Обеспечение долговременной доступности электронных архивных документов

Данная заметка архивиста и консультанта Марго Ноут (Margot Note – на фото) была опубликована 21 октября 2024 года на сайте компании Lucidea.

Обеспечение долговременной сохранности электронных архивных документов необходимо для сохранения их доступности и пригодности к использованию.

Электронные документы сталкиваются с различными угрозами, такими как устаревание технологий, повреждение данных и неадекватные метаданные. В отсутствие стратегий обеспечения долговременной сохранности цифровая информация может быть утрачена навсегда. Архивисты должны быть в курсе новейших технологий и передовых методов обеспечения долговременной сохранности электронных материалов (электронной сохранности). Им также следует сотрудничать с другими заинтересованными сторонами для того, чтобы обеспечить долгосрочную жизнеспособность электронных архивов. Архивисты играют ключевую роль в разработке и реализации таких стратегий, используя свой опыт и знания для защиты электронно-цифрового культурно-исторического наследия.

Понимание процессов конверсии и миграции файлов

Одной из ключевых по важности стратегий обеспечения электронной сохранности является конверсия и миграция (в отличие от международной терминологии, в которой конверсия и миграция различаются, автор использует один термин «миграция», подразумевая под ним как миграцию, так и конверсию – Н.Х.) файлов — процесс преобразования цифровых файлов из одного формата в другой или перемещения с одного носителя на другой. Эти усилия имеют решающее значение для сохранения пригодности к использованию электронных архивных документов по мере развития технологий.

Например, файлы, хранящиеся на таких устаревших носителях, как дискеты, или в устаревших файловых форматах, должны быть мигрированы и/или конвертированы на используемые в настоящее время носители и в современные форматы. Архивисты должны быть в курсе развития технологий и предвидеть изменения с тем, чтобы обеспечить сохранение доступности электронных документов, перенося файлы, проверяя их целостность и сохраняя метаданные.

Решение проблемы устаревших форматов

Работа с устаревшими цифровыми форматами представляет собой сложную задачу в области обеспечения электронной сохранности. Архивистам следует разрабатывать стратегии для обеспечения доступности и сохранности файлов, созданных в форматах, которые более не поддерживаются современным программным обеспечением и/или оборудованием. Такие меры могут включать использование программного обеспечения для эмуляции с целью воссоздания исходной вычислительной среды или для преобразования файлов в более стабильные форматы. Каждый метод имеет свои преимущества и недостатки: так, эмуляция позволяет сохранить исходный пользовательский интерфейс. Реализация эмуляции может оказаться технически сложным делом, - однако использование конверсии, хотя оно и позволяет сделать файлы более доступными, но связано с риском утраты некоторых исходных функциональных возможностей. Архивистам следует тщательно анализировать эти факторы и выбирать наилучший подход для каждой ситуации.

Регулярный контроль, анализ и пересмотр

Обеспечение электронной сохранности - это непрерывно идущий процесс.  Контроль состояния и обновление электронных архивных документов позволяет обеспечить долговременную доступность посредством проведения периодических аудитов, в ходе которых оценивается состояние цифровых активов и выявляются подверженные риску файлы.

Архивистам также следует быть в курсе новых разработок в области электронной сохранности и соответствующим образом адаптировать свои стратегии. Реализация надёжной политики обеспечения электронно сохранности, включающей процедуры мониторинга, анализа и пересмотра, поможет поддерживать целостность электронных архивов с течением времени. Обучение персонала передовым методам и новым технологиям имеет крайне важное значение для практических усилий по обеспечению долговременной сохранности электронных документов.

Архивные технологии ( https://lucidea.com/blog/the-role-of-technology-in-archives/ ) предоставляют инструменты и системы, которые повышают эффективность и продуктивность архивных процессов. Передовые программные решения упрощают автоматизацию таких рутинных задач, как проведение миграции файлов, проверку их целостности и управление метаданными ( https://lucidea.com/blog/metadata-for-archival-collections-challenges-and-opportunities/ ). Кроме того, новые и нарождающиеся технологии, такие как искусственный интеллект и машинное обучение, могут помочь выявить находящиеся под угрозой файлы, предсказать потенциальные проблемы с обеспечением долговременной сохранности и предложить оптимальные стратегии хранения цифровых коллекций.

Сотрудничество с архивистами

Учитывая сложность обеспечения долговременной сохранности электронных материалов, сотрудничество с архивистами в этом вопросе позволяет воспользоваться их бесценными знаниями, опытом и поддержкой. Архивисты обладают обширными знаниями о методах обеспечения долговременной сохранности, о стандартах метаданных и об управлении цифровыми активами. Партнерство с профессионалами помогает организациям разрабатывать всесторонние планы обеспечения сохранности и внедрять передовые практики. Кроме того, архивисты могут организовать обучение персонала и предложить соответствующие ресурсы, обеспечивая тем самым наличие необходимых навыков и знаний у всех, кто вовлечён в управлении электронными архивами. Развитие среды сотрудничества и коллективной работы позволяет организациям повысить эффективность своих усилий в сфере электронной сохранности ( https://lucidea.com/blog/preserving-organizational-history/ ) и сохранить своё цифровое наследие для будущих поколений.

Вовлечь сообщества в усилия по обеспечению электронной сохранности можно посредством организации семинаров и практикумов, которые информируют общественность о важности сохранения цифрового наследия. Также могут быть инициированы проекты краудсорсинга, позволяющие членам сообщества вносить свой вклад в предоставление метаданных и в выявление цифровых активов. Кроме того, создание онлайн-платформ, на которых отдельные лица могут делиться своими цифровыми артефактами и историями, может способствовать формированию коллективного чувства владения и ответственности за электронную сохранность.

Обеспечение долговременной сохранности цифровых архивов требует многостороннего подхода

Обеспечение долговременной доступности и сохранности электронных архивных документов требует многостороннего подхода. Важнейшими компонентами этих усилий являются стратегии обеспечения долговременной сохранности, проведение конверсии/миграции цифровых файлов и решение проблемы устаревших файловых форматов. Контроль состояния и обновление электронных архивных документов, а также сотрудничество с архивистами способствуют поддержанию целостности и доступности электронных документов. Архивисты, как хранители и кураторы цифрового наследия, играют важную роль в сохранении прошлого, используя свои знания и опыт для преодоления трудностей и проблем цифровой эпохи.

Марго Ноут (Margot Note)

Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/long-term-access-digital-archives/