В 2010 году была введена система VAPA (vastaanotto- ja palvelujärjestelmä), обеспечивающая прием и хранение электронных документов. В пилотном проекте участвуют четыре организации.
Благодаря системе VAPA, национальная архивная служба сможет принимать на хранение электронные документы, создаваемые органами государственного управления и подлежащие постоянному хранению. Для доступа к своим документам, сохраненным в системе VAPA, организации могут использовать собственные системы управления документами. Вполне вероятно, что после 2015 года система VAPA также станет доступна для использования другими организациями. Внедрение системы выполняет компания Tieto Corporation, а фирма «ИТ-центр для науки» (IT Center for Science Ltd, CSC) отвечает за оказание системой услуг пользователям.
Миссия системы VAPA - обеспечение долговременной сохранности принятых на хранение документов, с упором на надежность и безопасность. Это уникальная служба среди государственных органов власти Финляндии. В проекте участвуют шесть сторон, и он выполняется в соответствии с согласованными планами и графиками.
Целью пилотного проекта VAPA было освоить к концу 2010 года создание во включенных в пилотный проект системах сдаточных пакетов. Эта цель была достигнута. Кроме того, по ходу пилотного проекта Национальная архивная служба уточнила инструкции, регламентирующие процесс передачи документов, с тем, чтобы заложить твёрдую основу для внедрения службы VAPA в организациях.
Для хранения документов в электронном виде требуется разрешение
Передаваемые в систему VAPA документы должны отвечать требованиям разработанных Национальной архивной службой стандартов SÄHKE. Стандарты регламентируют обработку, хранение и обеспечение долговременной сохранности государственных электронных документов.
Государственные органы, если они хотят хранить документы только в электронном виде, должны обращаться в Национальную архивную службу за получением соответствующего разрешения. На веб-сайте Национальной архивной службы выложена информация об обновленном порядке выдачи разрешений на хранение документов в электронном виде. После получения такого разрешения, государственный орган и Национальная архивная служба начинают готовить соглашение о передаче документов на архивное хранение.
Ввод в эксплуатацию намечен на весну 2011 года
Служба VAPA станет доступной для клиентов ранней весной 2011 года. В первые два года число клиентов будет ограниченным, поскольку фактическая готовность государственных органов к использованию службы VAPA в настоящее время низкая. Для повышения уровня готовности, например, требуется, чтобы в информационных системах появились функциональные возможности, поддерживающие передачу документов. Поставлена задача к 2015 году существенно увеличить число государственных органов, пользующихся службой VAPA.
Источник: Ежегодный отчет Национальной архивной службы Финляндии за 2010 год
http://www.arkisto.fi/uploads/Palvelut/Julkaisut/ARK_VSK_10_en.pdf
Н-дааа, довольно странный "электронный документ", который рассматривает оператор. Может, все-таки, цифровой?.. :))))
ОтветитьУдалить