(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2024/12/1.html )
Вопрос 4. Все эти изменения отражают большое внимание, которое все слои общества придают вопросам управления документами и архивного дела. Что вы думаете об этих изменениях? Какие они будут иметь последствия для практики управления документами и архивного дела?
Ответ: Здесь я хотел бы остановиться на положениях, поощряющих внедрение технологических инноваций, а именно, на том, что статья 6 «Правил» предлагает организациям активно применять информационные технологии нового поколения для повышения уровня управления документами и архивного дела. Я глубоко взволнован этим.
Архивы являются важной частью управления обществом и культурного наследия. Их формы и методы управления постоянно эволюционируют с развитием науки и техники - от древней резьбы по камню и бамбуковых пластинок до бумажных и электронных архивных документов. В последние годы архивная отрасль совершила новые прорывы в плане применении новых технологий. Так, например, сейчас такие технологии как большие данные, облачные вычисления и ряд других используются для объединения, классификации и индексации распределённых данных, - в результате чего создаётся огромная библиотека цифровых архивных ресурсов, обеспечивается удобство пользования для всех слоёв общества, предоставляются услуги по поиску и использованию информации. Данных и технологии генеративного искусственного интеллекта применяются для формирования и исследования архивных коллекций, а также для создания архивных цифровых ресурсов. Сочетание технологий виртуальной реальности (VR), цифровых двойников, графов знаний используется для предоставления иммерсивных (с погружением) комплексных онлайн-сервисов и т.д.
Это те изменения, которые новое поколение информационных технологий привнесло в архивную работу. В будущем нам следует активно изучать информационные технологии нового поколения, расширять и углублять масштабы их применения.
Вопрос 5. Какова взаимосвязь между «Правилами» и соответствующими ранее обнародованными политиками и положениями? Например, в чём сходство и различие «Правил» с опубликованными Госсоветом КНР в 2023 году «Мерами по электронному хранению документов и управлению электронными архивами государственных органов» (《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》?
Ответ: Опубликованные «Правила» является мощным инструментом реализации требований Закона об архивах, содействующим формированию нормативно-правовой базы управления документами и архивного дела.
Данный документ, вместе с ранее обнародованными политиками и правилами, формирует правовые рамки управления документами и архивным делом в Китае.
Сходство и различие «Правил» с опубликованными Госсоветом КНР в 2023 году «Мерами по электронному хранению документов и управлению электронными архивами государственных органов» (о них см. мой пост https://rusrim.blogspot.com/2023/09/blog-post_01.html - Н.Х.) заключаются в том, что, во-первых, у этих документов разная область применения: «Меры» распространяются на органы государственной службы, в то время как «Правила» охватывают, помимо государственных органов и учреждений, более широкий круг коммерческих и иных организаций.
Во-вторых, «Правила» содержат более детальные правила и требования для каждого этапа жизненного цикла, от упорядочения и архивирования электронных документов, приёма-передачи, хранения и уничтожения и вплоть до открытого использования.
Вопрос 6. Какое влияние оказала публикация «Правил» на управление документами и архивное дело? Что следует сделать каждой организации для того, чтобы соответствовать «Правилам»?
Ответ: С момента вступления «Правил» в силу всем подразделениям придётся предпринять усилия, чтобы обеспечить соответствие требованиями данного документа. Учитывая, что конкретные ситуации в каждом подразделении могут сильно различаться, фокус и стратегии корректирующих мер также могут различаться. Ниже я предлагаю, в качестве отправной точки, ряд типовых мер.
Работу по исправлению ситуации можно условно разделить на три этапа.
- На первом этапе приоритет отдаётся неотложным потребностям, высокоприоритетным потребностям деловой деятельности, начиная со стандартизации «четырехсторонних электронных архивов» (“四重”电子档案 – имеется в виду, что архивы должны собирать документы по 4 направлениям: важные встречи, ключевые события, важная работа и масштабные чрезвычайные ситуации - Н.Х.) и способствуя управлению такими «четырехсторонними» электронными архивами с использованием проектного подхода.
- Во-вторых, следует укрепить систему управления документами. Для выявления слабых звеньев в работе архивно-документационных служб можно пригласить профессиональную команду специалистов, которая, в зависимости от ситуации, на месте проконсультирует (опираясь на «Порядок» и иные отраслевые стандарты), как привести в соответствие практику работы.
- Наконец, следует обеспечить интеграцию приложений. Рассматривающая интеграцию приложений с системой управления документами как возможность, следует обеспечить бесшовное взаимодействие системы управления документами с деловыми системами, интегрировать весь процесс управления документами в бизнес-процесс и реализовать интегрированное управление документами и деловыми операциями.
Благодаря этим шагам мы сможем обеспечить аутентичность, полноту, доступность электронных документов и безопасность управления ими, а также использовать архивные данные для обеспечения надежной поддержки цифровой трансформации организации.
Опубликованные «Правила управления электронными документами» содержит четкие указания и нормы управления электронными документами. Они весьма поучительны и играют важную роль в содействии трансформации и развитию архивно-документационной отрасли. На следующем этапе совместно с коллегами из архивно-документационной отрасли мы будем работать над тем, чтобы способствовать практической реализации «Правил», совершенствуя управление электронными документами и добиваясь того, чтобы деятельность архивно-документационных служб могла лучше поддерживать усилия партии, страны и народа.
Источники:
https://news.mydrivers.com/1/1014/1014205.htm
https://www.ithome.com/0/810/815.htm
Комментариев нет:
Отправить комментарий