Штат Виктория (Австралия): Начато публичное обсуждение стандарта захвата документов в документационные системы

Управление государственных документов австралийского штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV) 27 апреля 2011 года выложило на своём сайте для публичного обсуждения проект стандарта «Захват документов» (Capture). Обсуждение продлится до 10 июня, замечания и предложения можно подавать как через сайт, так и по электронной почте.

Документ в формате Word объёмом 14 страниц доступен по адресу http://www.prov.vic.gov.au/recordkeepingstandards/blog/uploads/CaptureStandardv0-4.doc

Данный стандарт содержит 5 обязательных для государственных органов штата Виктория принципов, относящихся к захвату государственных документов в документационные системы. В их число входит согласованное создание и захват полных и точных документов в защищённые и соответствующие установленным требованиям системы.

В стандарте сформулированы высокоуровневые принципы, относящиеся к функциям и операциям, выполняемым при захвате документов, и к роли процесса захвата в управлении документами. Каждый принцип состоит из формулировки наилучшей практики, за которой следует объяснение того, что принцип имеет в виду и почему он важен.

Описанные в стандарте принципы служат основой для проверяемых требований,  описанных в соответствующих спецификациях. Государственные органы должны выполнять все требования спецификаций, чтобы обеспечить принципам, сформулированным в настоящем стандарте. Руководства, относящиеся к данному стандарту, помогут государственным органам выполнить этих требования.

Настоящий стандарт распространяется на создание и захват всех государственных документов, независимо от формата или вида носителя. Создание и захват аутентичных, надежных, пригодных для использования и целостных документов обеспечит доверие к этим документам. Это поможет государственным органам продемонстрировать хороший стиль управления, и повысит репутацию этих органов благодаря прозрачности и подотчетности государственного управления.

Внедрение данного стандарта позволит добиться следующего:

• Подотчетного и прозрачного государственного управления, поскольку государственные органы будут создавать полные и точные документы, отражающие их действия и решения;
  
  
• Аутентичность документов может быть доказана - благодаря тому, что все документы государственного органа создаются и захватываются с использованием согласованных процессов и соответствующих установленным требованиям систем;
  
  
• Документы являются более надежными, поскольку все документы государственного органа четко и правильно взаимосвязаны с контекстом их создания и использования;
  
  
• Документы всё время остаются пригодными к использованию, поскольку методы и инструменты, необходимые для обеспечения их долговременной сохранности, интегрированы в системы и процессы, управляющие этими документами, а также
  
  
• Целостность документов может быть доказана, так как государственные органы будут в состоянии продемонстрировать, что их документы не подвергались модификации.

В сопровождающий данный стандарт комплект спецификаций и руководств войдут ещё восемь документов (см. рис.), три из которых к настоящему времени уже опубликованы.

Это:

• Спецификация «Требования к оцифровке» (PROS 10/02 S1 Digitisation Requirements, http://www.prov.vic.gov.au/publications/publns/1002s1.pdf )
  
  
• Спецификация «Оцифровка: Требования к графическим образам» (PROS 10/02 S2 Digitisation Image Requirements, http://www.prov.vic.gov.au/publications/publns/1002s2.pdf )
  
  
• Руководство по оцифровке (PROS 10/02 G1 Digitisation, http://www.prov.vic.gov.au/publications/publns/1002s1.pdf )

Одновременно с проектом стандарта для публичного обсуждения выложен проект ещё одной 14-страничной спецификации «Требования к процессу захвата» (Capture). Её текст доступен по адресу http://www.prov.vic.gov.au/recordkeepingstandards/blog/uploads/CaptureSpecificationv0-4.doc

Источник: сайт PROV
http://www.prov.vic.gov.au/recordkeepingstandards/blog/index.php?/archives/73-Capture-Standard-Public-Exposure-Draft.html
http://www.prov.vic.gov.au/recordkeepingstandards/blog/index.php?/archives/72-Capture-Specification-Public-Exposure-Draft.html