среда, 2 октября 2019 г.

Обзор конференции Общества американских архивистов 2019 года: Совместное заседание секций по комплектованию/экспертизе ценности и по электронным документам


Данная заметка электронного архивиста из архивов Университета Нотр-дам Скотта Кирики (Scott Kirycki – на фото) была опубликована 5 сентября 2019 года на блоге секции по вопросам управления документами Общества американских архивистов.

Мой комментарий: Конференция «Архивы и документы 2019» (Archives * Records 2019), совместно организованная Советом руководителей архивных служб штатов и территорий США (Council of State Archivists, CoSA) и Обществом американских архивистов (Society of American Archivists, SAA) под девизом «Трансформационно!» (Transformative!) была проведена в период с 31 июля по 6 августа 2019 в г. Остине (Austin), штат Техас, США. Сайт конференции: https://www2.archivists.org/am2019 ; программа конференции доступна по адресу https://archives2019.sched.com/ .

Моменты конференции Archives * Records 2019 (Фото: сайт SAA)

3 августа 2019 года члены секции Общества американских архивистов (Society of American Archivists, SAA) по вопросам комплектования и экспертизы ценности (Acquisitions and Appraisal Section) совместно с членами секции SAA по электронным документам (Electronic Records Section) провели ежегодную встречу. На заседании, где в зале оставались только стоячие места, в ряде докладов и тематических сессий была рассмотрена тема экспертизы ценности электронных материалов.

Официальная часть

После приветствий, вступительных замечаний и обозначающих темы дискуссии ремарок, координатор по работе с рукописями в Университете Канзаса Марселла Хаггард (Marcella Huggard) и руководитель проекта и координатор сообщества в Институте Educopia Джесс Фаррелл (Jess Farrell) провели официальную часть заседания и сообщили о результатах выборов, а также о деятельности секций за последний год.

В секции по вопросам комплектования и экспертизы ценности был недавно сформирован подкомитет по связям с общественностью, который работает над способами расширения этого направления деятельности.

Подкомитет по передовой практике документирует политики развития коллекций, и результаты этой работы будут доступны на микросайте этой секции вместе с популярной библиографией ресурсов по экспертизе ценности на сайте Zotero (см.  https://www2.archivists.org/groups/acquisitions-appraisal-section/bibliography ).

Координационный комитет ищет в свой состав молодого специалиста. Секция электронных документов также ищет молодого специалиста для работы в проекте развития ресурса сообщества и для проведения опроса, посвященного ресурсам для обеспечения долговременной сохранности электронных материалов.

В блоге секции электронных документов (bloggERS! , https://saaers.wordpress.com/ ) в течение прошлого года было опубликовано двадцать семь новых постов, а микросайт секции был обновлён.

Доклады

С первым докладом в рамках встречи выступил Кристиан Келлехер (Christian Kelleher), руководитель отдела специальных коллекций в библиотеке Университета Хьюстона. Доклад назывался «Аргументация в пользу экспертизы ценности» (Advocating for Appraisal). Келлехер призвал специалистов, проводящих экспертизу ценности, подумать не только о том, какие аргументы являются наиболее убедительными, но и о том, как лучше всего вовлечь целевую аудиторию. Он предложил рассказывать создателям документов не просто «что» должны включать политики комплектования коллекций, но и «почему». Келлехер также поднял вопрос о влиянии экспертизы ценности на объёмы сохраняемых материалов и на последующее воздействия такого хранения на окружающую среду.

Следующая сессия представляла собой молниеносный обмен мнениями об инструментах экспертизы ценности изначально-электронных материалов:
  • Электронный архивист Университета Эмори Дороти Во (Dorothy Waugh) описала опыт использования модуля для экспертизы ценности в пакете программ ePADD для поддержки архивных процессов в отношении архивов электронной почты. ePADD предназначен для использования фондообразователями самостоятельно или же совместно с архивистами. Во обнаружила, что менее технически подкованным фондообразователям было сложно использовать модуль экспертизы ценности самостоятельно, однако он всё же был полезен для проведения более сфокусированного диалога между фондообразователями и архивистами о чувствительном контенте, который может содержаться в электронных письмах. Архивисты благодаря этому могут отмаркировать такой чувствительный контент перед передачей его в модуль обработки ePADD.

  • Заместитель руководителя архивной службы университета Северной Каролины в Чапел-Хилл по вопросам управления документами и электронным документам Джессика Венлет (Jessica Venlet) представила инструменты «Брунгильда» (Brunnhilde) и Bulk Extractor («массовое извлечение»). «Брунгильда» - это инструмент для определения характеристик каталогов и образов дисков. Как отметила Венлет, сводные отчеты, выдаваемые «Брунгильдой», помогают структурировать обсуждения с коллегами больших разнородных коллекций. Статистика используемых файловых форматов облегчает техническую и содержательную экспертизу и позволяет выявлять в коллекциях необычные, неожиданные или нежелательные файлы. Инструмент Bulk Extractor ищет в коллекциях строки текста. Венлет подтвердила, что Bulk Extractor эффективен при поиске текста, хотя результаты поиска могут быть объемными и их трудно анализировать.

  • Инструменты, о которых говорили Во и Венлет, являются программным обеспечением с открытым исходным кодом. Архивист библиотеки Шлезингера Кэт Леа Холбрук (Cat Lea Holbrook) в свою очередь рассказала о платной программе FTK, имеющей ряд функций, аналогичных функциям другим инструментов, а также некоторые функции, которых в других инструментах нет. FTK определяет характеристики формата и собирает дополнительные сведения, которые могут послужить основой для проведения экспертизы ценности. Этот инструмент также выполняет удаление повторяющихся файлов и может использоваться для создания закладок, соответствующих структуре научно-справочного аппарата.
Далее был представлен доклад о студенческом проекте по экспертизе ценности электронных документов органа исполнительной власти штата. Преподаватель архивного дела факультета информатики университета Техаса в Остине Пэт Галлоуэй (Pat Galloway), и студенты Эми Падилла (Amy Padilla), Наташа Ковалёва (Natasha Kovalyova) и Хейли Латта (Haley Latta) были частью группы, которая работала над тем, чтобы разобраться в файлах Департамента сельского хозяйства Техаса в рамках первого опыта передачи изначально-электронных документов департамента в архивно-библиотечную службу штата - Комиссию по вопросам

Группа разработала подход к проведению экспертизы файлов, относящихся к грантам на развитие местных сообществ, которые не были структурированы и не слишком хорошо «ложились» на перечни с указанием сроков хранения, ориентированные на традиционные документы, а не на электронные материалы. Рекомендации включали в себя стандартизированные правила наименования, более тесную увязку сроков хранения с периодами действия грантов, и проведение меньших по объёму, но более частых передач материалов на архивное хранение с тем, чтобы сделать процесс экспертизы ценности более управляемым.

Завершающий доклад о коллективных подходах к экспертизе ценности электронных материалов прошёл в виде дискуссии в рамках круглого стола:
  • Карла Альварес (Carla Alvarez), представляющая латиноамериканскую коллекцию Бенсона (Benson Latin American Collection) в университет Техаса в Остине, объяснила, каким образом группа в целом (а не отдельный архивист) определяет, соответствует ли потенциальный проект тематике коллекции. Группа привлекает фондообразователей-доноров к процессу экспертизы ценности и проводит обсуждения данных донорами указаний «лицом к лицу».

  • Бонни Гордон (Bonnie Gordon) и Джен Хойер (Jen Hoyer) из Interference Archive «Архив влияния») – поддерживаемой волонтёрами библиотеки и архива материалов о социально- политическом активизме, рассказали, как их организация с самого начала была задумана как коллективная. Рабочие группы исходят из принципа, что знания каждого имеют ценность. Вместо того, чтобы доверить принятие решений одному человеку, все вносят свои предложения. Все добровольцы и доноры имеют доступ к опубликованной политике комплектования, и по мере добавления коллекций проводятся обсуждения вопросов о повторной экспертизе ценности.
Тематические сессии

Заседание секции завершилось тем, что участникам была предоставлена возможность «переварить» обширную информацию, которую они получили от докладчиков. Были организованы тематические сессии для дальнейшего обсуждения поднятых тем. Информацию об этих сессиях выложена на Google-диске, см. http://bit.ly/SAAERS19 .

Скотт Кирики (Scott Kirycki)

Источник: Блог секции по вопросам управления документами Общества американских архивистов
https://saarmrt.wordpress.com/2019/09/05/saa-austin-recap-2-acquisitions-appraisal-electronic-records-section-joint-section-meeting/

Комментариев нет:

Отправить комментарий