понедельник, 27 марта 2017 г.

Австралия: «Управление документами в штате Виктория застряло в 1970-х годах»


Данная статья была опубликована 10 марта 2017 года на сайте издания «Специалист по управлению графическими образами и данными» (Image and Data Manager, IDM) – это специализированный журнал и веб-сайт, посвященные сотрудничеству и вопросам управления информацией в Австралии и Азиатско-Тихоокеанском регионе.

Мой комментарий: Я опубликовала много постов о передовом опыте штата Виктория в управлении электронными документами и информацией, а также в сфере электронного архивного дела. Но, очевидно, там тоже есть свои проблемы :)

В 1973 году, когда был принят Закон штата Виктория о государственных документах (Public Records Act 1973), в моде были брюки-клеш, рубашки в хиппи-стиле с массивными воротниками и огромные бакенбарды. В тот момент на рабочем столе средней руки государственного служащего можно было обнаружить всего несколько не особенно привлекательных «периферийных устройств», таких, как лоток для входящих документов, авторучка, блокнот и пепельница. По итогам масштабного аудита управления управление документами в государственном секторе штата, проведенного Генеральным аудитором штата (Auditor-General), было установлено, что практика делопроизводства отстала от происшедших с тех пор огромных изменений в ландшафте управления информацией.

Как отмечается в отчете по результатам аудита, «Среда управления информацией в штате Виктория сильно фрагментирована и разъединена – существуют многочисленные наборы политик и стандартов, которые иногда могут противоречить друг другу».

«Эти недостатки, - особенно отсутствие общесистемного мониторинга исполнения законодательно-нормативных требований и устаревшее законодательство, - повышают риск утраты, недоступности, несанкционированного доступа, незаконного внесения изменений либо уничтожения ключевых государственных документов штата».

Некоторые из семян ИТ-революции были посеяны в том самом году, когда был принят устаревший к настоящему времени закон, которому «стукнуло» уже 44 года. В 1973 году Роберт Меткалф (Robert Metcalfe) создал сеть Ethernet, а Винт Серф (Vint Cerf) и Боб Кан (Bob Kahn) разработали компьютеры, поддерживающие маршрутизацию через шлюзы, позволяя вести обмен информацией между различными национальными сетями – первый опыт межсетевого взаимодействия.

«С момента принятия закона ландшафт управления информацией в штате Виктория сильно изменился. Современная деловая среда кардинально отличается», - отмечается в отчете.

«Также значительно увеличились объемы документов, создаваемых и хранимых органами исполнительной власти штата, а также третьими сторонами - поставщиками услуг. В то же время новые методы ведения деловой деятельности и достижения в области технологий повысили риски, связанные с целостностью, доступностью, безопасностью и обеспечением долговременной сохранности информации».

Помимо аудита деятельности Управления государственных документов штата (Public Record Office Victoria, PROV), в отчете Генерального аудитора также подробно рассмотрена практика управления документами двух ведомств: Департамента образования и обучения (Department of Education and Training, DET), численность персонала которого превышает 58 тысяч, и Департамента здравоохранения и социальных служб (Department of Health and Human Services, DHHS) с персоналом более 10 тысяч сотрудников.

Ни одно из этих двух ведомств не было признано полностью соответствующим законодательно-нормативным требованиям.

«Как следствие, ни одно из этих ведомств не знает с достаточной степенью точности, какими документами оно владеет и хранит, и не может быть уверено в том, что обеспечивается эффективное управление и поддержание их документов. Обнадеживает то, что оба ведомства признают существование этих проблем и начали их решать.»

«Люди, которые создают документы и управляют ими – а сегодня, в электронную эпоху, это все сотрудники государственного сектора, равно как и подрядчики, консультанты и волонтеры, - должны иметь достаточную подготовку по вопросам управления документами, позволяющую им применять на практике стандарты PROV. Однако ни одно из этих двух ведомств не предоставляет и не имеет доступа к образованию и профессиональной подготовке, которые отвечали бы потребностям тех, кто имеет дело с государственными документами».

«Оба ведомства несут ответственность за большое количество высокочувствительных конфиденциальных документов, не все из которых охвачены надлежащими мерами контроля. Основные недостатки, которые мы выявили в программах управления документами каждого из ведомств, во многом схожи:
  • У центрального подразделения, отвечающего за управление документами, либо отсутствуют достаточные полномочия, либо эти полномочия используются не в полной мере;

  • Подготовка персонала, подрядчиков и консультантов в плане их обязанностей в сфере управления документами является неадекватной;

  • Ведомства не обеспечивают или обеспечивают лишь в незначительной степени уверенность в том, что в случае использования услуг сторонних поставщиков, те на законных основаниях управляют документами, относящимися к услугам, которые они оказывают от имени правительства штата;

  • Мониторинг исполнения законодательно-нормативных требований отсутствует или недостаточен, а доведение отчетности до первых лиц не координируется через подразделение, отвечающее за управление документами, что ограничивает способность высшего руководства видеть слабые места и препятствует принятию им обоснованных решений по улучшению ситуации;

  • Имеет место несоблюдение положений спецификаций по захвату документов (Capture specification,  о них см., например, http://rusrim.blogspot.ru/2014/07/blog-post_29.html и http://rusrim.blogspot.ru/2010/10/blog-post_24.html - Н.Х.), требующих от ведомств обеспечения и поддержания аутентичности, целостности, надежности и пригодности к использованию документов – качеств, позволяющих доверять этим документам.»
Использование Департаментом здравоохранения системы управления документами TRIM

«Часть сотрудников DHHS использует систему управления электронными документами TRIM для управления некоторыми документами. У DHHS в системе TRIM хранится около 7 миллионов документов. Вне TRIM у департамента в сети устройств и «теневых» систем (хранилищ документов, являющихся дополнительными по отношению к системе управления электронными документами организации), хранится около 100 миллионов электронных документов, не считая документов в почтовых системах DHHS.»

Мой комментарий: Таким образом, корпоративная СЭД контролирует (если учесть электронную почту) не более 3-4% общего объёма электронных документов…

«DHHS не смогло определить, сколько электронных документов хранится в почтовых ящиках его сотрудников. Департамент смог лишь назвать количество электронных писем, отправленных и полученных в масштабах ведомства за последний год. Департамент не смог сказать, какая часть из этих 39,3 млн. сообщений электронной почты содержала документы.»

«Главной причиной того, что так много документов не захватывается, когда это уместно, в документную систему ведомства, может быть то, что система была развернута только на 2130 рабочих мест (т.е. охватывает 20% персонала).»

«Должностные инструкции DHHS и политика управления документами очень четко устанавливают, что все сотрудники несут ответственность за соблюдение ими лично требований Закона о государственных документах - и подразделение, отвечающее за управление документами в DHHS, способно обеспечить соответствующее закону управление теми документами, которые сотрудники вводят в TRIM.»

«Однако в тех случаях, когда, в нарушение положений спецификаций о захвате документов, сотрудники предпочитают управлять своими документами вне TRIM, ответственное за управление документами подразделение не имеет полномочий принуждать их к исполнению требований законодательства.»

«Центральное подразделение ведомства, отвечающее за управление документа, упорно работало над созданием системы, поддерживающей эффективное управление документами. Однако в условиях, когда так много документов находится вне системы TRIM, плоды этих усилий используются ведомством неэффективно. В результате DHHS не в полной мере получает потенциальную отдачу от своей системы управления документами и не обеспечивает полноценного управления своими рисками.»

«Мы установили, что приблизительно 16800 дел в TRIM помечены как «отсутствующие». К ним, в частности, относятся дела, касающиеся:
  • больниц, службы помощи инвалидам и паллиативной помощи (поддержки безнадежно больных людей – Н.Х.);

  • кадров;

  • правосудия для несовершеннолетних;

  • предоставления жилья и проблемы бездомности;

  • услуг по предохранению;

  • защиты детей.»
«Из 16800 дел, отмеченных как отсутствующие в TRIM, 622 – это дела по вопросам защиты детей (0,2% всех таких дел в корпоративной документной системе DHHS), причем некоторые числятся как отсутствующие с 2004-2005 годов.»

Известные неизвестные в Департаменте образования

«Департамент здравоохранения работает в условиях одной из наиболее зрелых сред управления документами. Благодаря этому он смог предоставить нам большой объем информации о состоянии его управления документами. Напротив, широкомасштабное несоблюдение стандартов PROV Департаментом образования (DET) означает, что ведомство очень мало знает о своих документальных фондах.»

«Для хранения документов ведомство в целом использует более 50 различных хранилищ, но служба управления документами не имеет ни контроля над ними, ни доступа к ним. Существует также большое, но точно неизвестное число складских ячеек, помещений, шкафов для хранения документов и прочих мест хранения, рассредоточенных по всему ведомству в недокументированных местах, которые потенциально содержат тысячи коробов с документами. Департамент не смог предоставлять информацию о недостающих делах или делах в процессе передачи, и он в основном не в курсе степени рисков, связанных с его управлением документами.»

«Как и DHHS, DET также не смог назвать ни количество документов, хранящихся в почтовых ящиках электронной почты, ни количество отправленных или полученных сообщений электронной почты, содержащих документы. Ведомство смогло лишь определить количество отправленных и полученных писем за последний шестимесячный период - приблизительно 196 миллионов.»

«В отличие от DHHS, DET смог сообщить количество файлов лишь в одной из восьми своих систем хранения на общих дисках - примерно 3,8 миллиона файлов. Поскольку нет какой-либо уверенности в единообразии этих систем, любая экстраполяция может быть лишь очень приблизительной. Как и в случае с DHHS, DET не мог сказать, какая часть этих файлов относится к документам ведомства».

В докладе упомянуты предыдущие обследования, проведенные в 1996 и 2008 годах, которые оба установили, что «законодательство штата Виктория по вопросам управления документами устарело и не соответствует своим целям».

«Управление государственных документов PROV добилось позитивных изменений со времени нашей аудиторской проверки 2008 года, преодолев последствия имевшего место в прошлом отсутствия поддержки со стороны Департамента премьер-министра и Кабинета (Department of Premier and Cabinet, DPC) инициатив по улучшению управления документами. В частности, публикация PROV улучшенных стандартов управления документами и инструментов для органов исполнительной власти укрепила способность учреждений государственного сектора эффективно управлять государственной информацией.»

«Тем не менее, необходимы дальнейшие реформы, поскольку по-прежнему сохраняются давние слабости системы государственного регулирования штата Виктория».

В июне 2016 года правительство штата Виктория объявило о том, что оно проведет полный пересмотр Закона о государственных документах 1973 года. В докладе Генерального аудитора отмечается, что аналогичное обязательство, принятое в 2008 году, не пошло дальше подготовки «обзора возможных вариантов» (на момент завершения аудита в марте 2017 года, процесс пересмотра закона еще не начался).

Полный текст отчета доступен на странице по адресу http://www.audit.vic.gov.au/reports_and_publications/latest_reports/2016-17/20170308-public-sector-records.aspx (прямая ссылка на PDF-файл: http://www.audit.vic.gov.au/publications/20170308-Public-Sector-Records/20170308-Public-Sector-Records.pdf ).

Генеральный аудитор штата Виктория установил, что «В плане надзора над управлением государственными документами, штат Виктория значительно отстает от других юрисдикций, особенно тех, которые внедрили использование аудитов или оценок для обеспечения того, чтобы органы исполнительной власти применяли более эффективные методы управления документами». Текущее наказание за неавторизованное уничтожение документов в Виктории составляет пять штрафных единиц (приблизительно 777.3 австралийских доллара – чуть менее 35 тысяч рублей – Н.Х.). Для сравнения, максимальные штрафы за правонарушения в области управления документами в других юрисдикциях варьируются в диапазоне от 3600 долларов на уровне Содружества (т.е. Австралии в целом – Н.Х.) до $ 30,800 в Северной территории (Northern Territory, NT). Наказания за такого рода правонарушения в Северной Территории и Южной Австралии также могут включать тюремные сроки до одного и двух лет соответственно.

Источник: сайт издания «Image and Data Manager» (IDM)
http://idm.net.au/article/0011423-victorian-records-management-stuck-70s

Комментариев нет:

Отправить комментарий