Крайне важно понимать, что установленный в «Перечнях» (либо указаниях по срокам хранения и действиям по их истечении - retention schedule) срок хранения - это не просто рекомендуемый минимальный срок хранения информации и документов, это окончательный срок их хранения.
Хранение информации сверх необходимого срока, установленного организацией, может привести к рискам и ущербу. Такое чрезмерно длительное хранение увеличивает правовую уязвимость, усложняет э-раскрытие (eDiscovery – обязательное в странах английского права раскрытие всей относящейся к делу электронной информации и документов в случае судебных разбирательств или расследований – Н.Х.), повышает риски для неприкосновенности частной жизни (персональных данных) ввиду потенциально возможных утечек или неправомерного использования, и захламляет среды данных - особенно когда применяется ИИ.
Интересно, что согласно результатам исследований, лишь около 15% данных организации имеют долгосрочную ценность и достигают статуса «документа». Всё остальное часто попадает в категорию избыточных, устаревших и тривиальных данных (redundant, outdated and trivial, сокращённо ROT т.е. «гниль» - Н.Х.). Хранение такой информации не только влечет за собой ненужные расходы, но и создает проблемы при использовании технологий ИИ. В плане обеспечения их эффективного функционирования, системы ИИ полагаются на высококачественные, релевантные данные. «Скармливание» им ROT-данных может привести к неточным или предвзятым результатам.
Аннет Уэллер-Коллисон (Annette Weller-Collison)
Мой комментарий: В российской правовой и делопроизводческой традиции в перечнях устанавливаются как раз минимальные сроки хранения, а организациям даётся право хранить информацию дольше (за единственным исключением персональных данных, которые, по закону, должны уничтожаться через 30 дней по завершении их обработки – см. пп.4 и 5 ст.21 Федерального закона от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных»). Однако за рубежом встречается и иная практика – например, в США по истечении установленных федеральными и ведомственными перечнями сроков хранения документы и информация должны быть уничтожены.
Коммерческие организации как в России, так и за рубежом сами выбирают свою политику – одни предпочитают хранить всё и долго, а другие, исходя из особенностей своей деятельности и рисков, предпочитают избавляться от информации и документов, как только становиться возможным сделать это легально.
Проблема здесь в том, что заранее корректно установить «окончательные» сроки хранения сложно и рискованно, поскольку ценность документов даже одного вида может сильно зависеть от целого ряда не всегда заранее предсказуемых факторов. Не случайно в перечнях советского периода так часто встречалась отметка «ЭК/ЭПК» - проведение экспертизы перед уничтожением рассматривалось как страховка от преждевременного уничтожения ценных документов… Кроме того, официальные перечни обычно отражают потребности в документах государства и его органов, часто не учитывая собственные потребности организаций.
Правда заключается в том, что рискованно (особенно для коммерческих и негосударственных организаций) как преждевременно уничтожать документы и информацию, так и хранить их избыточно долго. Для того, чтобы пройти по этой грани с минимальными потерями, нередко требуются немалые усилия всех заинтересованных в информации и документах сторон, а также поддержка этих усилий высшим руководством организации. Достаточно часто решения по сроках хранения принимаются на основе сопоставления потенциальной выгоды от сохранения информации, затрат на её сохранение и возможных рисков, ущерба и наказаний.
Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/feed/update/urn:li:activity:7336402591838318592
Комментариев нет:
Отправить комментарий