В последнее время я размышлял о процессах уничтожения либо передачи на архивное хранение, и о том, каким образом мы в наших организациях укрепляем чувство уверенности, чтобы они сказали нам «да» [т.е. одобрили проведение уничтожения/передачи документов по истечении сроков их хранения – Н.Х.].
У нас наблюдается массовый и системный провал в практике управления документами. Об этом можно судить на основе того, что хотя наше основное внимание уделяется жизненному циклу документов, однако почти в 100% случаев мы не доводим наши документы до его конца [т.е. проваливаем работу по уничтожению/передаче документов по истечении сроков их хранения – Н.Х.].
Что на самом деле не позволяет провести уничтожение либо передачу на архивное хранение? Отсутствие уверенности. Ни у кого нет достаточной уверенности в процессе, который подводит документы к концу их жизненного цикла, чтобы сказать «да» фактическому завершению этого жизненного цикла. Уровень ошибок слишком высок - это известно нашим организациям, и мы тоже это знаем.
Мы хотим прочитать каждый документ, прежде чем передать его сотрудникам. Они тоже хотят прочитать каждый документ, прежде чем уничтожить его. И никто ничего не станет уничтожать, пока частота ошибок в созданной нами системе такова, что требуются большие затраты времени для того, чтобы довести эти процессы до конца.
Это системный и систематический провал, являющийся следствием победы догмы над прагматизмом.
Существует множество вещей, которые мы «должны» делать - потому что нет иного пути, это наилучший путь, так нам сказали архивные службы, Теодор Шелленберг (Theodore Schellenberg (1903-1970) – американский архивист, выдающийся теоретик архивной науки и управления документами. О нём см. также https://en.wikipedia.org/wiki/T._R._Schellenberg – Н.Х.) и прочие авторитеты уверили нас в том, что это хорошо, и т.д. и т.п.
Подобный подход продолжает приводить к провалам. Мы терпим неудачи, когда используем его, и пока мы будет и дальше следовать по этому пути (барабанная дробь), - наши неудачи будут продолжаться…
Что нам сейчас нужно, так это более подходящие способы измерения и оценки того, что мы делаем. Нам следует оценивать свою деятельность с точки зрения возникающих по её ходу ошибок, мешающих нам достичь желаемого результата.
Это вопрос, который действительно крайне важен - сколько ошибок мы должны понаделать, прежде чем сотрудники потеряют уверенность, и не станут переходить к следующему этапу процесса?
Концепция «шесть сигм» (six sigma) представляет собой идею из сферы промышленного производства, которая предоставляет набор инструментов и методов для сокращения количества ошибок в производственных процессах (см. также Википедию, https://ru.wikipedia.org/wiki/Шесть_сигм - Н.Х.). Само по себе название «шесть сигм» относится к частоте ошибок, и соответствует уровню примерно 4 ошибок на миллион.
Я полагаю, что то, что нам следует сделать - это начать рассматривать и оценивать наши практики с такой точки зрения. Если бы каждую реализуемую нами практику мы бы рассматривали с точки зрения возникающих при её применении ошибок (по сравнению с альтернативами), и постоянно думали о том, как можно было бы снизить частоту ошибок, то мы смогли бы начать эволюцию наших практик в направлении эффективности, а не соответствия некоей «лучшей практике» (потому что эти лучшие практики продолжают приводить к неудачам).
В настоящее время следование лучшей практике приводит к процессу, который не достигает конечной точки. И эта проблема не решается, а лишь становится острее.
Первое, что нам следует сделать, это определиться с тем, что для нас важно. Если бы мы представляли профессию, верящую в важность конечных результатов, - то те практики, которые мы используем сейчас для достижения результатов, в значительной степени оказались бы неактуальными, раз уж конечные результаты важнее всего.
В настоящее время наши процессы системным образом терпят неудачи, и это не специфика отдельных организаций, поскольку подобное происходит почти в каждой организации. Данные неудачи также не являются виной отдельных специалистов-практиков, поскольку с ними сталкивается почти каждый из них. Это именно системный сбой.
Единственный способ изменить ситуацию - признать, что результаты важнее процесса, потому что только в этом случае становится возможным изменение процесса. Если же мы продолжим убеждать себя, что практики важнее результатов, то единственное, чего мы в конечном итоге добьемся, так это смерти нашей профессии.
Итак, с чего же следует начать? Начинать нужно с самого начала. Если захват документа является первой из точек сбоя, следует оценить - сколько ошибок порождает используемая нами практика в расчёте на миллион документов? И как мы могли бы сократить частоту ошибок, скажем, вдвое - а потом сделать это ещё раз, и ещё, и ещё?
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/records-management-better-rubrics
Комментариев нет:
Отправить комментарий