Чем MoReq2010 отличается от всех предшествующих требований к системам управления электронными документами – часть III

(Окончание статьи Джеймса Лепена (James Lappin) о спецификациях MoReq2010. Предыдущую часть см. здесь: http://rusrim.blogspot.com/2011/05/moreq2010-ii.html )

Новые устремления MoReq2010

Вместо этих отброшенных идей, MoReq2010 привносит три [так у автора, а если пересчитать пункты, то четыре - Н.Х.] новые:

• идея о том, что система управления электронными документами будет располагаться «за спиной» существующих программных приложений, используемых для создания и захвата документов в организации.  Системы вполне может быть MoReq2010-соответствующей, даже если она не имеет какого-либо пользовательского интерфейса. В ядре MoReq2010 лишь содержится требование о том, что если система не имеет пользовательского интерфейса, то у неё должен быть API-интерфейс прикладного программирования, позволяющий интегрировать эту систему с теми имеющимися в организации системами, с которыми пользователи взаимодействуют для создания документов.
  
  Стоит отметить, что интеграция системы управления электронными документами «за спиной» существующих хранилищ контента ставит совсем другие проблемы по сравнению с теми, которые связаны с внедрением изолированных EDRMS, с которыми конечные пользователи непосредственно взаимодействуют с целью сохранения своих документов. Вполне вероятно, что ваши различные хранилища контента были закуплены у различных поставщиков, были написаны на различных языках программирования, и имеют API-интерфейсы разного качества. Всякая интеграция с каждым из хранилищ контента представляет собой самостоятельный проект. Помимо технических проблем, есть и проблемы семантические – в каждом из таких хранилищ контента может использоваться свой собственный способ организации и описания контента.
  
  
• идея о том, что MoReq-соответствующие системы могут управлять документами, находящимися в других системах. Система может быть MoReq2010-соответствующей, даже если у неё отсутствуют средства хранения документов, при условии, что она способна классифицировать, устанавливать правила доступа и сроки хранения документов, находящихся в других системах; и при условии, что она способна обеспечить защиту этих документов от удаления или изменения, а также ведение (и экспорт) контрольной информации (журнала аудита) событий, происходящих с этими документами.
  
  
• идея о том, что, когда организация меняет свою систему управления документами, то новая система будет способна понимать все, что происходило с этими документами в старой системе. Документные системы захватывают документы и устанавливают для них сроки хранения. Йон Гард подчеркивает, что длительность многих сроков хранения больше, чем срок службы большинства документных систем.
  
  Йон хочет, чтобы MoReq2010-соответствующая система была способна экспортировать документ и связанные с ними метаданные в любой момент в течение срока хранения, так, чтобы принимающая система могла понять, какой срок хранения был для документа установлен, когда начался его отсчет, и сколько ещё времени осталось до его истечения. Новая документная система может тогда отследить оставшуюся часть срока хранения.
  
  MoReq2010, по сравнению с предыдущими спецификациями, предъявляет значительно более жёсткие требования к тому, как система сохраняет свои журналы аудита. Система должна быть способна экспортировать журнал событий для каждого её объекта. В составе истории событий должно документироваться всё, что происходило с соответствующим объектом с момента его создания или захвата в систему. Для того, чтобы другая система понимала эту историю событий, MoReq2010 настаивает на использовании глобально-уникальных идентификаторов. MoReq-совместимая система должна назначать уникальные идентификационные номера каждому типу объектов (документы, агрегации, сроки хранения и т.д.); каждому реальному объекту; каждому типу событий в системе (например, такому – «название документа изменено»); и каждому реальному событию.
  
  
• идея о том, что поставщики деловых систем будут включать в свои продукты функциональные возможности для управления документами. Сокращая базовые требования до минимума, DLM-форум надеется, что поставщики деловых систем увидят возможность сертифицировать свои продукты на соответствие MoReq2010 [мне кажется, DLM-форум очень надеется хорошо заработать на сертификации таких систем, которых намного больше, чем специализированных систем для управления документами – Н.Х.]. Есть надежда / мечта о том, что поставщики финансовых и кадровых систем, систем управления объектами и системы управления взаимоотношениями с клиентами добавят MoReq2010-функциональность в свои приложения. Стоит отметить, что производители такого рода приложений не будут думать о соответствии MoReq2010 до тех пор, пока  организации-покупатели не начнут предпочитать MoReq2010-соответствующие приложения. Проблема здесь в том, что мнение специалистов по управлению документами зачастую не принимается во внимание при такого рода закупках.

Вероятное воздействие MoReq2010

MoReq2010 окажет на специалистов по управлению документами интересное влияние. По стандартам, которые мы использовали в первом десятилетии 21-го века (PRO/TNA 2002, DoD 5015.2, MoReq2) были сертифицированы системы похожего типа, реализованные очень похожим образом. Не то, чтобы «если видел одну EDRMS-систему, то видел их все» - но почти.

MoReq2010 приведет к появлении множества различных [MoReq2010-соответствующих – Н.Х.] приложений, для которых понадобятся различные методологии внедрения. Это проблема, которая встанет перед расширенным сообществом специалистов в области управления документами, а не перед разработчиками MoReq2010. MoReq2010 может лишь поощрить поставщиков создавать программные приложения, управляющие документами, создаваемыми и/или находящимися в различных хранилищах контента (и обеспечить сертификацию, позволяющую убедиться, что они действительно имеют такую возможность).

Окажется MoReq2010 успешным или нет, в конечном итоге будет зависеть от того, сможем ли мы, специалисты по управлению документами, предложить эффективные методы внедрения для приложений, которые будут по нему сертифицироваться.

Джеймс Лепен (James Lappin)

Мой комментарий: Для меня совершенно очевидно, что Джеймс сам текст проекта MoReq2010 как следует не прочитал – иначе бы у него не было такого розового впечатления о нём. Он много говорит об интересных высокоуровневых идеях, и ни слова - о том, как эти идеи на самом деле предлагается реализовать… Но, думаю, знакомство с его точкой зрения помогает составить себе сбалансированное представление о MoReq2010, поскольку Джеймс достаточно подробно рассказал о тех новаторских идеях, которые можно в нём найти.

Источник: блог Thinking Records
http://thinkingrecords.co.uk/2011/05/06/how-moreq-2010-differs-from-previous-electronic-records-management-erm-system-specifications/