Португалия: Рекомендации по подготовке планов обеспечения сохранности электронных документов

Генеральная дирекция архивов Португалии (Direcção-Geral de Arquivos, DGARQ), которая координирует в стране политику в области управления документами и архивного дела, с 2006 года отнесла обеспечение долговременной сохранности электронных документов к числу приоритетных направлений работы. Подобная озабоченность является следствием имеющихся у электронных материалов проблем, связанных с моральным устареванием в кратко- и среднесрочной перспективе, утратой доказательной силы, и даже потерей информации, - проблем, в конечном счёте, так или иначе затрагивающих всю ту информацию (как временного, так и постоянного срока хранения), срок хранения которой превышает 7-10 лет. На практике, с этими проблемами сталкиваются все организации, создающие электронную информацию, а, может быть, и вообще все организации!

Государственным органам приходится решать эту сложную проблему, поскольку они, согласно положениям программы по построению «электронного правительства»,  должны основывать свою деятельность на электронных бизнес-процессах, с целью упрощения этих процессов и предоставления гражданам, быстрее и «прозрачнее», более качественных услуг. Это означает, что государственные учреждения производят большее количество информации в электронном виде, во многих случаях не принимая никаких мер в связи с угрозой морального устаревания через 7 -10 лет. Поскольку ответственность за сохранность электронной информации несёт создавшая её организация, которая и должна проявить инициативу по решению данной проблемы, то ситуацию ещё более осложняет отсутствие на рынке какого-либо коммерческого программного обеспечения, пригодного для этих целей.

В этих условиях, DGARQ разработала ресурсы, процессы и инструменты, помогающие решать задачу обеспечения долговременной сохранности создаваемой государственными органами электронной информации, подлежащей длительному хранению. Намечены три направления деятельности. Это, во-первых, создание национального электронного архива RODA, что позволит собирать создаваемые государственными органами электронные объекты, управлять ими и распространять их.  Далее, предоставляются консультации и оказывается техническая поддержка по вопросам управления электронными документами и обеспечения их сохранности. И, наконец, идёт подготовка технической документации.

В рамках последнего из перечисленных направлений опубликованы «Рекомендации по подготовке планов  обеспечения сохранности электронных документов». Это  технический документ, который должен помочь государственным учреждениям понять, как использовать инструменты для длительной сохранности электронных объектов, как управлять этими инструментами и как их совершенствовать. Как следует из названия, данный документ представляет собой набор рекомендаций и руководство по разработке плана обеспечения долговременной сохранности электронных документов; он  не предлагает какого-то готового решения. Организация должна самостоятельно определить свою стратегию, формализовать все процедуры и установить их последовательность во времени – в документе, который и станет планом организации по сохранению электронной информации.

Таким образом, план обеспечения сохранности электронных документов является стратегическим документом, содержащим политики и процедуры, направленные на создание организационно-технических структур, которые позволят обеспечить непрерывную сохранность электронной информации посредством действий, выполняемых с электронными объектами. Подобный план должен стать результатом совместных усилий ряда подразделений организации, таких, как архивная служба/служба делопроизводства и служба ИТ.

Опубликованный документ (PDF на португальском языке, 93 стр.) доступен по адресу:  http://www.dgarq.gov.pt/files/2008/10/plano_preserv_digital1.pdf 

Прежде, чем приступать к реализации на практике какой-либо стратегии сохранения электронных объектов, необходимо принять во внимание передовой опыт управления документами и учесть вклад всего персонала агентства в создание информации.

В связи с этим, разработка плана обеспечения сохранности электронных документов и информации включает три основных этапа, а именно:

1. Обследование организации, в ходе которого выявляются:

• Промежуточные системы, используемые в организации (аппаратное и программное обеспечение);
  
  
• Правила и нормы, регламентирующие деятельность учреждения и обязательные для исполнения;
  
  
• Административная практика, существующая в организации;
  
  
• Используемые деловые системы и системы управления документами.

2. Выявление требований к электронным документам и к информации, имеющейся в электронных информационных системах организации. Рассматриваются только те документы и информация, которые создаются в данном учреждении, считаются его собственностью, имеют, согласно перечням, сроки хранения свыше 5-7 лет, и представляют ценность для организации.

3. Планирование стратегии обеспечения сохранности, включающей:

3.1. Формулирование стратегии обеспечения сохранности, принимая во внимание:

• Особенности электронных объектов, такие, как их форма (представление), контент, структура и поведение;
  
  
• Технические характеристики электронных документов и информационных систем, такие, как контекст, носители информации, взаимосвязи между различными документами, файлами и метаданными;
  
  
• Особенности процесса обеспечения сохранности, связанные с удобством использования, масштабируемостью и сложностью;
  
  
• Затраты, которые можно разделить на затраты на материально-технические ресурсы и на расходы на оплату труда. Данный фактор очень сильно влияет на выбор решения по обеспечению сохранности.

3.2. Выбор форматов для долговременного хранения, с тем, чтобы сразу создавать подлежащие длительному хранению электронные объекты в этих форматах, - чтобы избежать впоследствии дополнительных расходов на конверсию информации в такие  форматы. Использование стандартных открытых форматов и программных приложений – в отличие от коммерческих форматов и приложений - обеспечивает непрерывность использования документов и информации и возможность получения необходимой поддержки.

3.3. Выбор программного обеспечения, - в тех случаях, когда, в соответствии с положениями плана по обеспечению долговременной сохранности электронных документов и информации, возникает необходимость в адаптации, изменении или замене программного обеспечения. Рекомендуется, по возможности,  использовать открытое и хорошо документированное программное обеспечение. Программное обеспечение должно быть способно выполнять все установленные планом операции, быть надежным, простым в использовании, и иметь интуитивно понятный интерфейс.

3.4. Выбирая систему хранения, следует учитывать затраты и имеющуюся инфраструктуру. Данный выбор должен делаться в расчёте на длительное использования,  с пониманием того, что неудачный вариант может потребовать изменения всего разработанного плана.

3.5. Выделение тех метаданных, которые дают возможность более эффективно управлять электронными объектами, промежуточными системами, пользователями и доступом к функциональным возможностям. Рекомендуется использовать отдельные схемы метаданных для различных «слоёв», таких, как описательные метаданные, структурные метаданные, метаданные для обеспечения сохранности, технические  метаданные ...

Прежде, чем приступить к практической реализации плана по обеспечению долговременной сохранности,  персонал организации должен оттестировать технические процедуры. Эти тесты должны проводиться с использованием копий электронных документов и соответствующих электронных информационных систем. После внедрения стратегии обеспечения сохранности, должен проводиться периодический мониторинг целостности, функциональности, структуры, контента и метаданных, связанных с сохраняемой электронной информацией, - с тем, чтобы обеспечить ее стабильность и составить график последующего применения мер по обеспечению сохранности. Должны быть приняты во внимание и перечислены такие факторы, как людские ресурсы, календарь и т.д., которые будут задействованы в мониторинге всего цикла выполнения плана обеспечения сохранности (планирование, реализация, проверка, анализ, внесение изменений и т.д.).

Луис Коруджо (Luis Corujo), Португалия,
архивист Генеральной дирекции архивов Португалии (DGARQ).

Источник: блог "Not Just Another Archive Blog"
http://archivists.wordpress.com/2009/06/11/recommendations-for-the-production-of-digital-preservation-plans-part-1/
http://archivists.wordpress.com/2009/06/15/recommendations-for-the-production-of-digital-preservation-plans-part-2/