Доклад М.В.Ларина на семинаре в Ижевске

Как сообщается на сайте ВНИИДАД, 27 апреля 2011 г. директор ВНИИДАД М.В.Ларин принял участие в работе практического семинара для архивных учреждений Приволжского федерального округа «Вопросы внедрения автоматизированных архивных технологий» (г.Ижевск) и выступил с докладом «Методологические аспекты управления электронными документами».

Презентация доклада (153 слайда) доступна по адресу http://www.vniidad.ru/Downloads/news/izhevsk.ppt .

Очень рекомендую коллегам посмотреть эту содержательную презентацию – помимо слайдов к основному докладу, в ней также содержатся материалы, рассказывающие о пока ещё недостаточно известном среди наших специалистов ГОСТ Р ИСО 154891-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.  Управление документами. Общие требования» и других современных стандартах ИСО в области управления документами, адаптированных в качестве российских стандартов. Ещё одна группа слайдов рассказывает о европейском стандарте типовых требований к управлению документами MoReq, а также о польском опыте создания электронного архива. 

Приятно видеть, что ведущий отраслевой НИИ повернулся лицом к проблеме управления электронными документами. Больше всего меня порадовала высказанная в докладе позиция ВНИИДАД по отношению к архивному хранению документов, подписанных ЭЦП:

Слайд 41.

В представленных проектах методических рекомендаций не до конца  решен вопрос об электронно-цифровой подписи. Очевидно, что поступление в госархивы документов с электронно-цифровой подписью значительно осложняет деятельность архивов. Необходимо предусмотреть возможность снятия электронно-цифровой подписи с документов при их передаче на постоянное (долговременное) хранение. Как это делается, например, в ФРГ.

В то же время по некоторым вопросам ВНИИДАД остается в роли догоняющего, поскольку практика тоже не стоит на месте, и даже то, что было правильно вчера, сегодняшним реалиям уже может не соответствовать. Я бы отметила следующие спорные моменты:

• Не думаю, что для ведущего НИИ отрасли может служить предметом гордости не соответствующая реальной практике и поэтому прямо вредная формулировка из Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти «Электронные документы создаются, обрабатываются  и  хранятся  в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти» (слайд 13). На самом деле электронные документы прекрасно существуют вне СЭД – как сами по себе, так и в различного рода деловых информационных системах.
  
  
• Ещё один перл из того же документа, к которому, как мне кажется, не стоило бы привлекать внимания: «Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства» (слайд 15). На практике такая позиция означает попытку законсервировать отжившие методы работы даже после внедрения ИКТ. Впрочем, ни одно из передовых ведомств это положение не соблюдает, и соблюдать не собирается.
  
  
• Уже отстала от потребностей жизни формулировка, приведенная на слайде 32: «По-прежнему не решен вопрос о том, что же такое электронный документ. Представляется, что в современных условиях речь может идти лишь о замене традиционных бумажных документов их электронными аналогами. Именно такие документы должны включаться в делопроизводственные номенклатуры дел и документов и затем передаваться в архивы.» Поздно пытаться прятать голову в песок, когда, например, законодательно ряду баз данных установлен постоянный срок хранения; и когда Центральный государственный электронный архив соседней Украины уже принимает на архивное хранение веб-сайты. С каждым днем появляется всё больше электронных документов, которым в бумажном мире нет аналогов, и все чаще это документы постоянного и длительного срока хранения.
  
  Далее на слайде 40 говорится: «Только после серьезного научного осмысления можно будет давать рекомендации по архивному хранению этих современных источников информации.» У ВНИИДАД, на мой взгляд, на такое осмысление было несколько лет, и дальше нужно или выдавать продукцию в виде рекомендаций для отрасли (тем более, что уже накоплен немалый как отечественный, так и зарубежный опыт, на который можно опереться), - или расписаться в собственном бессилии.

Огорчило и то, что коллеги из ВНИИДАД, похоже, продолжают переоценивать значение выпускаемых ими нормативных документов. Так, слайды 10-12 посвящены Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, и на слайде 12 читаем: «Указанные правила определяют электронный документ как равнозначный документу на бумажном носителе, если при документировании соблюдается  установленный порядок его оформления. Таким образом, впервые в истории российского документоведения и архивного дела электронному документу придан официальный правовой статус.» А как же целый ряд принятых до этого законов, регламентировавших использование ЭЦП, определивших термин «электронный документ», признавших электронными документами постоянного срока хранения ряд государственных реестров и регистров и т.д.?

Думаю, что сейчас, когда в законодательстве страны происходят масштабные революционные преобразования, именно оно, вместе с выпускаемыми ведомствами подзаконными актами, определяет ход преобразований в сфере управления документами. Росархив и ВНИИДАД исторически оказались на обочине этого процесса, и им предстоит очень напряжённо поработать, прежде чем им удастся вернуть своё былое влияние

Источник: сайт ВНИИДАД
http://www.vniidad.ru/index.php?option=com_content&view=article&id=1397:-l-r-26-2011-&catid=96:sample-news&Itemid=453