Ответ на вопрос коллеги: Документирование уничтожения электронных документов, хранящихся в информационных системах

Вопрос: К акту о выделении документов к уничтожению оформляется приложение, в котором фиксируют способ и объем уничтожения. Регламентировано ли составление такого приложения/иного документа уничтожения электронных документов, хранящихся не на отделяемых носителях? Можно ли заменить такое приложение строкой в Акте о выделении документов к уничтожению, с указанием систем, в которых документы образовались и хранились, способ уничтожения, а не готовить дополнительный технический акт, который готовит ИТ-специалисты?

Ответ: Позиция Федерального архивного агентства (Росархива) по вопросу о том, как уничтожать и документировать уничтожение электронных документов отражена в целом ряде нормативно-правовых документов.

В Правилах делопроизводства Росархив предлагает при уничтожении электронных документов составлять отдельный акт на уничтожение:

Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утв. приказом Росархива от 22.05.2019 №71

7.16. На основе предложений структурных подразделений Служба делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления составляет акт (акты) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, по форме, установленной Правилами хранения 2015 г.

На электронные документы с истекшими сроками хранения составляется отдельный акт на основе формы акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, установленной Правилами хранения 2015 г.

7.21. Электронные документы с истекшими сроками хранения уничтожаются программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению электронных документов.

Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.

В «Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления» пункт 3.8.4 «Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения» также достаточно кратко описывает, как уничтожать электронные документы:

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, утв. приказом Росархива от 25.12.2020 №199

3.8.4. … На электронные документы с истекшими сроками хранения составляется отдельный акт на основе формы акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, установленной Правилами 2015 г. (приложение N 21 к настоящим Методическим рекомендациям).

Электронные документы с истекшими сроками хранения уничтожаются программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению электронных документов. Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.

Правила 2023 года были дополнены требованиями о том, какая остаточная информация должна остаться в системах хранения электронных документов после их уничтожения:

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 №77

158. Электронные архивные документы, сроки временного хранения которых истекли, подлежат выделению к уничтожению в соответствии с пунктами 23, 26 - 28 Правил, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами. Уничтожение электронных документов фиксируется в акте о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. В СХЭД должны оставаться информация об индексах и заголовках электронных дел, порядковых номерах (по описи электронных документов), дата и регистрационный номер акта, по которому они были уничтожены.

Наиболее подробно вопрос о порядке документирования процедуры уничтожения электронных документов описана в «Руководстве по соблюдению обязательных требований, являющихся предметом контроля при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле» 2024 года:

Руководство по соблюдению обязательных требований, являющихся предметом контроля при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле, утв. приказом Росархива от 13.02.2024 №19

Уничтожение электронных архивных документов

Электронные архивные документы, сроки временного хранения которых истекли, подлежат выделению к уничтожению в порядке, установленном пп. 25, 28, 30, 158 Правил 2023. Работники структурных подразделений составляют предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. На основании предложений структурных подразделений работник службы делопроизводства (лицо, ответственное за делопроизводство) составляет проект акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, включающий только электронные документы. Проект акта может формироваться с помощью СХЭД согласно п. 137 Правил 2023, п. 4.25 ТФТ. На основании данных об электронных документах, об электронных делах и об электронных документах СХЭД должна формировать АУФ (экранную форму) проекта акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, с возможностью вывода ее на печать с использованием электронного шаблона.

Указанный проект подписывается руководителем службы делопроизводства и визируется руководителем архива (руководителем структурного подразделения, ответственного за хранение архивных документов), после чего направляется на согласование ЦЭК (ЭК), а затем утверждается руководителем организации или иным уполномоченным им лицом.

После утверждения акта должно проводиться физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами электронных архивных документов.

После уничтожения электронных документов в СХЭД должна быть зафиксирована информация об индексах и заголовках электронных дел, порядковых номерах (по описи электронных документов) и дате и регистрационном номере акта, по которому они были уничтожены.

Специальные технические требования к удалению включенных в СХЭД электронных архивных документов не устанавливаются.

Ещё в одном документе сформулированы функциональные требования к системам СХЭД, которые должны поддерживать процессы выделения документов к уничтожению и документирования этой деятельности:

Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов, утв. приказом Росархива от 15.06.2020 №69

4.25. СХЭД должна поддерживать процессы экспертизы ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения.

• формирование уведомлений ответственного должностного лица об истечении сроков хранения электронных дел, документов;
  
  
• отбор дел, документов с истекающим (истекшим) сроком хранения;
  
  
• формирование и хранение актов о выделении к уничтожению дел, документов, не подлежащих хранению (с выводом их на печать);
  
  
• удаление включенных в СХЭД электронных дел, документов, в том числе их резервных экземпляров, в соответствии с актом о выделении к уничтожению;
  
  
• внесение данных об уничтожении электронных документов в АУФ;

Так что, как можно видеть, ни в одном нормативном документе не имеется подробных требований и рекомендаций, равно как и требований создавать какие-либо дополнительные приложения к акту при уничтожении документов.

Учитывая многообразие способов хранения электронных документов и отсутствие у разработчиков нормативных документов соответствующих знаний и опыта, - с моей точки зрения, это даже хорошо, когда в законодательстве нет лишней регламентации. В конечном итоге важно достаточно подробно задокументировать в акте (либо приложении к нему - не имеет значения) методы уничтожения в зависимости от мест хранения; факт проведения уничтожения в каждом месте хранения (заверенный подписями проводивших уничтожение лиц и свидетелей), с приложением, где уместно, фотографий, копий экрана, видеозаписей и т.п.

Степень достаточности информации следует обсудить в первую очередь с юристом организации, с учётом связанных с уничтожаемыми документами рисков. Если документы маловажные, строчки в акте может быть достаточно; если же эти документы могут потребоваться регулятору, в рамках судебных процедур и расследований, чреватых серьёзными последствиями – полноценный дополнительный акт, подготовленный ИТ-специалистами, может оказаться очень полезен.