Эксклюзивное интервью с ведущим экспертом Хань Чанхуном (韩长虹, Han Changhong) , содержащее ответы на шесть вопросов, которые помогут глубже понять «Правила управления электронными документами», было опубликовано в китайских СМИ 15 ноября 2024 года.
Мой комментарий: Мой пост о публикации Государственным архивным управлением (Госархивом) КНР «Правил управления электронными документами» см. здесь: https://rusrim.blogspot.com/2024/11/blog-post_06.html
С 1 ноября 2024 года официально вступили в силу «Правила управления электронными документами» (《电子档案管理办法》, далее «Правила»), опубликованные Государственным архивным управлением. Это означает, что управление электронными документами в Китае перешло на новый этап.
Итак, в чём же значение этого нормативного документа? В чём его отличительные черты и основные моменты? Что изменилось в документе по сравнению с проходившим публичное обсуждение проектом? Какое значение эти изменения имеют для практики управления документами и архивного дела? Какова связь между этими правилами и предшествующими политиками и положениями в этой области? Что следует сделать каждой организации для того, чтобы соответствовать «Правилам»? Сосредоточив наше внимание на этих острых вопросах, нам удалось пригласить Хань Чанхуна, ведущего эксперта в области архивного дела, директора Архивного общества провинции Ляонин (辽宁省档案学会) и генерального директора компании Dalian Hengzhi Technology Development Co., Ltd. (大连恒智科技发展有限公司), который согласился поделиться с нами своими идеями и мнениями.
Вопрос 1. Расскажите, пожалуйста, об истории и значении принятия этих «Правил».
Ответ: Здравствуйте, меня зовут Хань Чанхун (韩长虹), и для меня большая честь поделиться с Вами своим пониманием и мыслями о «Правилах управления электронными документами».
В условиях бурного развития цифровой экономики, электронного правительства и цифрового общества управление документами вышло за рамки традиционных бумажных форм, а электронные документы постепенно становятся основным видом документов. «Правила» были разработаны с целью адаптации к тенденциям времени. В них содержатся всесторонние указания и рекомендации по соблюдению требований к управлению электронными документами, устанавливаются основные принципы управления электронными документами, уточняются распределение обязанностей и требования к деятельности каждого подразделения.
«Правила» будут эффективно способствовать цифровой трансформации управления документами и архивного дела в обществе в целом, с тем, чтобы это направление деятельности могло быть лучше интегрировано в строительство цифрового Китая, и играть в нём важную роль.
Вопрос 2. Каково основное содержание «Правил»? Каковы их отличительные черты и основные моменты?
Ответ: «Правила» содержат в общей сложности семь глав и 38 статей. Документ содержит определение понятия «электронный документ», описывается сфера его применения, рассматриваются вопросы управления всем жизненным циклом электронных документов, начиная от обязанностей органов и учреждений и вплоть до передачи и получения электронных документов, их упорядочения и архивирования, хранения и уничтожения, их использования и создания электронных архивов. В частности, можно выделить следующие основные моменты и особенности «Правил»:
- В «Правилах» четко сказано, что передовые технологии, такие как искусственный интеллект, должны активно использоваться для постоянных инноваций, способствующих открытости документов для использования и другим аспектам предоставления более качественных и эффективных услуг обществу.
- Далее, в «Правилах» подчеркнута важность архивирования электронных документов в подразделениях, и уточнены объёмы работы и распределение обязанностей между подразделениями в плане управления документами, начиная от сбора и систематизации электронных документов до нумерации и архивирования электронных документов, их использования, а также уничтожения либо передачи на архивное хранение. Таким образом, в «Правилах» в полной мере отражено то, что архивирование и управление электронными документами являются важной задачей организации, с которой архивно-документационная служба организации не сможет справиться в одиночку.
- В «Правилах уточнены способы использования электронных подписей и печатей, генерируемых деловой информационной системой в процессе архивирования электронных документов, что проясняет вопрос стыковки данных деловой системы и системы управления документами в ходе захвата электронных документов.
Вопрос 3. Что изменилось в документе по сравнению с проходившим публичное обсуждение проектом? Где были внесены коррективы и улучшения?
Ответ: Основные изменения по сравнению с ранее обсуждавшимся проектом следующие:
- Добавлены новые положения, поощряющие внедрение технологических инноваций. Статья 6 «Правил» предлагает организациям активно применять новое поколение информационных технологий для постоянного повышения уровня управления электронными документами.
- Подчёркивается, что на протяжении всего процесса управления электронными документами необходимо обеспечить интероперабельность между прикладными системами, которые осуществляют различные операции, такие как создание, упорядочение и использование электронных документов, - поддерживая непрерывный сбор и сохранение метаданных, а также полностью документируя процесс управления электронными документами.
- При передаче электронных документов вместе с ними должна передаваться необходимая информация, включая сведения о сроках раскрытия, о сроках раскрытия государственной информации, об изменениях в грифах конфиденциальности и т.п. Добавление этого нового положения соответствует идеологии «Правил», предусматривающей управление электронными документами на протяжении всего их жизненного цикла.
- Добавлены новые требования к пользователям электронных документов. Предусмотрено, что при использовании электронных документов пользователи обязаны соблюдать соответствующие национальные законы, нормативно-правовые акты и правила использования архивов. Не допускается неавторизованное копирование или внесение изменений в электронные документы. При использовании электронных документов не должен причиняться ущерб национальным интересам, общественным интересам, а также законным правам и интересам других лиц и организаций.
- Был полностью исключён раздела 7 проекта документа для публичного обсуждения (см., например, https://www.doc88.com/p-87416405725109.html - Н.Х.) о надзоре и контроле. Это изменение не означает ослабления ответственности за несоблюдение «Правил». Фактически, «Правила применения Закона об архивах Китайской Народной Республики» (《中华人民共和国档案法实施条例》, действующие с 1 марта 2024 года, уже установили соответствующие чёткие требования в разделах, посвященных переходу на использование электронных документов, надзору и контролю.
(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2024/12/2.html )
Источники:
https://news.mydrivers.com/1/1014/1014205.htm
https://www.ithome.com/0/810/815.htm
Комментариев нет:
Отправить комментарий