Установлены требования к документам внутреннего контроля

Распоряжением Правительства Российской Федерации от 10 июня 2010 г. № 967-р утверждены «Рекомендации по разработке организациями, осуществляющими операции с денежными средствами или иным имуществом, правил внутреннего контроля в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма».

Правил внутреннего контроля должны содержать, помимо прочего, «порядок документального фиксирования необходимой информации и обеспечения конфиденциальности информации» (п.2).

Из числа программ, которые следует отразить в «Правилах», прямое отношение к управлению документацией и информацией имеют две - хотя и остальные программы (идентификации лиц, оценки степени риска, выявления подлежащих обязательному контролю операций и др.) также предусматривают создание значительного количества документов.

«Рекомендации по разработке организациями, осуществляющими операции с денежными средствами или иным имуществом, правил внутреннего контроля в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» (утв. Распоряжением Правительства Российской Федерации от 10 июня 2010 г. № 967-р )

6. В правила внутреннего контроля включаются следующие программы его осуществления:

г) программа документального фиксирования информации;

з) программа хранения информации и документов, полученных в результате реализации программ осуществления внутреннего контроля в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма (далее - программа хранения информации).

Программа «документального фиксирования» информации (как звучит! не то, что простонародное «документирование») должна, в первую очередь обеспечить создание документов, предусмотренных законодательно-нормативными актами при реализации всех остальных программ внутреннего контроля.

26. Программа документального фиксирования информации предусматривает в том числе порядок документального фиксирования информации, предусмотренной Федеральным законом, иными нормативными правовыми актами в сфере противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма, а также иной необходимой информации.

27. По операциям (сделкам), подлежащим обязательному контролю, а также по операциям (сделкам), имеющим признаки связи с легализацией (отмыванием) доходов, полученных преступным путем, или финансированием терроризма, документально фиксируется информация, установленная Федеральным законом.

28. Документальное фиксирование информации осуществляется на основании информации и документов, предоставляемых клиентами организации. Документы, позволяющие идентифицировать клиента организации, установить и идентифицировать выгодоприобретателя и иных участников операции (сделки), а также определить основания ее совершения, должны быть действительны на дату их предъявления.

29. Организация фиксирует информацию о клиенте, выгодоприобретателе, а также об операциях (сделках) клиента таким образом, чтобы в случае необходимости было возможно воспроизвести детали операции (сделки), в том числе сумму операции (сделки), валюту и назначение платежа, а также данные о контрагенте клиента.

Нужно отметить, что документ содержит лишь общие функциональные требованиях к документированию, не пытаясь пошагово регламентировать порядок работы с документами для всех организаций. В рекомендациях говорится только о том, что собранные документы должны дать возможность воспроизвести все детали операции и данные о контрагенте клиента.

Более детально описаны требования к программе хранения информации и документов. Всем этим документам установлен условный сок хранения «не менее 5 лет со дня прекращения отношений с клиентом». К сожалению, в законодательстве отсутствуют четкие указания на то, как определить момент прекращения отношений с клиентом – так что в этом вопросе могут возникнуть разногласия между организацией и ФСФР.

34. При разработке программы хранения информации обеспечивается хранение в течение не менее 5 лет со дня прекращения отношений с клиентом:

а) документов, содержащих сведения о клиенте организации и выгодоприобретателе или иных участниках операции, а также иных документов, относящихся к деятельности клиента (в том числе документов деловой переписки и иных документов по усмотрению организации);

б) документов, касающихся соответствующих операций (сделок) клиентов и сообщений об операциях (сделках);

в) результатов изучения оснований и целей выявленных необычных операций (сделок);

г) иных документов, полученных в результате реализации правил внутреннего контроля и программ его осуществления.

35. В программе хранения информации предусматривается хранение информации и документов таким образом, чтобы они могли быть своевременно доступны Федеральной службе по финансовому мониторингу, а также иным органам государственной власти в соответствии с их компетенцией в случаях, установленных законодательством Российской Федерации.

36. Учет и хранение информации и документов, полученных в результате реализации правил внутреннего контроля и программ его осуществления, осуществляет специальное должностное лицо.

Интересны требования п. 35 о необходимости обеспечения своевременного доступа к документам контролирующих организаций, прежде всего ФСФР. Стоит также обратить внимание на положения п.36, согласно которым, для обеспечения сохранности упомянутых «Правилами» документов внутреннего контроля, должно быть назначено специальное уполномоченное лицо.

Источник: Кадис
http://www.kadis.ru/newstext.phtml?fm=1&id=47905