Измерение правильных показателей (метрик) правильным способом играет ключевую роль при оценке воздействия проводимых архивами мероприятий. Архивисты играют решающую роль в обеспечении сохранности исторических документов, и их усилия лучше всего оценивать с помощью четко сформулированных контрольных показателей (benchmarks).
Потребность в эффективных измерениях в архивной практике подчеркивает важность контрольных показателей для согласования целей, отслеживания взаимодействия, оказания влияния на принятие решений, подтверждения экономии средств и для содействия эффективному партнерству.
Архивные контрольные показатели: Точки отсчёта в рамках постоянного совершенствования
Архивисты приступают к измерению воздействия своей деятельности, устанавливая контрольные показатели, которые соответствуют их глобальным целям. Данные контрольные показатели являются отправной точкой для оценки повышения эффективности и прогресса с течением времени. Проводя сопоставление с прошлыми достижениями, архивисты получают ценную информацию о развитии своих инициатив, что позволяет им адаптировать и уточнять свои стратегии с целью достижения ещё большего успеха.
Помимо сопоставления с прошлыми достижениями, архивисты также используют различные инструменты и методологии для измерения воздействия своих архивных инициатив. Эти оценки могут включать качественный и количественный анализ, опросы пользователей и метрики вовлечённости во взаимодействие с архивами ( https://lucidea.com/blog/embracing-technology-for-archival-engagement/ ). Используя совместно эти разнообразные методы оценки, архивисты могут понять эффективность своих усилий по обеспечению сохранности и доступности архивных документов.
Кроме того, такой многосторонний подход даёт архивистам возможность выявить как сильные стороны, так и те аспекты, которые могут потребовать улучшения. Регулярно проводимая оценка и адаптация стратегий на её основе способствуют динамичности и эволюции архивных практик, обеспечивая своевременное реагирование архивистов на меняющиеся потребности своей аудитории и заинтересованных сторон.
Отслеживание взаимодействия с пользователями с целью удовлетворения предпочтений и потребностей аудитории
Одним из основополагающих аспектов измерения воздействия архивов является тщательное отслеживание взаимодействия с пользователями. Архивисты используют инструменты цифровой аналитики для мониторинга различных аспектов, таких как трафик веб-сайтов и взаимодействие с пользователями, а также для скачивания статистических данных. Эти данные являются информационной сокровищницей, позволяющей выявить те материалы, к которым пользователи обращаются чаще всего.
Вооружившись этими знаниями и идеями, архивисты могут курировать коллекции с учётом предпочтений и потребностей пользователей, повышая тем самым практическую ценность своих ресурсов. Способность продемонстрировать возросшую вовлечённость пользователей становится значимым подтверждением актуальности и доступности архивных материалов.
Более того, анализ данных о вовлечённости выходит за рамки выявления популярных материалов; его результаты способствуют повышению удовлетворённости пользователей и совершенствованию стратегий информационно-пропагандистской работы с аудиторией. Архивисты используют это информационное богатство для целей расширения существующих коллекций и для планирования будущих приобретений и усилий по оцифровке.
Выявляя закономерности в поведении пользователей, архивисты получают возможность принимать обоснованные решения об оцифровке определенных типов документов (см. https://lucidea.com/blog/long-term-access-digital-archives/ ) или же о расширении определенных тематических коллекций. Кроме того, эти данные позволяют архивистам выявлять требующие внимания или заполнения пробелы в контенте. Такой подход обеспечивает реагирование архивных материалов на меняющиеся потребности и интересы сообщества пользователей. Тщательное отслеживание вовлеченности формирует своего рода «дорожную карту» для постоянного улучшения и адаптации.
Влияние в действии: Взаимосвязь архивных программ со стратегией организации
Архивисты измеряют воздействие с помощью количественных показателей/метрик ( https://lucidea.com/blog/data-narratives-archival-impact/ ), а также с помощью качественных оценок влияния основанных на архивных материалах идей и представлений на принимаемые организацией решения. Знание исторического контекста помогает при подготовке стратегических и правовых решений, при проведении маркетинговых кампаний и различных инициатив. Архивисты документируют те случаи, в которых их вклад повлиял на принятие решений в рамках организации. Такой «мост» между архивными программами и стратегией организации ( https://lucidea.com/blog/the-organizational-impact-of-archives/ ) укрепляет роль архивистов как незаменимых участников информированного стратегического управления.
Демонстрация эффективности: Экономия времени и средств
Ещё одним аспектом измерения архивного воздействия является демонстрация ощутимой отдачи от архивных инициатив. Например, проекты оцифровки играют ключевую роль в оптимизации поиска и извлечения документов, в сокращении объёмов физической обработки документов и в минимизации износа материалов.
Количественная оценка времени и ресурсов, сэкономленных за счет эффективных архивных процессов, является убедительным аргументом в пользу ценности архивных услуг. Архивисты могут в таком случае продемонстрировать, что благодаря своим стратегическим инициативам они обеспечивают сохранение историю, а также экономию средств и повышение эффективности
Эффект расходящихся кругов: Воздействие архивов в организациях
Влияние деятельности архивистов часто выходит за рамки их непосредственной сферы деятельности и осуществляется посредством стратегического сотрудничества. Архивисты измеряют свой вклад, демонстрируя партнерские отношения с юридическими, маркетинговыми, исследовательскими отделами и отделами управления программами.
Совместные проекты, интегрирующие архивные ресурсы в эти разнообразные сферы деятельности, позволяют увидеть более широкие организационные цели, в достижение которых вносят вклад архивисты. Благодаря этим партнерствам архивисты расширяют своё влияния и усиливают своё воздействие, делая свою роль необходимой для успеха различных начинаний в организации.
Не только отслеживания результатов, но и поддержка выбора пути к успеху
Эффективные измерения - это не просто необходимое условие для оценки архивного воздействия; это также путеводной компас, который направляет движение архивистов к успеху.
Устанавливая контрольные показатели, отслеживая вовлечённость, влияя на принятие решений, демонстрируя рост эффективности и способствуя сотрудничеству, архивисты сохраняют историю и вносят свой вклад в динамичный ландшафт путей организации к успеху. Измерение архивного воздействия является ключом к реализации и демонстрации непреходящего влияния архивистов на гобелен человеческой истории.
Марго Ноут (Margot Note)
Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/effective-measurement-archival-impact/
Комментариев нет:
Отправить комментарий