вторник, 31 мая 2011 г.

Новый Южный Уэльс (Австралия): Планы развития электронного архива штата

18 мая 2011 года Касси Финдлей (Cassie Findlay – на фото), руководитель осуществляемого Управлением государственных документов (NSW State Records) австралийского штата Новый Южный Уэльс проекта электронного архива, выступила с 40-минутным докладом об истории и перспективах дальнейшего развития этого проекта на заседании регионального отделения Австралийского общества архивистов (Australian Society of Archivists).

Аудиозапись её доклада можно прослушать здесь: http://futureproof.records.nsw.gov.au/the-future-proof-podcast-series/#episode17 , а презентация доклада доступна по адресу http://futureproof.records.nsw.gov.au/wp-content/uploads/2008/12/Digital-State-archives-in-NSW-for-ASA-May-25-201.pdf .

Касси рассказала о стратегии Управления государственных документов штата «Выдержать проверку временем» (Future Proof) и ее целях, в число которых входит обеспечение способности Управления принимать, сохранять и предоставлять доступ к электронным документам в режиме государственного архива. Она описала стратегии, использованные для выбивания финансирования проекта, а также встающие сейчас перед проектом, по мере его продвижения, проблемы и открывающиеся возможности (напомню, что о предыдущем публичном выступлении Кассии Финдлей я писала здесь: http://rusrim.blogspot.com/2011/04/blog-post_08.html ).

Ниже приводятся переведенные слайды из её презентации, которые достаточно полно отражают содержание доклада.

Предложение о создании электронного архива
  • Цель: обеспечить способность Управления государственных документов принимать, сохранять и предоставлять доступ к электронным государственным архивным документам правительства штата Новый Южный Уэльс
  • 2003 год - первое деловое обоснование
  • 2006 год – решение Бюджетного комитет Кабинета министров о необходимости профинансировать создание электронного архива
  • 2007 год - опубликована политика в области обеспечения долговременной сохранности, подготовлено новое деловое обоснование проекта
Деловое обоснование
  • На основе изучения собственных потребностей, а также стратегий, используемых другими австралийскими и зарубежными архивами
  • Подробный анализ вариантов – рассмотрены 4 варианта
  • Рекомендовано применять модель обеспечения долговременной сохранности, аналогичную модели Национальных Архивов Австралии, и использовать их инструменты, такие, как Xena
  • Анализ затрат и отдачи. Экономическая отдача может быть получена вследствие того, что не нужно будет хранить больше бумаги, и государственным органам не нужно будет создавать собственные электронные хранилища
  • Множество косвенных выгод (intangible benefits)!
Получение финансирования: формальные методы
  • В 2003-2010 годах: множество заявок, предложений, протоколов заседаний Кабинета, пресс-релизов, развитие и актуализация предложений по проекту
  • Предлагались различные модели финансирования: продажа земли, грант, возмещение расходов, прямое финансирование Казначейством
  • Корректировка запрашиваемой суммы: капитальные вложения + регулярные расходы на ведение деятельности, только капитальные вложения, поправки на инфляцию
  • Предупреждение Генерального аудитора о том, что мы нарушаем регламентирующее нашу деятельность законодательство
Получение финансирования: неформальные методы
  • Изучение и публичные выступления по поводу рисков для конкретных массивов электронных архивных документов
  • Официальные выступления представителей Управления
  • Подключение к программам «открытого правительства» и «правительства 2.0» 
  • Политическая популярность инициатив по созданию общих служб
  • Письма поддержки от Австралийского генеалогического общества (SAG), от Королевского австралийского исторического общества (RAHS), Совета по историческим вопросам (History Council)
  • Подготовка статей, выступления с докладами
  • Личное убеждение
Проект
  • Трёхгодичный проект; полномасштабная промышленная эксплуатация начиная с четвертого года
  • Объём финансирования 3.62 млн. австралийских долларов, команда из 6 человек
  • Расположение: Центр хранения документации в Западном Сиднее
  • Подход, основанный на нашей политике в области обеспечения долговременной сохранности электронных документов 2007 года
  • Использование лучших и наиболее подходящих из уже имеющихся австралийских и международных инструментов
  • Ограниченные пробные передачи документов в нескольких форматах на хранение,  во взаимодействии с рядом агентств
Проблемы
  • Архивное описание: наша текущая реализация системы серий (серия примерно соответствует нашей позиции в номенклатуре дел – Н.Х.) не слишком хорошо согласуется со многими формами электронного делопроизводства
  • Доступ: для сотрудников / государственных органов / общественности - при поддержании высоких стандартов безопасности
  • Изменение привычного «бумажного» менталитета
  • Поощрение передачи документов на архивное хранение
  • Получение, начиная с 4-го года, регулярного государственного финансирования текущей деятельности
Возможности
  • Австралазийская инициатива в области управления документами (ADRI), электронные архивы следующего поколения
  • Новые разработки в области обеспечения сохранности электронных архивных документов на международном уровне:
    • Новые инструменты, технологии - для процессов обеспечения долговременной сохранности, для планирования действий по обеспечению сохранности, для того, чтобы сделать архивную информацию более востребованной и полезной в онлайн-среде
    • Чего не следует делать - см., например, опыт американской программы ERA
  • Закон 2009 года о публичном доступе к государственной информации
  • Партнерства, например, с Государственной библиотекой штата
  • Участие в движении за открытые данные – соответствующий проект Управления государственных документов (см. http://data.records.nsw.gov.au ) - огромные возможности для обнаружения и повторного использования контекстуальной информации, указаний по срокам хранения и правила доступа; а также для  доставки электронных архивных документов
Источник: сайт Управления государственных документов австралийского штата Новый Южный Уэльс
http://futureproof.records.nsw.gov.au/the-future-proof-podcast-series/#episode17
http://futureproof.records.nsw.gov.au/wp-content/uploads/2008/12/Digital-State-archives-in-NSW-for-ASA-May-25-201.pdf

Комментариев нет:

Отправка комментария