Двигаясь по дороге смешанного документооборота

Предлагаю вниманию читателей понравившийся мне фрагмент статьи Айана Ли (Ian Lee – на фото), опубликованной на блоге компании Iron Mountain 26 мая 2011 года (см. http://blog.ironmountain.com/2011/document-management/driving-down-the-hybrid-highway/ ) под названием «Driving down the hybrid highway». Напомню, что Iron Mountain – крупнейший в мире поставщик услуг внеофисного хранения и обработки бумажных и электронных документов и информации. Айан Ли – руководитель отдела маркетинга и управления продуктами компании в области решений для управления документами и информацией (Document Management Solutions). Обратите внимание, что автор статьи представляет США - одну из наиболее передовых стран в плане перехода на электронный документооборот.

Где на этой дороге прячутся «лежачие полицейские»?

По-прежнему подавляющее большинство Ваших транзакций с клиентами и другими коммерческими организациями все еще выполняется и документируется с использованием бумажных документов. Говорят, что итоги недавнего опроса, проведенного ассоциацией AIIM, показали, что 62% важных документов по-прежнему архивируется в бумажной форме. Даже когда документы отправляются на сканирование с целью их архивации в электронном виде, 25% из них предварительно ксерокопируется - просто «на всякий случай». Отсюда возникает проблема, заключающаяся в том, что теперь у Вас имеются бумажные документы, которые должны сосуществовать с электронными документами в гибридной (смешанной) информационной среде.

Как отмечает фирма PricewaterhouseCoopers, при растущих объемах бумажной документации, из всего объёма бумажных документов, ежедневно обрабатываемых в среднем офисе, 90% просто пролистывается – вместо выполнения над ними каких-то содержательных действий (звучит знакомо, не правда ли?). Не только этот, но и ещё один опрос показали, что 90% руководителей и ведущих специалистов финансовых и бухгалтерских служб признались в том, что они в своей работе полагаются на бумажные документы; причём 66% из них – в очень сильной степени полагаются на них. Только 2% респондентов сообщило, что они почти никогда не используют бумажные документы, а оставшиеся 8 процентов - что они пользуются бумажными документами от случая к случаю. Так что давно обещанный «электронный офис» по-прежнему видится как отдаленная перспектива.

Более того, эти документы, являющиеся жизненно важными для продолжения бесперебойной деятельности Вашей компании, часто хранятся в разных местах, поэтому подразделения, занимающиеся обслуживанием клиентов, финансовыми и юридическими вопросами, испытывают трудности с получением защищённого и своевременного доступа к точным данным.

Сам объем этих документов, рост которого отчасти обусловлен законодательно-нормативными требованиями, которые нужно соблюдать, представляет собой всё более сложную проблему для организаций, стремящихся обеспечить экономически эффективное хранение, защищённый доступ и эффективное управление рисками.

Эти сценарии не сулят ничего хорошего в плане управления Вашими важнейшими документами, как и не обещают помочь Вам в получении стратегического преимущества перед конкурентами.

Айан Ли (Ian Lee)

Источник: блог компании Iron Mountain
http://blog.ironmountain.com/2011/document-management/driving-down-the-hybrid-highway/