim.blogspot.ru/2010/12/blog-post_25.html ). В новой редакции сохранилась структура пакета из 12 документов, в состав которых входят сам стандарт, спецификация, 7 руководств и 3 памятки (см. рис, воспроизведенный из поста 2010 года).

• Стандарт PROS 10/10 «Стратегическое управление» (Strategic Management Standard), версия 2.0, объёмом 10 страниц, http://prov.vic.gov.au/government/standards-and-policy/all-documents/pros-1010


• Спецификация PROS 10/10 S1 “Стратегическое управление» (Strategic Management Specification), версия 2.0, http://prov.vic.gov.au/government/standards-and-policy/all-documents/pros-1010-s1


• Руководство PROS 10/10 G1 «Политика управления документами» (Records Management Policy Guideline), http://prov.vic.gov.au/government/standards-and-policy/all-documents/pros-1010-g1


• Руководство PROS 10/10 G2 «Управление документами о деятельности, переданной на аутсорсинг» (Managing Records of Outsourced Activities Guideline), версия 2.0, http://prov.vic.gov.au/government/standards-and-policy/all-documents/pros-1010-g2


• Руководство PROS 10/10 G3 «Ключевые показатели эффективности (KPI)» (Key Performance Indicators Guideline), версия 2.0, http://prov.vic.gov.au/government/standards-and-policy/all-documents/pros-1010-g3


• Руководство PROS 10/10 G4 «Подготовка бизнес-обоснования» (Writing a Business Case Guideline), версия 2,0, http://prov.vic.gov.au/government/standards-and-policy/all-documents/pros-1010-g4


• Руководство PROS 10/10 G5 «Стратегия управления документами» (Records Management Strategy Guideline), http://prov.vic.gov.au/government/standards-and-policy/all-documents/pros-1010-g5


• Руководство PROS 10/10 G6 «Документы и управление рисками» (Records and Risk Management Guideline), версия 2.0, http://prov.vic.gov.au/government/standards-and-policy/all-documents/pros-1010-g6


• Руководство PROS 10/10 G7 «Взаимодействие с заинтересованными сторонами» (Stakeholder Engagement Guideline), версия 2.0, http://prov.vic.gov.au/government/standards-and-policy/all-documents/pros-1010-g7


• Памятка PROS 10/10 FS1 «Ответственность за делопроизводство высших руководителей» (Recordkeeping Responsibilities for Heads of Departments and CEOs Fact Sheet), версия 2.0, http://prov.vic.gov.au/government/standards-and-policy/all-documents/pros-1010-fs


• Памятка PROS 10/10 FS2 «Ответственность за делопроизводство государственных служащих» (Recordkeeping Responsibilities for Public Sector Employee), версия 2.0, http://prov.vic.gov.au/government/standards-and-policy/all-documents/pros-1010-fs2


• Памятка PROS 10/10 FS3 «Ответственность за делопроизводство волонтеров» (Recordkeeping Responsibilities for Volunteers), версия 2.0, http://prov.vic.gov.au/government/standards-and-policy/all-documents/pros-1010-fs3

Мы благодарим всех, кто прислал свои замечания и предложения в процессе обсуждения новой редакции документов.

Мой комментарий: Данный стандарт является основным во всем комплексе стандартов штата по управлению документами. В нём сформулированы 5 принципов:

• Принцип ответственности, полномочий и подотчётности: Обязанности, полномочия и подотчетность в отношении управления документами должны быть четко определены, задокументированы, с ними должен быть ознакомлен персонал и ежегодно должна проводиться соответствующая оценка.


• Принцип стратегического планирования: Должна быть разработана, реализована, снабжена ресурсами и ежегодно оцениваться на предмет улучшений утверждённая руководством стратегия управления документами, которая должна быть интегрирована с другими соответствующими стратегиями управления, и должна соответствовать потребностям государственного органа, его корпоративной культуре, технологической среде и имеющимся рискам.


• Принцип политики: Должна быть разработана, реализована, и ежегодно оцениваться на предмет улучшений утверждённая руководством политика в области управления документами.


• Принцип аутсорсинга операций и приватизации: В контракты, соглашения и в правовые инструменты, на основе которых осуществляются аутсорсинг или приватизация, необходимо включать положения, регламентирующие практику управления документами и мониторинга, соответствующую законодательно-нормативным требованиям к управлению документами.


• Принцип взаимодействия с заинтересованными сторонами: Должна быть разработана модель взаимодействия с заинтересованными сторонами, и ежегодно должна проводится её оценка на предмет улучшения, для того, чтобы обеспечить проведение регулярные консультаций с ключевыми внутренними и внешними заинтересованными сторонами, их активное информирование о целях и результатах управления документами.

Источник: сайт PROV
http://prov.vic.gov.au/government-recordkeeping/storage-standard-refresh