Хранение первичных документов налогового учета: Как четыре года могут превратиться в тридцать четыре

Многие у нас в курсе того, что первичные бухгалтерские документы нужно хранить не менее пяти, а налоговые документы – не менее четырех лет. Гораздо менее известно, что сроки хранения отсчитываются не от момента создания документов, а от того момента, когда они окончательно завершили выполнение своей роли в текущем бухгалтерском и налоговом учете.

Минфину был задан вопрос о том (см. письмо Минфина от 26.04.2011 № 03-03-06/1/270), сколько же нужно хранить первичные бухгалтерские документы, подтверждающие первоначальную стоимость амортизируемых основных средств – ведь сроки амортизации некоторых из них могут превышать 30 лет.

Вот что ответило министерство:

Письмо Минфина от 26.04.2011 № 03-03-06/1/270

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу о сроках хранения первичных документов, на основании которых определяется первоначальная стоимость амортизируемого имущества, в целях налогообложения прибыли и сообщает следующее.

Частью первой Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) предусмотрен общий срок хранения документов, в том числе подтверждающих расходы для целей налогообложения прибыли.

Согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

Специальный срок хранения документов, подтверждающих расходы для целей налогообложения, установлен гл. 25 НК РФ.

Так, в соответствии с п. 4 ст. 283 НК РФ при переносе убытков на будущее налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода.

Для хранения первичных документов, подтверждающих осуществление расходов в виде амортизационных начислений, установлен общий срок (4 года), исчисление которого осуществляется в специальном порядке.

С учетом требований ст. 252 НК РФ срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (учет расходов на приобретение такого имущества).

Одновременно сообщаем, что в соответствии со ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" установлено, что документы об определении амортизации основных средств хранятся постоянно.

Мой комментарий: Меня порадовал четкий и ясный ответ Минфина. Четыре года – это на самом деле условный срок хранения, отсчитываемый от того момента, когда завершается последняя операция, подтверждаемая соответствующими документами (одни и те же документы, - как и в данном случае, - могут использоваться в нескольких операциях, и срок хранения нужно отсчитывать не от первой, а от последней из них).

Одновременно у меня появился очередной вопрос к Росархиву по поводу его Перечня. С какой стати этим документам в Перечне был установлен постоянный срок хранения? Какую такую непреходящую историческую ценность они имеют?

Источник: Субсчет.ру: теория и практика бухгалтерского учета и налогообложения
http://subschet.ru/subschet.nsf/docs/1D41908FEBA1A651C325788B000A68F7.html