Аудиозапись её доклада можно прослушать здесь: http://futureproof.records.nsw.gov.au/the-future-proof-podcast-series/#episode17 , а презентация доклада доступна по адресу http://futureproof.records.nsw.gov.au/wp-content/uploads/2008/12/Digital-State-archives-in-NSW-for-ASA-May-25-201.pdf .
Касси рассказала о стратегии Управления государственных документов штата «Выдержать проверку временем» (Future Proof) и ее целях, в число которых входит обеспечение способности Управления принимать, сохранять и предоставлять доступ к электронным документам в режиме государственного архива. Она описала стратегии, использованные для выбивания финансирования проекта, а также встающие сейчас перед проектом, по мере его продвижения, проблемы и открывающиеся возможности (напомню, что о предыдущем публичном выступлении Кассии Финдлей я писала здесь: http://rusrim.blogspot.com/2011/04/blog-post_08.html ).
Ниже приводятся переведенные слайды из её презентации, которые достаточно полно отражают содержание доклада.
Предложение о создании электронного архива
- Цель: обеспечить способность Управления государственных документов принимать, сохранять и предоставлять доступ к электронным государственным архивным документам правительства штата Новый Южный Уэльс
- 2003 год - первое деловое обоснование
- 2006 год – решение Бюджетного комитет Кабинета министров о необходимости профинансировать создание электронного архива
- 2007 год - опубликована политика в области обеспечения долговременной сохранности, подготовлено новое деловое обоснование проекта
Деловое обоснование
- На основе изучения собственных потребностей, а также стратегий, используемых другими австралийскими и зарубежными архивами
- Подробный анализ вариантов – рассмотрены 4 варианта
- Рекомендовано применять модель обеспечения долговременной сохранности, аналогичную модели Национальных Архивов Австралии, и использовать их инструменты, такие, как Xena
- Анализ затрат и отдачи. Экономическая отдача может быть получена вследствие того, что не нужно будет хранить больше бумаги, и государственным органам не нужно будет создавать собственные электронные хранилища
- Множество косвенных выгод (intangible benefits)!
Получение финансирования: формальные методы
- В 2003-2010 годах: множество заявок, предложений, протоколов заседаний Кабинета, пресс-релизов, развитие и актуализация предложений по проекту
- Предлагались различные модели финансирования: продажа земли, грант, возмещение расходов, прямое финансирование Казначейством
- Корректировка запрашиваемой суммы: капитальные вложения + регулярные расходы на ведение деятельности, только капитальные вложения, поправки на инфляцию
- Предупреждение Генерального аудитора о том, что мы нарушаем регламентирующее нашу деятельность законодательство
Получение финансирования: неформальные методы
- Изучение и публичные выступления по поводу рисков для конкретных массивов электронных архивных документов
- Официальные выступления представителей Управления
- Подключение к программам «открытого правительства» и «правительства 2.0»
- Политическая популярность инициатив по созданию общих служб
- Письма поддержки от Австралийского генеалогического общества (SAG), от Королевского австралийского исторического общества (RAHS), Совета по историческим вопросам (History Council)
- Подготовка статей, выступления с докладами
- Личное убеждение
Проект
- Трёхгодичный проект; полномасштабная промышленная эксплуатация начиная с четвертого года
- Объём финансирования 3.62 млн. австралийских долларов, команда из 6 человек
- Расположение: Центр хранения документации в Западном Сиднее
- Подход, основанный на нашей политике в области обеспечения долговременной сохранности электронных документов 2007 года
- Использование лучших и наиболее подходящих из уже имеющихся австралийских и международных инструментов
- Ограниченные пробные передачи документов в нескольких форматах на хранение, во взаимодействии с рядом агентств
Проблемы
- Архивное описание: наша текущая реализация системы серий (серия примерно соответствует нашей позиции в номенклатуре дел – Н.Х.) не слишком хорошо согласуется со многими формами электронного делопроизводства
- Доступ: для сотрудников / государственных органов / общественности - при поддержании высоких стандартов безопасности
- Изменение привычного «бумажного» менталитета
- Поощрение передачи документов на архивное хранение
- Получение, начиная с 4-го года, регулярного государственного финансирования текущей деятельности
Возможности
- Австралазийская инициатива в области управления документами (ADRI), электронные архивы следующего поколения
- Новые разработки в области обеспечения сохранности электронных архивных документов на международном уровне:
- Новые инструменты, технологии - для процессов обеспечения долговременной сохранности, для планирования действий по обеспечению сохранности, для того, чтобы сделать архивную информацию более востребованной и полезной в онлайн-среде
- Чего не следует делать - см., например, опыт американской программы ERA
- Закон 2009 года о публичном доступе к государственной информации
- Партнерства, например, с Государственной библиотекой штата
- Участие в движении за открытые данные – соответствующий проект Управления государственных документов (см. http://data.records.nsw.gov.au ) - огромные возможности для обнаружения и повторного использования контекстуальной информации, указаний по срокам хранения и правила доступа; а также для доставки электронных архивных документов
Источник: сайт Управления государственных документов австралийского штата Новый Южный Уэльс
http://futureproof.records.nsw.gov.au/the-future-proof-podcast-series/#episode17
http://futureproof.records.nsw.gov.au/wp-content/uploads/2008/12/Digital-State-archives-in-NSW-for-ASA-May-25-201.pdf
http://futureproof.records.nsw.gov.au/the-future-proof-podcast-series/#episode17
http://futureproof.records.nsw.gov.au/wp-content/uploads/2008/12/Digital-State-archives-in-NSW-for-ASA-May-25-201.pdf
Комментариев нет:
Отправить комментарий