вторник, 10 мая 2011 г.

Чем MoReq2010 отличается от всех предшествующих требований к системам управления электронными документами – часть I

6 мая 2011 года Джеймс Лепен (James Lappin), - известный британский консультант и педагог в области управления документами, аккредитованный при Еврокомиссии, который участвовал в организации ряда крупных конференций в Великобритании, и в своё время поработал и в Национальных Архивах, и в роли ведущего исследователя в одном из крупных проектов университета Нортумбрии, - опубликовал на своём блоге «Thinking Records» (Думая о документах) большую статью, посвященную спецификациям MoReq2010, которая, как мне кажется, позволяет с новой точки зрения взглянуть на этот проект.

5 апреля этого года на конференции Британского общества специалистов по управлению документами и информацией (UK Information and Records Management Society, IRMS)  я участвовал в панельной дискуссии. Каждого из нас попросили высказать своё мнение о будущем технологий. Мы говорили об облаках, а также о конце доминирования «документа» как формата. Один из слушателей вернул нас на землю, заметив «Что рассуждать о будущем, если мы не знаем, как управлять документами во всех многочисленных различных системах, которые сейчас имеются в наших организациях».

Эд Фаулер (Ed Fowler, http://www.linkedin.com/in/edfowler ) из компании Cap Gemini сказал, что организациям придётся привыкнуть к тому, что их документы будут создаваться и храниться в многочисленных различных хранилищах контента, и что лишь немногие из этих хранилищ будут иметь функциональные возможности для управления документами. По мнению Эдда, специалистам по управлению документами следует расстаться с надеждой на то, они смогут специфицировать и внедрить единую корпоративную систему управления электронными документами и информацией  (EDRMS), в которой все их коллеги будут сохранять документы. Он знает только одну британскую организации, которая бы объявила за последнее время тендер на закупку такой EDRMS-системы.

Эд объявил о смерти традиционных EDRMS. Я бы здесь добавил оговорку - информационные системы не умирают, они лишь теряют импульс для дальнейшего развития. EDRMS-системы потеряли такой импульс, однако большинство из тех организаций, которые успешно их внедрили в общекорпоративном масштабе,  почувствовали отдачу, и будут продолжать поддерживать и развивать свои системы.

Утрату EDRM-системами импульса к развитию лучше всего иллюстрирует история MoReq - спецификаций Европейского союза для систем управления электронными документами (ERM). В начале лета 2008 года были опубликованы спецификации MoReq2,  - только для того, чтобы быть застигнутыми врасплох и «потопленными» двумя торнадо: глобальным экономическим спадом и подъёмом SharePoint компании Майкрософт (который отнял у поставщиков EDRMS-систем рынок средств для совместной работы). К концу следующего, 2009 года, только один поставщик программного обеспечения представил свою систему на сертификацию на соответствие спецификациям, и DLM-форумом, который управляет проектом MoReq, было принято решение заказать радикальную переработку спецификаций MoReq [Это утверждение не соответствует действительности, в чем читатели легко могут убедиться, подняв имеющиеся на этом блоге материалы за тот период. Речь шла о реструктуризации и упрощении спецификаций MoReq2, главным образом, за счёт перевода части требований из обязательного ядра в опциональные модули расширения, но никак не о кардинальной переработке – Н.Х.]. Переписанные спецификации, названные MoReq2010, будут официально представлены на очередной встрече членов DLM-форума в Будапеште, которая состоится на следующей неделе.

А накануне (4 апреля) на конференции IRMS прошли дебаты между Йоном Гардом (Jon Garde, автор нового MoReq2010, http://www.linkedin.com/pub/jon-garde/20/4a5/662 ), и Марком Фреско (Marc Fresko, автор предшествующих спецификаций MoReq2, http://www.linkedin.com/in/marcfresko ).

Йон Гард представил MoReq2010, заявив при этом, что нам необходимо иное представление о ERM-системах. Предыдущие спецификации рассматривали ERM-системы как изолированные хранилища контента, существовавшие параллельно с рядом других хранилищ контента в организации. MoReq2010 рассматривает ERM (управление электронными документами) как функциональную возможность, которая может быть встроена в каждое отдельное программное приложение, используемое организацией, или же которая может располагаться «за спиной» этих приложений и управлять создаваемыми в них документами.

Марк Фреско критически отозвался о MoReq2010. По его мнению, этот проект привнес слишком много новых понятий, и слишком быстро, а сроки публикации спецификаций оставили слишком мало времени для их обсуждения.

Тот факт, что точки зрения Джона и Марка столь резко расходятся, показывает, насколько MoReq2010 отличается от предыдущих версий спецификаций MoReq.

Предыдущие версии MoReq ставили своей целью специфицировать системы, способные удовлетворить все потребности по управлению документами любой организации, из любой сферы деятельности [IMHO полемический перехлест:  Спецификации MoReq были нацелены на решение типовых задач управления документами – Н.Х.]. Они создали породу информационных систем, названную EDRMS [На самом деле всё произошло строго наоборот. Появление EDRMS-систем дало импульс к разработке спецификаций для них – Н.Х.]. Идея заключалась в том, что в EDRM-системе будут работать все пользователи, и в ней будет заложена система иерархической классификации (называемая системой классификации деловой деятельности или классификационной схемой), охватывающая всю деятельность организации. Пользователи будут захватывать и сохранять в EDRMS те материалы и сообщения электронной почты, которые нужны в качестве документов, помещая их в дела (папки), размещенные в структуре классификационной схемы.

Традиционные EDRMS не могут сами по себе решить проблему существования многочисленных хранилищ. Некоторые функции (виды работ) для организации являются более важными, чем другие. Для выполнения наиболее важных функций, как правило, существуют деловые программные приложения, специально для этого закупленные или разработанные. Поскольку EDRMS стремится охватить всё многообразие деятельности организации, её, по определению, невозможно как следует адаптировать ни для одного вида работ. Это означает, что даже те организации, у которых имеется общекорпоративная EDRM-система, будут по-прежнему сталкиваться с проблемами управления документами в нескольких хранилищах. С приходом SharePoint эта проблема стала еще злее: если организация тратит массу времени и усилий на внедрение SharePoint для поддержки коллективной работы, то у неё, скорее всего, не будет ресурсов для внедрения в связке с ним корпоративной EDRMS, - как бы она ни признавала проблемы, связанные с разрастанием SharePoint, и слабые стороны собственных средств SharePoint для управления документами [При этом интересно, однако, отметить, что сам Sharepoint  был сертифицирован на соответствие американскому стандарту требований к системам управления электронными документами DoD 5015.2 – Н.Х.].

MoReq2010 был написан так, чтобы поощрить появление различных моделей систем управления документами. Это делается за счет использования модульной структуры. Все MoReq2010-соответствующие системы должны соответствовать базовому набору (ядру) требований. Помимо этого, существуют различные дополнительные модули, и поставщики могут выбрать, будут ли они сертифицировать свою продукцию на соответствие этим требованиям, или нет. Некоторые поставщики программного обеспечения вполне могут принять решение о сертификации систем, разработанных в традиционном EDRM-стиле. Но они также могут представить на тестирование системы, построенные на основе совершенно иной модели, например:
  • Системы, с которыми конечные пользователи непосредственно не взаимодействуют, и которые вместо этого захватывают и сохраняют документы, созданные пользователями в других системах;

  • Системы, которые не хранят документы, а вместо этого управляют и защищают документы, находящиеся в других системах;

  • Деловые системы или отдельных специализированные приложения, которые не предназначены для использования в качестве «общей» системы управления документами, но которые способны управлять теми документами, которые они захватывают;

  • Системы, способные выполнять две или более из этих ролей - например, система, которая может быть развернута как традиционная EDRM-система, и с которой некоторые конечные пользователи будут взаимодействовать непосредственно, но которые также способна управлять документами, хранящимися в других хранилищах контента.
Автор: на
Ярлыки: , , , , ,

Комментариев нет:

Отправить комментарий

Подписаться на: Комментарии к сообщению (Atom)