Утраченное при трансформации: Кризис отслеживания сроков хранения и проведения уничтожения электронных документов, часть 3

Данный пост Конни Кристенсен (Conni Christensen – на фото) из австралийской компании Synercon был выложен на сайте LinkedIn 6 ноября 2024 года.

Мой комментарий: В данном посте продолжается ранее поднятая Конни Кристенсен тема, см. посты на моём блоге http://rusrim.blogspot.com/2024/09/blog-post_03.html и http://rusrim.blogspot.com/2024/10/2_01560259767.html

Разделяют ли другие специалисты по управлению документами и информацией наши взгляды на кризис в области хранения в течение установленных сроков и проведения уничтожения/передачи после их истечения?

В рамках наших усилий по выявлению проблем, связанных с хранением в течение установленных сроков и уничтожением/передачей документов и информации, мы провели опрос, чтобы собрать мнения отрасли о текущем состоянии этих практик. Наша цель заключалась в том, чтобы понять, что происходит в сфере управления информацией и документами, особенно в плане уничтожения / передачи электронных материалов, - и представить полученные выводы в нашем докладе на конгрессе RIMPA Live Ассоциации специалистов Австралазии по управлению документами и информацией (Records and Information Management Professionals Australasia, RIMPA).

В августе 2024 года мы провели на платформе Survey Monkey короткий опрос среди специалистов по управлению информацией и документами Австралии и Новой Зеландии, привлекая их к участию через различные каналы социальных сетей. Мы получили 87 ответов, и результаты, а также наши выводы изложены в 13-страничном отчёте, также называющемся «Утраченное при трансформации: Кризис отслеживания сроков хранения и проведения уничтожения электронных документов» (Lost in transition: The crisis of digital records retention and disposal), который доступен по адресу https://synercon.co/Resources/Lost_In_Transition_Survey_conclusions.pdf .

Мой комментарий: Отвечая на вопрос «Насколько хорошо, по Вашему мнению, сотрудники Вашей организации понимают свои обязанности, связанные с ведением электронных документов, включая их уничтожение/передачу?», почти половина (44%) опрошенных сообщила, что мало кто из сотрудников в этом разбирается (или вообще никто).

Регулярное проведение уничтожения/передачи по-прежнему практикует менее половины опрошенных организаций. Не удивительно, что свыше половины опрошенных столкнулись с ощутимыми последствиями проблем с хранением и уничтожением. В числе наиболее ярких проявлений этих проблем были названы:

• Избыточно длительное хранение документов – 89%
  
  
• Непоследовательная практика управления документами - 86%
  
  
• Неисполнение законодательно-нормативных требований – 61%
  
  
• Неоправданные расходы на хранение – 45%

Конни Кристенсен (Conni Christensen)

Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/pulse/lost-transition-survey-results-conclusions-conni-christensen-8d9hc/