Австралия: Для публичного обсуждения опубликован новый стандарт хранения государственных документов

Управление государственных документов австралийского штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV – один из наиболее авторитетных в мире разработчиков стандартов в области управления документами и архивного дела – Ред.) опубликовало для публичного обсуждения проект нового стандарта и двух связанных с ним спецификаций по вопросу хранения государственных документов.

Стандарт не относится к электронным документам, хранение которых регулируется другим стандартом (PROS 99/007 версия 2 «Управление электронными документами», который также известен как стандарт VERS). В то же время он применим в отношении физических устройств и оборудования, которые могут быть использованы для хранения электронных документов (например, к флоппи-дискам. CD и DVD дискам и т.д.).

Стандарт относится только к хранению документов в хранилищах, и не охватывает активно используемых документы, которые хранятся в подразделениях. Управление и контроль над этими документами будут регламентированы в разрабатываемом в настоящее время стандарте «Контроль над государственными документами» (Control of Public Records Standard).

Собственно стандарт описывает 8 основных принципов:

• Инспекция и авторизация: Любое хранилище, используемое для хранения государственных документов, и не находящееся под прямым управлением государственного органа штата Виктория, должно инспектироваться Хранителем государственных документов или его уполномоченным представителем.
  
  
• Расположение и конструкция здания: Государственные документы должны располагаться в хранилищах, обеспечивающих минимальные риски для их постоянной сохранности.
  
  
• Контроль среды хранения: государственные документы должны храниться в условиях окружающей среды, которые обеспечивают долговременную сохранность документов с учетом их формата, и в течение установленного для них срока хранения.
  
  
• Идентификация и контроль: Государственные документы должны быть легко идентифицируемы и должны контролироваться, во избежание их утраты или повреждения, а также для упрощения их поиска и извлечения.
  
  
• Полки и упаковка: Государственные документы должны быть должным образом размещены на полках, и храниться в контейнерах, обеспечивающих их безопасность и защиту от физических повреждений.
  
  
• Защита на случай катастроф: С целью минимизации рисков для документов, должны иметься соответствующие программы действий на случай катастроф и восстановления по их окончании
  
  
• Поддержание: Хранилища, зоны хранения и собственно государственные документы должны поддерживаться в надлежащем состоянии, с тем, чтобы обеспечивалась защищенная и стабильная среда хранения.
  
  
• Безопасность: Государственные документы должны быть защищены от кражи и неавторизованного использования.

В спецификациях содержатся минимальные требования к хранилищам документов ответствующего вида, сгруппированные соответственно принципам основного стандарта.

Документы доступны для скачивания по адресам:

• Проект стандарта, 11 стр. - 232 кб,
  http://www.prov.vic.gov.au/records/standards/Storage%20Standard%20Exposure%20Draft.pdf
  
  
• Спецификация 1 «Хранение документов постоянного срока хранения» (Storage of Permanent Records), 27 стр. – 840 кб,
  http://www.prov.vic.gov.au/records/standards/Specification%201%20Permanent%20Exposure%20Draft.pdf
  
  
• Спецификация 2: «Хранение документов временного срока хранения» (Storage of Temporary Records) – 750 кб,
  http://www.prov.vic.gov.au/records/standards/Specification%202%20Temporary%20Exposure%20Draft.pdf

Управление приглашает всех желающих присылать свои замечания и предложения по эти документам. Замечания можно присылать до 10 октября 2008 года на почтовый адрес standards@prov.vic.gov.au , с использованием стандартной формы (которую можно скачать по адресу http://www.prov.vic.gov.au/records/standards/Storage%20Standard%20Feedback%20Form.doc )

После доработки и официального опубликования, новый стандарт и связанные с ним спецификации заменят действующие документы PROS 97/002 «Спецификация 1: Хранение государственных архивов в учреждениях» (Specification 1: Storage of Public Records in Agencies) и частично PROS 97/004 «Передача и хранение государственных документов» (Transfer and Storage of Public Records).

После опубликования, настоящий стандарт будет распространяться на:

• Все государственные учреждения штата Виктория, в соответствии с Законом о государственных документах 1973 года;
  
  
• Места депозитарного хранения, установленные Министром в соответствии со статьей 14 Закона о государственных документах;
  
  
• Сертифицированных PROV поставщиков услуг хранения (Approved Public Record Office Storage Suppliers, APROSS), назначенных Хранителем государственных документов в соответствии со статьей 12 Закона о государственных документах.

Программа PROV по разработке стандартов в области управления документами

Данный проект стандарта -  первый из серии новых стандартов PROV, которые будут разработаны в рамках  программа Управления по разработке стандартов в области управления документами. В ближайшие годы ещё несколько стандартов и вспомогательных документов будут разработаны и опубликованы для публичного обсуждения.

Помимо двух спецификаций, дополняющих новый стандарт хранения, предполагается также разработать ряд руководств, которые должны помочь государственным учреждениям штата Виктория, депозитариям и сертифицированным поставщикам услуг хранения в исполнении требований стандарта.

Источник:  сайт Управления государственных документов штата Виктория (Австралия)
http://www.prov.vic.gov.au/records/storageproject.asp