Д-р Патриция Фрэнкс (Dr. Patricia Franks – на фото ниже) является автором книги «Управление документами и информацией» (Records and Information Management), третье издание которой будет опубликовано издательством ALA Neal-Shuman весной 2025 года. Ниже приведено моё интервью с ней.
В качестве вступления, приведу биография д-ра Фрэнкс:
«Почётный профессор Университета штата Калифорния в Сан-Хосе (San Jose State University, США) д-р Патриция Фрэнкс преподаёт на факультете информатики на курсах по управлению корпоративным контентом и обеспечению долговременной сохранности электронных материалов.
Патриция Фрэнкс является почётным членом Международной ассоциации специалистов по управлению документами ARMA International, членом Совета директоров Ассоциации сертифицированных специалистов по стратегическому управлению информацией (Certified Information Governance Officers Association, CIGO) и Совета компании Preservica по устойчивому обеспечению электронной сохранности (Digital Preservation Sustainability Council). В прошлом она была президентом Национальной ассоциации специалистов по управлению государственными архивами и документами (National Association of Government Archives and Records Administrators, NAGARA).
Патриция Фрэнкс - автор книги «Управление документами и информацией» (3-е издание которой вскоре выйдет). Она также была редактором или соредактором многочисленных научно-исследовательских публикаций, включая «Справочник по архивной практике» (Handbook of Archival Practice).
В сферу научных интересов Патриции Фрэнкс входят новые и нарождающиеся технологии, особенно искусственный интеллект и технологии блокчейна, а также их влияние на управление документами и на стратегическое управление информацией.»
Л.Х.: Расскажите нам кратко о книге «Управление документами и информацией».
Л.Х.: Что новое появилось в третьем издании?
Патриция Фрэнкс: Третье издание, как и предыдущее, содержит 14 глав. Однако, поскольку с момента выпуска второго издания многое изменилось, контент был реорганизован, кое-что было удалено, что позволило добавить две новые главы: «Стратегическое управление данными, автоматизация и искусственный интеллект» и «Навыки лидерства и управления для специалистов информационных профессий».
Кроме того, вместо одного материала, подготовленного специалистом-практиком с опытом в управлении документами и информацией и во взаимосвязанных областях, в третье издание включены два таких материалы. 28 примеров из практики и точек зрения (мыслей и соображений) охватывают такие темы, как графы корпоративных знаний (Enterprise Knowledge Graphs); слияния, поглощения, продажи и ликвидации; использование Microsoft Teams; Метавселенная (Metaverse); обеспечение безопасности данных и защиты персональных данных; чатбот ChatGPT; и этическая грамотность.
Л.Х.: Как, с Вашей точки зрения, изменилась область управления документами и информацией с появлением новых технологий?
Патриция Фрэнкс: На ум приходят две вещи. Во-первых, технологии всегда оказывали влияли на данную область - среди передовых технологий, внедрённых в прошлом, были пишущие машинки, настольные компьютеры и специальные шкафы для документов. Основные обязанности специалиста по управлению документами и информацией остались прежними: документировать действия и решения, принимаемые в наших организациях, используя при этом креативность и гибкость в условиях динамично эволюционирующей среды.
Второе изменение, вероятно, оказывает наибольшее влияние. В прошлом (и по большей части и сегодня) мы «использовали» технологии, чтобы они помогали нам выполнять наши задачи. По мере эволюции искусственного интеллекта, машинного обучения, глубокого обучения, больших языковых моделей, таких как ChatGPT и т.д., мы должны принять, что в какой-то момент мы уже будем «работать вместе» с технологиями. ИИ-агенты будут выполнять большую часть той работы, которую мы выполняли в прошлом. Мы, однако, должны помочь нашим организациям понять, что требуется для того, чтобы применять такие технологии этичным и ответственным образом.
Л.Х.: Какие навыки нужны сегодня новичку в области управления документами и информацией?
Патриция Фрэнкс: Сегодня специалист по управлению документами и информацией должен обладать комбинацией концептуальных, гуманитарных и технических навыков. Сейчас как никогда важны такие навыки межличностного общения (soft skills) как навыки командной работы, сотрудничества, критического мышления, решения проблем и общения.
Новичкам в данной сфере деятельности следует освоить теорию (например, связанную с вопросами создания, использования, хранения в течение установленных сроков и обеспечения долговременной сохранности) и включиться в практическую деятельность (получить практический опыт работы с программным обеспечением и системами, а также учиться на рабочем месте, взаимодействуя с коллегами).
Помимо этого, новички должны понимать ту роль, которую они выполняют в рамках программы стратегического управления информацией, а также то, каким образом взаимодействовать с другими заинтересованными сторонами (например, с представителями таких областей, как защита персональных данных, право, управление рисками и кибербезопасность).
Л.Х.: Как эти навыки изменились с течением времени?
Патриция Фрэнкс: Вероятно, наиболее заметным изменением является то, что специалисты по управлению документами больше уже не являются единственными «ответственными хранителями документов». Теперь они являются важной составной частью команды, отвечающей за данные, информацию и документы, которые жизненно важны для успеха организации и для просвещения будущих поколений. Такая ответственность требует развития дополнительных навыков, связанных с новыми технологиями и регламентирующими их применение законами и нормативными актами.
Л.Х.: Что бы Вы посоветовали делать для того, чтобы поддерживать актуальность своих знаний и навыков в области управления документами и информацией?
Патриция Фрэнкс: Нужно делать то же самое, что мы всегда делали с этой целью: поддерживать актуальность своих знаний и навыков посредством непрерывного образования, обучения и повышения квалификации. Помимо внимания к специфическим вопросам нашей предметной области, нам следует расширять свои горизонты, чтобы получить представление о том, что происходит в областях защиты персональных данных, кибербезопасности, управления рисками, аналитики данных, инфономики, и других.
Л.Х.: Хотите ли Вы поделиться с нами чем-либо ещё?
Патриция Фрэнкс: Да, я хотела бы поделиться приведенным ниже отрывком из введения в третье издание книги:
«Несмотря на то, что мы живём в условиях постоянных социотехнических изменений, существует кое-что неизменное: данные, документы и информация по-прежнему создаются, управляются, используются, передаются, сохраняются в течение установленных сроков и затем уничтожаются либо сохраняются для будущих поколений.
Данная книга - и область управления документами и информацией в целом – сейчас важнее, чем когда-либо! Её целью является обеспечение стабильности в мире, который всё время слишком возбуждается по поводу появления очередной инновации.
Это не означает, что у нашей профессии нет проблем. Однако за прошедшие столетия мы усвоили важность документирования действий и решений, принимаемых в наших организациях, а также необходимость в проявлении при этом креативности и гибкости в условиях динамично меняющейся среды.»
Интервью брала Лорен Хейс (Lauren Hays)
Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/franks-on-records-and-information-management
Комментариев нет:
Отправить комментарий