Готовы ли специалисты по управлению документами решать актуальные проблемы нашего времени?

Данная заметка Касси Финдлей (Cassie Findlay) была опубликована 21 июня 2015 года на сайте дискуссионной группы «Круглый стол по вопросам управления документами» (Recordkeeping Roundtable).

Некоторые из нас, участников «Круглого стола по вопросам управления документами», были удостоены приглашения выступить с докладами на конференции в Народном университете Пекина, которая прошла в начале июня. Ключевой доклад на этом мероприятии сделал выдающийся архивист и наш друг Ханс Хофман (Hans Hofman).

Мой комментарий: речь идёт о Международной конференции по электронным архивным ресурсам (International Conference on Digital Archival Resources, ICDAR-2015), прошедшей в Пекине 6-7 июня 2015 года. Основной темой конференции было «Совершенствование государственных услуг посредством интеграции и инноваций»  (Enhancing public services via integration and innovation).

Ханс поднял тему, которая многих из нас беспокоит уже довольно давно. Ввиду того, что многие из наших методов, предположений и точек зрения становятся все более оторванными от реалий того мира, в котором мы живём и работаем, способны ли мы, профессионалы в области управления документами, по-настоящему справиться с этой задачей?

В ходе своего доклада Ханс проанализировал имеющиеся факты и сделал ряд собственных выводов. Это был отрезвляющий, но критически важный вклад в дискуссию по данному вопросу. Презентацию к докладу Ханса Хофмана можно скачать по адресу  https://recordkeepingroundtable.files.wordpress.com/2015/06/hofman_rising-to-the-challenge-beijing-june-2015-1.pps (объём 10,6 мегабайт).

Касси Финдлей (Cassie Findlay)

Мой комментарий: Презентация Ханса Хофмана стоит того, чтобы её внимательно посмотреть. В ней кратко и ёмко сформулированы проблемы отрасли и возможные пути их решения. В частности, на слайдах отмечается следующее:

Коллеги давно уже говорят о необходимости перемен в отрасли, о том, что нужно пересмотреть роль и место профессии специалиста по управлению документами в свете ускоряющегося революционного развития в электронном мире. Пока же организации утрачивают способность (если ранее она вообще была!) управлять своими документами и информацией. Проблема усугубляется тем, что специалисты отрасли часто делают свой анализ на основе реалий, которые уже устарели и заменяются ещё более сложной реальностью (слайд 5).

Хофман обращает внимание на то, что технологические изменения ускоряются и их воздействие усиливается. Электронные технологии фундаментальным образом – и всё быстрее – меняют наш мир, достаточно вспомнить «Интернет вещей», «умные» вещи, глобальные наднациональные сети, растущее влияние сетевых сообществ… Рождаются новые бизнес-модели. Новые технологии усиливают воздействие друг друга, часто неожиданным образом. Экспоненциально нарастают объёмы данных и информации (слайд 6).

Мир вступает в новую эпоху: темпы перемен возрастают, изменения становятся более сложными, приобретают новые измерения и де факто становятся нормой того мира, в котором мы живём (слайд 7).

В отрасли предпринимаются усилия для того, чтобы отреагировать на новые вызовы (проекты ИСО и МСА, проект InterPARES Trust, австралийский «Круглый стол по вопросам управления документами»), однако новые концепции слишком медленно проникают в практику управления документами – возможно, из-за того, что результаты этих проектов слишком теоретические / абстрактные, темпы передачи знаний не соответствуют потребностям, существующие проекты выполняются изолированно друг от друга и не скоординированы, и требуется в большей мере поэкспериментировать с новыми концепциями и идеями (слайды 9-10).

Слайд о рисках из презентации Ханса Хофмана

В результате увеличивается разрыв между потребностями и тем, что может сегодня предложить отрасль управления документами. С этим связаны риски:

• Оказаться проигнорированными или, что хуже, забытыми как дисциплина;


• Уступить своё место представителям других специальностей (что уже происходит);


• Быть оттесненными в нишу сохранения культурно-исторического наследия.

Образно говоря, там, где другие уже ездят на гоночных машинах, специалисты по управлению документами всё ещё используют телегу на лошадиной тяге… (слайд 11).

Что можно сделать? (слайд 12):

• Осознать природу изменений и их воздействие на управление документами;


• Пересмотреть (а где-то подтвердить) наши принципы и задачи;


• Необходимы лидеры;


• Нужно объединить усилия с представителями других профессий;


• Проявлять смелость, не бояться выходить за традиционные рамки профессии и преодолевать барьеры в собственном мышлении;


• Изучать новые технологии и искать возможности для их использования в собственных интересах.

В общем, нужно срочно объединять силы и постараться «оседлать тигра»!

Источник: сайт «Recordkeeping Roundtable»
http://rkroundtable.org/2015/06/21/rising-to-the-challenge-are-records-professionals-up-to-the-task/