От редакции: В том момент, когда многие уже ожидают выхода новой редакции основополагающего международного стандарта по управлению документами ISO 15489-1, которая должна заменить первоначальную редакцию 2001 года, Барбара Рид объясняет, почему пройдёт ещё по крайней мере 12 месяцев, прежде чем она будет опубликована. Барбара, которая является основателем, директором и главным консультантом австралийской компании «Инновации в делопроизводстве» (Record-keeping Innovation, http://www.records.com.au/ ), руководит австралийской делегацией в процессе работы над международными стандартами в области управления документами.
Этот материал для IDM я пишу, находясь в Пекине на июньской 2015 года ежегодной пленарной встрече профильного технического комитета TC46/SC11 Международной организации по стандартизации (ИСО). С большим сожалением должна сообщить, что, согласно принятому решению, документ, который, как мы надеялись, будет одобрен для публикации, теперь должен пройти ещё один этап редактирования и утверждения.
На этот новый этап уйдёт еще один год, пока документ пройдёт процессы пересмотра, одобрения техническим комитетом, голосования в комитете, перевода, голосования на уровне стран и публикации.
К настоящему моменту мы уже проделали долгий путь, было подготовлено более 9 проектов, многие из которых прошли международное обсуждение. На последнюю версию поступило более 100 страниц замечаний и предложений.
Хорошей новостью во всём этом является страстная заинтересованность международного сообщества специалистов по управлению документами в получении основательного международного стандарта. Недостатком, конечно, является то, что подготовленный для международной аудитории документ неизбежно содержит компромиссные формулировки, которые не всех устраивают, что вызывает определенную эмоциональную реакцию.
Вот так обстоит дело с проектом стандарта. В каком-то плане стоит задуматься над тем, что же провоцирует эти эмоции? Трудные споры велись именно по этим самым вопросам с целью добиться международного консенсуса еще в 2001 году. Тот первоначальный стандарт оказался успешным.
Сегодня стандарт ISO 15489 широко используется в профессиональной сфере деятельности и приобрёл важное значение в отдельных юрисдикциях. Поэтому изменение чего-то такого, что стало частью коллективной практики управления документами становится чувствительным. И сам характер его распространения и успеха показывает, что различные страны находятся на разных уровнях зрелости в плане его внедрения – поэтому то, что воспринимается как смена лошадей в середине гонки, для некоторых является рискованным делом.
Почему стандарт должен измениться?
Все стандарты должны регулярно проходить систематический пересмотр, это характерная черта их жизненного цикла. На протяжении ряда лет неоднократно звучали призывы внести изменения. Первая попытка такого рода, предпринятая около 10 лет тому назад, не смогла заручиться минимально необходимой поддержкой – время для перемен ещё не пришло.
Теперь некоторые уже воспринимают первоначальную редакцию ISO 15489 как руководство для бумажного мира. Поскольку оно было написано в момент перехода от бумажных к электронным технологиям, в нём действительно сохранился ряд пережитков бумажной эпохи.
Сейчас в масштабах общества все организации и отдельные лица уже существенно дальше продвинулись по пути перехода на электронные технологии (хотя в полной мере ещё далеко не завершили эту трансформацию) – поэтому обновление стандарта представляется логичным шагом.
Старая редакция ISO 15489 в профессиональном плане хорошо послужила отрасли. В ней была сделана попытка изложить ряд вопросов, таких, как основные принципы, независимо от формата и вида носителя. Без сомнения, сейчас всё это представители нашей профессии могут сделать лучше, но давайте не будем слишком строги к старой версии - она хорошо сделала своё дело. Стандарт ISO 15489-1 сопровождался техническим отчетом ISO/TR 15489-2 (в Австралии ставшим частью адаптированного нами стандарта), содержавшим рекомендации по его внедрению на практике.
Вся среда применения стандартов по управлению документами изменилось с тех пор, как были опубликованы эти рекомендации. В Пекине горячо дискутировался вопрос о том, какой подход использовать при подготовке подобных рекомендаций - должна ли это быть «часть 2», как в текущей редакции ISO 15489, или же следует обратиться к другим существующим продуктам, например, к стандартам о метаданных серии ISO 23081. Этот вопрос еще не решен: отчасти это связано с политикой ИСО; отчасти с выделением необходимых ресурсов; но в большей степени с приоритетностью различных типов руководств и вопросом о том, какие из них наиболее полезны для международного сообщества специалистов по управлению документами.
Какие новации и изменения появились в новой редакции стандарта?
Новая редакция ISO 15489 приобрела заметный «электронный» оттенок. Она была написана с ориентацией на вопросы управления электронными документами, хотя при этом авторы постарались не выплеснуть вопросы, характерные для управления документами в бумажной или гибридной среде.
С австралийской точки зрения, в проекте не слишком много такого, что будет воспринято как новое. Многие из его компонентов уже присутствуют в австралийской практике управления документами. Но вот перечень того, что изменилось:
Вводится понятие «авторитетных документов» (authoritative records): Речь идет о признании того, что документы существуют в самом различном состоянии – адекватные и неадекватные, полные и не очень, и т.д. Признавая существование различия между документами, рассматриваемыми как авторитетные (надежными, аутентичными, целостными и пригодными к использованию) и прочими, профессия управления документами заявляет тем самым свои претензии на управление в целом документированной информацией в качестве свидетельства / доказательства деловой деятельности – что, я надеюсь, позволит избавиться от глупого различия между информационными материалами, контентом / документами (document/records), которое так любят ИТ-специалисты.
Вновь появилось понятие «анализа процессов управления документами и экспертизы ценности документов» (appraisal): оно не вошло в стандарт 2001 года, и это было сделано намеренно. Все необходимые положения в стандарте уже были – такие, как определение подлежащих созданию видов документов и сроков их хранения, - однако название этого процесса не было включено, поскольку определение термина, который мы с этой целью используем в Австралии - «appraisal» как анализ процессов управления документами – столкнулось с сопротивлением в связи с тем, что оно выходило за пределы традиционной практики архивного дела («appraisal» как экспертиза ценности на заключительном этапе жизненного цикла документов – Н.Х.), а Австралии также упёрлась и отказалась идти на понятную.
Теперь этот термин вновь появился в стандарте - без определения, поскольку для многих он пока ещё остаётся слишком спорным, но с пояснениями, позиционирующими анализ процессов управления документами и экспертизу ценности документов как основополагающий процесс управления документами. По многим причинам важно включить в стандарт основополагающую практику, позволяющую обеспечить преемственность и адаптацию одной из практик управления документами с вековыми традициями, что открывает возможности для перепрофилирования и гибкой реализации основных процессов. Это изменение, однако, вызвало сильное сопротивление из-за того, что оно существенно противоречит национальной практике многих стран, и с ним продолжают бороться многие коллеги, смотрящие на документы только с архивной точки зрения. Мой аргумент в споре с ними заключается в том, что это расширяющее наши возможности изменение, соответствующее электронному будущему, а не что-нибудь иное. Оно открывает возможности для новой практики. Но оно спорное!
Введение требований к документам: это требования к захвату свидетельств деловых операций. Они ссылаются на уже доступный в международной сфере стандарт ISO/TR 26122 по анализу рабочих процессов, который пока что мало используется, но содержит очень сильные положения.
Много ссылок на метаданные: Новая редакция ISO 15489-1 содержит много расширенных ссылок на метаданные для управления документами. Электронные документы не существует без метаданных, поэтому такое расширение содержания стандарта является необходимым. Слово «метаданные» всегда сопровождается уточнением «для управления документами», признавая тем самым, что существует множество различных метаданных, и подчёркивая, что специалистов нашей отрасли в первую очередь интересуют метаданные, так или иначе связанные с управлением документами. Кроме того, тем самым ссылки на метаданные для управления документами подводятся под соответствующий «зонтичный» стандарт – дается общая ссылка на серию стандартов ISO 23081, разработанных после публикации первоначальной редакции ISO 15489.
Инструменты контроля над документами
Неявно во второй части предыдущей редакции ISO 15489 (т.е. в техническом отчете ISO/TR 15490-2 – Н.Х.) присутствовало понятие базовых инструментов контроля над документами (core records control tools). Теперь это понятие введено в первую часть стандарта.
Явным образом названы четыре инструмента контроля над документами:
- Схема метаданных для управления документами;
- Деловые классификационные схемы;
- Правила доступа и получения разрешений;
- Нормативные документы, содержащие указания по срокам хранения документов и действиям по их истечении.
Также несколько сместились акценты в отношении деловых классификационных схем. В пункте 8.3 новой редакции говорится: «Деловые классификационные схемы в первую очередь разрабатываются для привязки документов к контексту их создания. Процессы надлежащего управления документами могут быть выполнены благодаря установлению соответствия между требованиями к документам и деловой классификационной схемой.» Таким образом формализуется идея о возможности существования множества различных классификационных схем для разных целей (например, для поиска, для определения местоположения и т.д.), при этом именно эта конкретная схема служит для целей управления документами, выполняя специфические задачи.
При удаче, инновационные реализации уведут управление документами от несколько жёсткой интерпретации предыдущих формулировок, по-видимому подразумевавших использование отдельной иерархической схемы, предназначенной для присвоения заголовков делам.
Новый стандарт признает, что документы создаются повсеместно. Чтобы четко выразить это, потребовалось пройти через очень жесткие терминологические споры.
Это ясное признание того факта, что использование так называемых EDRMS-систем (специализированных корпоративных систем для управления документами и контентом – Н.Х.) –не единственный способ управления документами. Вопрос стоит о функциональных возможностях и о том, обеспечивается ли управление объектами с применением надлежащих мер управления и контроля – которые теперь определены в стандарте.
Идеален ли новый стандарт? Не, он далёк от совершенства. В данный момент по крайней мере по этому вопросу международное сообщество пришло к консенсусу. Но он делает заметные шаги на пути к электронно-цифровому будущему.
Что теперь?
Продолжается работа над уточнением формулировок в попытке обеспечить, чтобы все члены международного сообщества были довольны согласованными на встрече в Пекине изменениями. Кроме того, начинается работа над второй частью документа. Оказалось непросто определить содержание второй части – кто-то вообще считал её ненужной, кто-то хотел, чтобы она стала сборником рекомендаций, а кто-то виде её как «карту», описывающую другие, более детальные стандарты и руководства.
На встрече была достигнута договоренность о начале работ по двум направлениям. В ходе одной работы будут подготовлены рекомендации по проектированию и внедрению систем, а в рамках другой – руководство по анализу процессов управления документами и экспертизе ценности документов. Мы еще не знаем, как будут выглядеть эти документы.
Обе работы должны обеспечить подготовку к апрелю-маю следующего года предварительных проектов для дальнейшего обсуждения / ориентации на очередной встрече членов технического подкомитета, которая пройдёт в Веллингтоне в 2016 году.
Тем временем заслуживает большой благодарности выносливый «экипаж», которые продолжает направлять ход этого процесса: это в первую очередь руководитель проекта Касси Финдлей (Cassie Findlay, Австралия), которая обработала огромное количество замечаний и предложений и включила их в связном виде в проект; терпеливый и потрясающий координатор проекта Ханс Хофман (Hans Hofman, Голландия) и редакционный комитет, в который входят Джоанна Смит (Joanna Smith, Канада, её недавно заменила Шарон Смит (Sharon Smith)), Дон Розен (Don Rosen, США), Райво Руусалепп (Raivo Ruusalepp, Эстония), Сильвия Дессолен-Бауманн (Sylvie Dessolin-Baumann, Франция), Элизабет Клетт (Elizabeth Klett, Швеция) и я. Это по-настоящему международное сотрудничество.
Барбара Рид (Barbara Reed)
Послесловие: 13 сентября 2015 года на форуме специалистов по управлению документами по поводу этой публикации высказался известный американский специалист Ларри Медина (Larry Medina – на фото). Вот что он написал:
Источник: сайт Image and Data Manager (IDM)Как один из рецензентов, представивших многочисленные замечания по поводу отсутствия согласованности и полноты проекта ISO 15489, я вполне доволен тем, что документ пройдёт через ещё один этап редактирования и что его официально утверждение было отложено.
Меня скорее удивляет то, что технический комитет действительно не видел необходимости в таком дополнительном этапе. Несколько специалистов «прочесали» проект расчёской с мелкими зубчиками - кто-то обнаружил те же самые недостатки, а кто-то больше внимание обратил на другие вопросы ... но достаточно сказать, что проект был далек от «готовности к эфиру в пиковое время».
Сомневаюсь, что стандарт когда-либо получит широкое распространение в США, даже если он будет переписан в новой редакции. Если американский орган по стандартизации ANSI не адаптирует и не опубликует его как национальный стандарт, мало кто в бизнес-сообществе увидит пользу в цитировании и внедрении в деловую практику международного стандарта, который непосредственно не улучшает результаты экономической деятельности. И если только Евросоюз или кто-либо ещё не введёт требования, обязывающие соблюдать положения стандарта при ведении деловой деятельности (наподобие того, как это происходит с ISO 9001 и ISO 14001), идея добавления дополнительных требований к процессам едва ли получит поддержку в США.
Как ни странно, в ходе последнего пересмотра требований к управлению государственными документами (раздел 36CFR Свода федеральных нормативных актов), Национальные Архивы США сочли необходимым привести цитаты везде, где какой-либо пункт подраздела B «соответствовал стандарту ISO 15489-1: 2001 «Информация и документация. Управление документами»», не побеспокоившись, однако, дать ссылки на конкретные разделы или что-то в этом роде ... и также странно было, - ну, по крайней мере, одна странность заключалась в том - что норма 36CFR пересматривалась в 2009 году, в то время, как стандарт ISO устарел уже в 2006-м. Я (и ряд моих коллег, работающих сфере управления документами и информацией в федеральных органах) пытался предостеречь Национальные Архивы от добавления этих бессмысленных цитат, особенно в связи с тем, что ни одна из федеральных программ в области управления документами не использует и не стремится соответствовать ISO 15489, - но они все-таки сочли нужным это сделать.
https://idm.net.au/article/0010536-navigating-shoals-iso-standards
Комментариев нет:
Отправить комментарий