Цифровая трансформация продолжает преобразовывать отрасли и государственные учреждения, обещая повышение эффективности и доступности. Процесс перехода от бумажных документов к электронным, однако, является сложным и нередко идёт с задержками. Недавним примером этой постоянной проблемы является решение Национальных Архивов США (NARA) продлить крайний срок перевода федеральными органами исполнительной власти в электронный формат их кадровых дел ( https://www.meritalk.com/articles/nara-extends-deadline-for-paper-personnel-files-amid-digital-transition/ ).
Первоначально Национальные Архивы установили для федеральных органов исполнительной власти 31 декабря 2022 года как крайний срок, после которого прекратится приём бумажных документов на архивное хранение. Эта амбициозная цель была частью более широкой инициативы по модернизации управления документами в органах федерального правительства. Однако по мере приближения крайнего срока стало ясно, что многие федеральные органы с трудом справляются с этой задачей (в первую очередь в связи с тем, что достижение этой цели не подкреплялось выделением необходимых ресурсов – Н.Х.). С учётом этого Национальные Архивы продлили крайний срок до 30 июня 2024 года, предоставив федеральным органам исполнительной власти дополнительное время для завершения перехода на электронно-цифровые технологии. Также были введены дополнительные исключения, допускающие передачу определённых бумажных дел вплоть до июня 2025 года.
Этот перенос сроков высвечивает сохраняющиеся проблемы при осуществлении усилий по цифровой трансформации. Несмотря на достижения в области технологий и широкое признание преимуществ электронных документов, процесс конвертирования скопившихся за десятилетия бумажных дел в цифровые форматы потребует много времени и ресурсов. Как отметил бывший директор по управлению документами в федеральном правительстве США (Chief Records Officer for the U.S. Government – должность в составе высшего руководства Национальных Архивов США – Н.Х.), «Мы понимаем, что федеральным органам исполнительной власти нужно больше времени для завершения этого перехода».
Последствия этой задержки значительны. Хотя электронные документы обещают множество преимуществ, включая более простой доступ, более широкие возможности для поиска и снижение затрат на хранение, - сохраняющаяся зависимость от бумажных дел означает, что эти преимущества остаются нереализованными во многих государственных органах и учреждениях. Более того, сосуществование бумажных и электронных систем может привести к неэффективности и потенциальным ошибкам при ведении документов.
Для ускорения цифрового перехода потребуются более надёжная поддержка и выделение ресурсов. Это может включать в себя увеличение финансирования усилий по оцифровке, улучшение обучения персонала и разработку более эффективных технологий конверсии. Кроме того, федеральным органам, возможно, потребуется проанализировать и пересмотреть свои процессы, определив, какие документы критически-важно оцифровать в первую очередь.
Хотя могут потребоваться годы на полное устранение бумажных документов, продолжающиеся усилия Национальных Архивов и других федеральных ведомств демонстрируют приверженность цифровой трансформации. По мере того, как технологии продолжают эволюционировать, а организации становятся более искусными в вопросах управлении электронными документами, мы можем ожидать постепенного, но стабильного прогресса в направлении полностью электронно-цифрового будущего. В то же время продление крайних сроков для использования бумажных документов служит напоминанием о том, что путь цифровой трансформации часто оказывается более долгим и сложным, чем изначально предполагалось.
Дик Вейсингер (Dick Weisinger)
Мой комментарий: К сожалению, автор не учитывает ряд важных факторов, говорящих о том, что полный отказ от бумажных документов может оказаться ошибкой:
- На данный момент нет 100% уверенности в том, что удастся обеспечить долговременную сохранность электронных документов на интервалах времени порядка сотни лет, особенно с учётом того, как быстро меняются технологии.
Ситуация может оказаться особенно критичной, если соответствующей стране придётся пройти через период социальных потрясений, когда всем будет не до старых документов; - В случае чрезвычайных ситуаций наличие аналоговых документов, для работы с которыми достаточно фонарика и лупы, может очень выручить.
Сейчас, конечно, можно подстраховаться на случай ЧС, используя цифровые технологии (создавая запас резервных ноутбуков и планшетов, аккумуляторов к ним, зарядных устройств и электрогенераторов) – но это дорого и сложно, и не всем под силу; - Когда речь идёт о сохранении документов на протяжении многих сотен и даже тысяч лет, использование аналоговых носителей информации пока что остаётся предпочтительным.
- Определённые бумажные документы ценны не только содержащейся в них информацией, но и являются историческими артефактами, вызывающими у людей эмоции; имеют церемониальное или ностальгическое значение – того же эффекта трудно добиться при использовании электронных документов.
Источник: блог компании Formtek
https://formtek.com/blog/the-persistent-paper-trail-digital-transformations-ongoing-challenge/
Комментариев нет:
Отправить комментарий